提高Excel操作效率的十二個實用技巧

來源:互聯網
上載者:User

  Excel是我們常用的試算表軟體。如何把Excel用得更有效率?下面向您介紹幾個快速使用Excel的技巧。

  1、快速啟動Excel

  若您日常工作中要經常使用Excel,可以在啟動Windows時啟動它,設定方法:

  (1)啟動“我的電腦”進入Windows目錄,依照路徑“Start MenuPrograms啟動”來開啟“啟動”檔案夾。

  (2)開啟Excel 所在的檔案夾,用滑鼠將Excel表徵圖拖到“啟動”檔案夾,這時Excel的捷徑就被複製到“啟動”檔案夾中,下次啟動Windows就可快速啟動Excel了。

  若Windows已啟動,您可用以下方法快速啟動Excel.

  方法一:雙擊“開始”菜單中的“文檔”命令裡的任一Excel活頁簿即可。

  方法二:用滑鼠從“我的電腦”中將Excel應用程式拖到案頭上,然後從捷徑功能表中選擇“在當前位置建立捷徑”以建立它的捷徑,啟動時只需雙擊其捷徑即可。

  2、快速擷取協助

  對於工具列或螢幕區,您只需按按鍵組合Shift+F1,然後用按一下滑鼠工具列按鈕或螢幕區,它就會彈出一個說明視窗,上面會告訴該元素的詳細協助資訊。

  3、快速移動或複製儲存格

  先選定儲存格,然後移動滑鼠指標到儲存格邊框上,按下滑鼠左鍵並拖動到新位置,然後釋放按鍵即可移動。若要複製儲存格,則在釋放滑鼠之前按下Ctrl即可。

  4、快速尋找活頁簿

  您可以利用在工作表中的任何文字進行搜尋,方法為:

  (1)單擊工具列中的“開啟”按鈕,在“開啟”對話方塊裡,輸入檔案的全名或部分名,可以用萬用字元代替;

  (2)在“文字屬性”編輯框中,輸入想要搜尋的文字,最好是您認為是唯一的單詞或短語,以便搜尋更容易成功;

  (3)選擇“開始尋找”即可。在找到滿足條件的檔案前,“開啟”對話方塊的狀態列都會顯示“找到了0個檔案”的資訊,您應該耐心等待,只有當“開啟”按鈕由灰化狀態變成可用狀態時,才表明搜尋結束。

  5、快速列印工作表

  若選擇“檔案”菜單中“列印”命令來列印,會出現“列印”對話方塊讓您選擇,程式繁瑣。若要跳過該對話方塊,您可以單擊“常用”工具列上的“列印”按鈕或者按下Shift鍵並單擊“預覽列印”按鈕,Excel將使用“選定工作表”選項列印。

  6、快速切換工作表

  按Ctrl+PageUp按鍵組合可啟用前一個工作表,按Ctrl+PageDown按鍵組合可啟用後一個工作表。您還可用滑鼠去控制工作表底部的標籤滾動按鈕快速地移動工作表的名字,然後單擊工作表進行切換。

  7、快速切換活頁簿

  對於較少活頁簿切換,可單擊活頁簿所在視窗。要對多個視窗下的多個工作進行切換,用“視窗”菜單最方便。“視窗”菜單的底部列出了已開啟了活頁簿的名字,要直接切換到一個活頁簿,從“視窗”菜單選擇它的名字即可。

  “視窗”菜單最多能列出9個活頁簿,若多於9個,“視窗”菜單則包含一個名為“多視窗”的命令,選用該命令,則出現一個按字母順序列出所有已開啟的活頁簿名字的對話方塊,只需單擊其中需要的名字即可。

  8、快速插入Word表格

  Excel可以處理Word表格中列出的資料,您可用以下方法快速插入Word表格:

  (1)開啟Word表格所在的檔案;

  (2)開啟要處理Word表格的Excel檔案,並調整好兩視窗的位置,以便能看見表格和要插入表格的地區;

  (3)選中Word中的表格;

  (4)按住滑鼠左鍵,將表格拖到Excel 視窗中,鬆開滑鼠左鍵將表格放在需要的位置即可。

  9、快速連結網上的資料

  您可以用以下方法快速建立與網上活頁簿中資料的連結:

  (1)開啟Internet上含有需要連結資料的活頁簿,並在活頁簿選定資料,然後單擊“編輯”菜單的“複製”命令;

  (2)開啟需要建立連結的Excel活頁簿,在需要顯示連結資料的地區中,單擊左上方儲存格;

  (3)單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令,在“選擇性粘貼”對話方塊中,選擇“粘貼連結”按鈕即可。若您想在建立連結時不開啟Internet活頁簿,可單擊需要連結處的儲存格,然後鍵入(=)和URL地址及活頁簿位置,如:=http://www.Js.com /[filel.xls].

  10、快速建立工具列

  通過工具列您可以快捷地訪問常用的命令或自訂的宏,您可以根據需要快速建立自己的工具列。方法為:單擊“工具”菜單中的“自訂”命令,選擇“工具列”選項卡,單擊“建立” 按鈕,輸入“新工具列”名稱,然後單擊“確定”。這時新工具列出現在視窗,您就可以用滑鼠把其他工具列中的按鈕拖到新工具列中,該按鈕就會在此“落戶”。若在拖動時按著Ctrl鍵,則會將按鈕複製過來。注意:不能將按鈕拖到“自訂”對話方塊或工作表中,否則該按鈕將會被刪除。

  11、快速建立活頁簿

  模板是一用來作為建立其它活頁簿的架構形式,利用它可以快速地建立相似的活頁簿。建立模板方法為:

  (1)開啟一個要作為模板的活頁簿;

  (2)選擇“檔案”菜單中“另存新檔”命令,開啟“另存新檔”對話方塊;

  (3)在“檔案名稱”框中輸入模板的名字,從“檔案類型”列表中選定“模板(*.xlt)”選項,這時“儲存位置”會自動切換到預設的模板檔案夾Templates檔案夾;

  (4)在“儲存位置”中選擇“試算表模板”檔案夾,單擊“儲存”即可。這樣,您就可以根據該模板快速建立新活頁簿了。

  12、快速跳轉到其它檔案

  用超級連結在各個位置之間跳轉十分方便,若您要切換到其它檔案,只需用滑鼠指向帶有底線的藍色超級連結檔案,然後單擊滑鼠即可跳轉到超級連結所指向的子位置上去,看完後若要返回,只需單擊“Web”工具列上的“返回”按鈕即可。

分類:
  • Excel教程
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