Excel表格的9個提示

 　　Excel表格的9個提示

         建立篇——建立表格 這些你做了嗎?

　　巧婦難為無米之炊，首先我們需要無中生有，建立出表格出來。預設情況下，Excel已經顯示出一個一個的儲存格，我們直接在其中輸入資料就可以了。當然除了基本的輸入，建立表格中還有一些必備的技巧。

　　1. 表格加框線

　　預設情況下看到的儲存格線，不管是一種輔助線，列印的時候是沒有的。要想列印時顯示出表格式，就需要自己添加。選中要添加表格線的所有儲存格，然後右擊它，選擇“設定儲存格格式”，或者直接按Ctrl+1鍵，調出儲存格格式對話方塊，切換到“邊框”。上面的“無”、“外邊框”、“內部”，是針對整個表格的選項。如果想對錶格線進一步細化，比如只讓表格的一個邊有線，或者為儲存格添加不同方向的對角線等，可通過下面的選項操作。中間的預覽框可以預覽效果。

　　2. 插入和刪除儲存格

　　Excel表格是經常變動的，最常見的是增加或刪減表行。在某個儲存格上右擊，選擇“插入”，然後在開啟的插入對話方塊中，可以選擇插入儲存格，還是插入整行或整列。還有一個更快捷的方法，就是輸入過程中，直接點擊上方的“插入”下的三角按鈕，選擇插入行或列即可。刪除行或列則點擊“刪除”下的三角按鈕再進行選擇。

　　3. 快速複製粘貼

　　有時候我們需要輸入1、2、3、4、5……等順序數字，如果一個個地輸入顯然太麻煩了。其實只要先輸入1和2，然後選中這兩個儲存格，再拖動它們右下角的綠色小方塊(此時游標為十字形)，就可以快速複製出無限多的順序數字了。預設還顯示當前所複製到的最大數字。

　　4. 輸入社會安全號碼等長數字?

　　一旦在儲存格中輸入身份證這樣一長串的數字，往往會自動轉換成科學計數法，看起來很不方便。這種情況下，選中儲存格(如果該列都為社會安全號碼則選中該列)，然後選擇“設定儲存格格式”，把數位種類改成“文本”即可。這樣再輸入長數字就不會被自動轉換了。

　　潤飾篇——修飾表格 更美更直觀

　　Excel表格建立完成後，接下來就是讓表格更好看一些，進行一些格式的修改，以及組建圖表等。

　　5. 修改字型和對齊

　　Excel預設是11號等線體，如果你為了美觀想要改變成其他字型，可以右擊要修改的儲存格(或選中多個儲存格後右擊)，此時右鍵菜單中會自動顯示字型、字型大小的選項，直接進行設定修改就可以了。當然也可以選中儲存格後，在上方的工具列中進行修改，無需右擊。

　　當儲存格中的文字內容較多時，就涉及到對齊的問題，同上字型的修改，可以同時設定不同的對齊。這裡需要注意的一點時，一般需要設定“自動換行”，這樣就不用擔心內容太多顯示不全的問題了。

　　6. 格式刷的使用

　　格式刷可以快速設定相同格式。選中某個儲存格之後，點擊“開始”選項卡左側的格式刷表徵圖，然後在目標儲存格上點擊，該儲存格的格式即自動與源儲存格同步了。

　　7. 一鍵快速製圖表

　　對資料最好的裝飾，就是將它轉換成圖表。選中相應的資料後，右下角即顯示一個快速分析的小表徵圖，點擊表徵圖展開它，切換到“圖表”，選擇“直條圖”即可產生快速圖表了。當然也可以選擇其他的圖表樣式。

　　統計篇——表格統計 效率再加速

　　Excel最強大的部分，就是它的計算能力，這些不是一兩個技技巧所能解釋得清的。下面的兩個小技巧，只不過是常會用到的Excel計算而已。

　　8. 快速求和、求平均值

　　當我們輸入一系列的資料之後，有時想要快速知道它們相加的和，或者它們的平均值。此時只需要直接選中相關的儲存格，在Excel下方的狀態態中，就可以看到它們的求和、平均值、和計數顯示了。

　　9.常用函數一鍵搞定

　　更複雜的計算，需要使用Excel公式，不過許多人不懂這些公式該怎麼辦呢?選中某個要存放公式的儲存格後，點擊“公式”選項卡中的“插入函數”，在開啟的對話方塊中，選中想要的函數，即會有該函數的格式說明，以及該函數的使用說明，如果想詳細瞭解，可以點擊左下角的“有關該函數的協助”看到更詳細的資料。