定期歸檔Access資料庫

一個通用資料庫任務會將記錄從一個表歸檔到另一個表。如果您希望從原始表中刪除不必要的記錄以減小表的大小，但是將來可能會參考這些記錄，那麼您可以歸檔記錄（而不是刪除記錄）。要在 Microsoft® Access 資料庫中歸檔記錄，請用宏來執行查詢，將記錄從一個表移到另一個表。

注意：以下過程使用的是羅斯文樣本資料庫中的樣本。羅斯文樣本資料庫的預設位置是 Program Files\Microsoft Office\Office10\Samples 檔案夾。如果您的 Samples 檔案夾中沒有 Northwind.mdb 檔案，或者您需要有關開啟羅斯文的詳細資料，請在 Office 助手或“協助”視窗的“應答嚮導”選項卡中輸入“開啟羅斯文樣本資料庫”，然後單擊“搜尋”。

定期將記錄從一個表歸檔到另一個表

1、使用“複製”和“粘貼”命令，將要歸檔的表複製到新表中。僅複製結構，不複製資料。

例如，將“產品”表的結構複製到名稱為“產品歸檔”的新表中。

2、建立一個查詢，使其包含“產品”表中所有的欄位，並將記錄附加到“產品歸檔”表中。設定條件來指定要歸檔的記錄的子集。

例如，建立一個名為“產品附加”的附加查詢，通過將“中止”欄位的“條件”儲存格設定為 -1，就可以僅向“產品歸檔”表中附加中止的條目。

提示:如果每次歸檔的條件都會發生變化，那麼您可以建立一個帶有提示參數的附加查詢，這樣在每次執行查詢時就可以輸入不同的條件。

3、建立一個刪除查詢，此查詢的條件與步驟 2 中為附加查詢指定的條件相同。您將使用此查詢從“產品”表中刪除在步驟 2 中附加的記錄。

例如，建立一個“產品刪除”刪除查詢，此查詢的條件與“產品附加”附加查詢所指定的條件相同。

注意:如果您建立一個提示輸入參數的附加查詢，那麼您應該也建立一個提示輸入相同參數的刪除查詢，並且對每次執行查詢出現的參數提示，要確保輸入相同的值。

4、建立一個宏，使其先運行附加查詢，然後運行刪除查詢。

例如，建立一個名為“產品附加記錄”的宏，在宏的第一行用 OpenQuery 操作來運行附加查詢，在宏的第二行用 OpenQuery 操作來運行刪除查詢。

5、每次您要歸檔記錄時，請運行“產品附加記錄”宏。