協同軟體不是萬能鑰匙:看清協同軟體的邊界

協同軟體經過幾年的快速發展，已經被越來越廣泛的接受和應用，甚至成為公司資訊化建設的最終方向，而在這一複雜過程中，由於協同倡導的理念始終是所有資源的有效整合與充分利用，所以導致了人們對協同軟體與其他管理軟體，如ERP、CRM、HR、PM等界限越來越模糊，認為協同軟體可以代替其他管理軟體解決企業所有的問題，但是實際上，並非如此。協同軟體有其自身的定義和應用範疇，他面向的是企業管理過程和行政辦公，對於企業具體業務範疇和在專業專案管理上，並不能發揮他的作用。

協同軟體的定義：

協同軟體（Collaboration Software）是指那些以團隊協作為目標的溝通協作軟體工具，主要包括辦公自動化、電子政務、工作流程管理、知識管理、專案管理、資訊門戶等應用。

協同辦公軟體解決企事業的日常管理正常化、增加可控性、提高運轉效率等基本問題，範圍涉及日常行政管理、各種事項的審批、知識資源的管理、多人多部門的協作、以及各種資訊的溝通與傳遞。可以概括的說，協同辦公軟體跨越了具體的業務範疇，更集中關注於事件和過程，提升日常辦公的效率和可控性，提供企業決策依據，是提高企事業單位整體運轉能力不可缺少的軟體工具。

協同軟體能做什麼?

被傳播和應用了很多年的協同辦公軟體，到底能協助企業解決什麼問題呢？

我們首先來看一下協同軟體為何產生？全球一體化的市場環境和知識經濟背景下，企業在發生著深刻的變化。一方面，隨著技術的不斷成熟及與國際市場的接軌，競爭日益激烈，依靠產品銷售產生利潤的上升空間有限，企業開始向管理要利潤，更多的依靠高效的運營和最佳化的管理打造競爭核心，關注企業的可持久性發展，從"營銷取勝"轉向"管理取勝"；另一方面，運營管理水平的提升又賦予了企業新的能力，使得企業從成本、效率等最佳化中激發出新的利潤增長點。

而管理的一個核心問題則是對各種資源的掌控、協調及最佳化，這正是協同應用所要解決的問題。從管理的角度上來說，協同的本質就是打破資源（人、財、物、資訊、流程）之間的各種壁壘和邊界，使它們為共同的目標而進行協調的運作，通過對各種資源最大的開發、利用和增值以充分達成一致的目標。

由此應運而生的協同辦公軟體關注的是在面向企業組織行為和管理過程的管控，協同辦公軟體通過流程規範、資訊共用、人員協助建立了虛擬化企業組織，通過各種事件的執行，將企業制度和文化滲透在這個虛擬組織中，能夠為企業員工提供輕鬆、高效的辦公環境，更好地解決企業運營過程中煩瑣的雜事，更重要的是使得管理層能夠有更多地時間考慮企業的發展、戰略規劃。

專註企業協同辦公領域的泛微軟體，多年持續的客戶研究和產品研發，推出的面向企業管理過程資訊化的協同辦公OA軟體，關注的是企業的內部管理過程，強調以人為核心，其協同運作的七大模組，涵蓋了企業管理過程中的人力資源、工作流程管理、外部客戶資源管理、專案管理、預算與費用管理、資產管理，將整個企業的管理過程都通過系統完成，並有效記錄了整個企業的經營過程。它能夠有效支撐企業目標和計劃任務的執行，為企業各位員工明晰日常的工作內容和詳盡的排程，提高企業內部工作的一致和協調；能夠規範企業內部管控流程，減少因為人為原因造成的制度的不流暢運行，建立高效的電子化辦公環境；能夠協助企業建立統一可共用的知識庫，沉澱日常工作產生的成果，提供內部經驗的分享；建立統一的企業級、部門級和個人級資訊門戶，加強工作資訊的利用價值；能夠有效支撐跨部門、跨人員的事件協作，提高內部工作的協作效率和沉澱工作中的溝通訊息；系統為相關領導提供更全面化的內部資訊，讓其能更詳盡、更清楚的瞭解整個企業組織的日常運作，包括日常內部流程的運作、企業人力資源的整體情況、各部門人員的工作目標計劃、知識庫的建立、資產使用方式、以及財務費用的運作情況，協助企業高層領導能更正確的制定企業發展相關決策。泛微協同辦公OA軟體體現了企業建立標準化、流程化、制度化、過程化管理體系和管理方式的思想，在促進企業制度與文化、人與組織和諧發展的協同管理過程中是必不可少的手段和工具，使企業能夠朝著既定的戰略發展規劃穩步前進。

看清協同軟體的邊界：

協同軟體的應用已成為公司資訊化的焦點，協同的思想可以滲透到ERP、CRM、HR等管理軟體中，但是協同軟體卻不能解決企業的所有疑難問題，提供企業所要的全部功能。

專註企業各項業務領域的管理軟體很多，例如：ERP軟體實現了企業對採購、生產、成本、庫存、分銷、運輸、財務、人力資源等業務環節的統一、整合性的管控，協助企業實現內部業務操作的合理化，ERP的側重點是計劃，對企業資源進行計劃與統計、分析；財務軟體主要的作用在於實現供銷存業務與財務一體化管理，有效控制工業生產成本及商業銷售成本，有效控制企業財務運營風險，提供企業級的財務分析決策資訊；CRM軟體系統支援營銷、銷售和服務全過程，使得對客戶和營銷過程有一個全方位的視角和把握，是協助企業最終實現以客戶為中心的管理員模式的重要手段……協同軟體是沒辦法把這些功能都囊括其中的。

目前，很多企業都購買實施了諸如上述的業務管理軟體，，協助企業管理者解決了許多業務管理中的問題，大大提高了業務管理的效率和效果。然而，很多管理者卻苦惱於沒有合適的軟體協助他們及時發現並解決企業管理中的各種問題，協同辦公軟體正是屬於此類管理軟體。與此同時，實現各個業務系統與辦公管理系統之間的業務資料交換，使企業管理者通過協同軟體就能瞭解到企業的所有資訊，包括各種商務資訊和財務資料；同時，各個業務系統也可以通過該協同軟體實現資訊共用和交換，合理安排生產和工作使企業處於即時掌控的過程中已成為協同軟體的發展方向。泛微研發的協同辦公OA系統在強調過程化管理、制度化管理、流程化管理、標準化管理，強調企業制度與文化、人與組織和諧發展的同時，也十分關注與其他應用軟體的融合，目前與用友高端業務產品NC的有效整合以及與金蝶財務軟體的融合已在眾多大型的集團企業獲得良好的應用效果，能夠協助企業構建一個完整的電子化生態體系。

企業各種資訊化管理系統的有效整合已成為資訊化建設成敗的重要標誌，相信協同軟體通過與其他系統的整合既可以衝破自身管理的邊界，也可以更好的詮釋協同管理的理念，為企業真正衝破各種資源之間產生的障礙，實現高效、協同管理創造便利條件。