高效使用Outlook的10訣竅

來源:互聯網
上載者:User

Outlook提供了一些非常有效功能,讓你對電子郵件,會議,以及通訊錄進行管理。問題是,它提供的功能太多了,想一一學習高效使用這些功能將需要花費大量的時間。而某些選項,更是被深深的埋藏在多重菜單之下。而其他的,則往往是所處位置和我們直覺所想的不太一樣。要想高效的使用Outlook,關鍵就是自訂它的很多視圖,以及很多選項,以適應自己的工作習慣(如果你還在使用2003之前的版本,那麼你可能還需要另外調節一些步驟)。

訣竅1:輸入日期時節省鍵盤敲擊

在為一個任務輸入起始和終止日期時,你無需輸入完整的整個日期。如果某個日期是當前所在月份的,那麼你只要直接輸入日子,Outlook會自動將剩餘部分填好。舉例來說,如果當前月份是3月,那麼你只要輸入14,Outlook就會認為你輸入的是今年的3月14日,並把這個日期填入。

如果這個日期不是當前月份的,你也一樣可以通過輸入月份和日期,從而節省鍵盤敲擊。Outlook會按照下述規則填入年份:

* 如果該月份和日期今年尚未出現,則Outlook使用今年作為年份。

* 如果該月份和日期已經過去了,則Outlook使用明年作為年份。

訣竅2:控制如何列印便簽

如果你習慣使用Notes功能來快速記下問題、想法,或者快速備忘,那麼你肯定也會偶爾想把它們列印出來。預設狀態下,Outlook會把這些便簽每頁列印一個,不過這恐怕不是你所希望的。你可以迫使Outlook打滿每一頁,從而在節約紙張的同時,也可以將所有相關的便簽內容集中到一起。選擇好你打算列印的便簽,然後從菜單(File)中選“列印(Print)”。在提示的列印對話方塊裡,再將列印選項之中“Start Each Item On A New Page(每個項目單獨打一頁)”選項前面的勾去掉,然後點擊“確定”。

如果列印選項不可用,那麼你就是在使用HTML格式。你必須切換到純文字或者文字格式設定,從而啟用這個選項。要做到這一點,從Tools(工具)菜單中選擇“Options(選項)”。然後點擊“郵件格式(Mail Format)”標籤,並在“寫信類型”選項之中的下拉式清單裡選擇“純文字”選項。然後,點擊“實施”和“確定”。重複上面我們說過的列印指令,你就可以看到“Start Each Item On A New Page”選項被啟用了。在列印完畢之後,你可以取消上述步驟,從而對你的格式設定重新進行一次設定。

訣竅3:信件到來時將電子郵件列印出來

基於多種理由,我們中的一些人早已不再將電子郵件列印出來了。如果你要列印信件中的絕大部分,或者希望列印來自某個特定發信人的所有郵件,那麼一一開啟每封信,然後再人工列印的過程就太瑣碎了。你可以設定一個規則,從而將所希望的來信列印出來,顯然這樣會更加有效率。要這麼做的話,你需要:

1. 從Tools菜單裡,選擇“Rules And Alerts(規則與提醒)”

2. 在“E-mail Rules(電子郵件規則)”標籤頁上點擊“New Rule(新規則)”

3. 在規則精靈的對話方塊頂端的一個空白規則上點擊“Start(開始)”。

4. 在“Step 1(步驟1)”對話方塊中, 高亮選擇“Check Messages When They Arrive(郵件達到時檢查)”的選項(該選項應當是預設值),然後點擊“Next(下一步)”。

5. 在“Step 1(步驟1)”對話方塊中, 選中“Where My Name Is In The To Box(如果收信人是我)”複選框(或者選擇其他什麼選項,如果你不想把自己的所有信件都列印出來的話),並點擊“Next(下一步)”。

4. 在“Save Messages(儲存郵件)”地區,選擇“In Folders Other Than The Inbox(存放在收件匣之外的其他檔案夾)”, 並選中“Save Replies With The Original Message(將回信和原信存放在一起)”複選框,然後連續點擊三次OK(確定),返回Outlook。

Outlook會針對你的所有個人資料夾執行上述設定。要記住,Outlook僅對不是存放在Inbox(收件匣)中的信件(存放在其他檔案夾中),才會執行上述將回信和原信儲存在一起的設定。而對Inbox(收件匣)中的信件,Outlook則會繼續將所有的回信都存放到Sent(已發信件)檔案夾中。

訣竅5:建立一個旗標工具條

快速旗標可以協助你對信件進行分類,或者根據不同的重要層級,或者根據不同的任務。舉例來說,你可以使用一個紅色旗標來標記那些需要迅速回複的信件,而使用一個藍色旗標來標記那些你已經完成,正等待回應的信件。

但是使用“Quick Flags(快速旗標)”的問題是,你沒有辦法來對它們的說明進行自訂。Outlook僅僅是通過顏色對它們進行區分。你無法將紅色旗標的名字改為“緊急”。但是要一一記住每一種顏色所代表的意義可就太難了。

要記住每一個旗標的含義,有一個簡單的辦法就是建立一個自訂的工具條,從而在顯示每一個旗標的同時伴隨著文字提示它的含義。幸運的是,這個過程很簡單:

1. 從Tools菜單裡,選擇“Customize(自訂)”

2. 在工具列標籤頁上,點擊“New(建立)”,然後給該工具條取一個適當的名字(比方說,你可以取名為“Flag(旗標)”,然後點擊“OK(確定)”。

3. 在自訂的對話方塊中,點擊“Commands(命令)”標籤頁。

6. 在“Step 1(步驟1)”對話方塊中, 點擊“Print It (列印)”選項,然後點擊“Next(下一步)”。

7. 在這裡,你可以對規則的例外情況做出指定,不過我們現在不這麼做。你只要點擊“Next(下一步)”,然後點擊“Finish(結束)”,“Apply(實施)”,以及“OK(確定)”來返回Outlook。

設定完畢新的列印規則之後,Outlook會將滿足要求的每一封來信都列印出來。現在,唯一你需要擔心的,就是你肯定不想把信箱裡的每一封信都列印出來。所以,一定要好好的使用在步驟5和7之中提供的條件,從而對Outlook列印的郵件做出限制。

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