Project的常用操作

摘要：本文主要從設計專案計劃的制定、計劃的應用，以及計劃的控制等方面，論述了如何運用Project 2007來做好設計專案管理工作。 　　關鍵詞：專案管理軟體；專案管理；運用 　　 　　專案管理是為了完成一個預定的目標，而對任務和資源進行計劃、組織和管理的過程。要在施工中管理好一個項目，就要建立一套行之有效項目控制系統，就要用到網路計劃技術，需要處理大量的資料。實際上，設計專案管理完全靠人工管理一個項目常常會遇到很大的困難，微軟新推出的Microsoft Project 2007是一種強大的專案管理軟體，應用了它，就能夠系統地、迅速地收集資料，進行分析處理，可以直觀地、量化地瞭解項目的實施情況，便於及時調整。 　　大多數設計項目都包括：建立計劃，項目實施過程中管理(包括進度管理、成本費用管理、資源管理)和完成項目等三個階段。這三個階段進行得越成功，成功完成這個項目的機率就越大。筆者下面就如何應用Project Professional 2007(以下簡稱Project 2007)進行設計專案管理，談談自己的一些體會。 　　 　　1、Projeet 2007使用前的環境設定 　　在進行計劃編製前，需先設定好Project2007的使用環境。環境設定，一是要根據自己的習慣，二是要根據項目的實際情況。下面介紹幾種常用的環境設定項： 　　(1)設定項目摘要資訊，在摘要資訊中需輸入該項目的標題、項目負責人和業主單位等資訊。主要是便於列印時顯示的資訊。操作方法：選中菜單檔案一屬性一摘要資訊。 　　(2)設定項目的日曆，預設從星期日開始。操作方法：選中菜單工具→選項→日曆→每周開始於。 　　(3)設定任務類型，預設為“固定工時”，固定工時的含義是當一項任務分配給一個人做是10天，當增加一人時，則工期自動變為5天。我們的操作習慣應該是人員增加時，原工期一般要求仍不變。所以需選擇為“固定工期”。操作方法：選中菜單　工具→選項→議程→預設任務類型。 　　(4)設定WBS編號，預設無WBS編號，建議設定大綱編號作為WBS編號。操作方法：選中菜單工具→選項→視圖→選中顯示大綱編號。 　　(5)設定工作時間，預設是按標準工作日，即周六、周日休息。不但要考慮周六、周日休息，而且考慮到中國的傳統節假日(如國慶、五一等)。工作時間一般要根據項目的具體情況確定，如該項目工期比較緊，項目組要求每周六加班，周日休息，那麼就需將周六設定為“非預設工作時間”。操作方法：選中菜單工具一更改工作時間一選中對象→非預設工作時間。 　　(6)設定橫條圖樣式，根據自己的習慣，設定關鍵任務、非關鍵任務、進度條、裡程碑為不同的樣式和顏色。操作方法：選中菜單格式→橫條圖樣式。 　　說明：建議環境設定可以設定為一個模板，以提高計劃編製的效率。 　　2、建立專案檔 　　啟動Project 2007將自動建立一個空白專案檔“項目1”，為了便於管理，可將其以工程名稱儲存。建立的檔案自動開啟一個“開始工作”嚮導，可以按照它的提示一步一步設定，也可以手工設定。 　　(1)在項目菜單下選擇“項目資訊”，開啟項目資訊對話方塊。在對話方塊中的議程排定方法處選定從項目開始之日起。 　　(2)在開始日期下輸入計劃開工日期。在Project 2007中議程的排定方法是：“從項目開始之日起”，此時開始日期可選，完成日期不可選，工期只能由要求的開工之日向將來順序排。 　　 　　3、建立任務及任務排序 　　 　　用滑鼠在甘特視圖左側的工作表的“任務名稱”列中選定要添加的任務行，然後輸入任務名稱，斷行符號或選擇其它儲存格確定。此時，Project 2007會自動為其分配一個工作日的估計工期，並且自動按照開始設定的開工時間排定工期，每個任務的工期可根據實際情況輸入所需時間。 　　任務排序的確定涉及到各任務之間相互關係的識別和說明。任務的執行必須依賴於一定任務的完成，這就是任務的先後依賴關係。按照項目中各任務間邏輯關係的順序建立相互之間的連結關係。並由管理員根據實際情況來確定任務排序。 [1] [2] [] []　　4、設計項目進度的控制 　　 　　編製施工進度計劃，就是確定一個控制工期的計劃值，並制定出保證計劃實現的有效措施。根據項目內容的分解，找出各組成要素工作的先後順序，估計出各工作的延續時間之後，就要安排好項目的時間進度。在生產過程中的進度計劃會受到各種因素的影響，所以應根據需要對進度進行調整。進度安排要根據實際情況確定。進度安排的方法： 　　(1)要徑法。關鍵路徑是指機動時間為0的工作，如果延期，會導致總工期延期，需特別關注。 　　(2)裡程碑計劃法。為更好的對項目進度進行測量，需設定合理的裡程碑點，用於檢查階段性成果的輸出，以及實際進度與計劃的偏差。 　　 　　5、資源管理 　　 　　資源套件括人、裝置和材料等。在設計項目中通常只有一個就是人力資源計劃，也就是我們要計劃好每項任務由誰來完成，我們計劃的資源能否滿足要求。 　　在Project 2007中，首先要建立資產庫，具體操作：工具一資源一分配資源。將項目所需人力資源錄入，人力資源套件括本部門、協作部門等。資產庫建立完後，就可採用拖放的方式來對每條任務分配資源。 　　資源分派完畢後，還要檢查資源分派是否超負荷，如資源超負荷過多，則計劃很難執行。檢查資源超負荷的方法是：要檢查哪些資源已超負荷分配了。操作方法：擊點左側邊欄中的“資源工作表”，紅色並且標誌列中有驚嘆號的，則為該資源超負荷分配了。需要對該人力資源分派的工作進行調整。 　　 　　6、成本費用的估計 　　 　　成本費用估計指的是預估完成項目各工作所需資源的費用的近似值。目前設計項目中考慮的資源主要是人力資源和差旅費用。 　　在Project 2007中，通常採用成本費用估計的方法，採用的方法是“從下到上估計法”，這種技術通常首先估計各個獨立工作的費用，然後再匯總從下往上估計出整個項目的總費用，估計相對比較準確。 　　在Project的資源工作表中，首先要輸入人力資源的單價，人力資源基本單位為：工時。在資料錄入時要進行換算，需將每天標價除以8，轉換為工時單價。人力單價估計完後，還要對差旅、加班、通訊費、辦公等其它費用進行單價估計，如差旅費平均每趟多少，加班費平均每次多少等，這些單價要依據項目規模、複雜度和地區等因素確定，還要參照公司財務制度標準(如通訊費用報銷規定、差旅補貼規定等)。在Project2007的差旅、加班費等的單價錄入中，類型選擇為“材料”。當成本費用估計完成後，一般來說項目的成本便自動計算出來了。 　　 　　7、輸出圖表 　　 　　全部任務輸入完成後，要將該進度計劃列印出來。由於系統預設的列印格式與通常使用的計劃表格式不同，需要進行如下調整： 　　(1)在格式菜單下選擇“橫條圖樣式”，開啟橫條圖樣式對話方塊，如：設定“任務”的橫條圖格式，選定“任務”，在“橫條圖”選項卡下按照常規頭部及尾部均不設定，在“中部”、“形狀”裡選擇細線，在圖案裡選擇實心，在顏色裡選擇自動，單擊“確定”確認，可以看到整個視圖中所有的任務橫條圖已經變成了需要的黑實線樣式。 　　(2)甘特視圖中雙擊欄位標題，在彈出的“列定義”對話方塊中，在“標題”裡添上需要的文字，如序號等。對不想顯示的列，在右鍵快顯功能表中選擇“隱藏列”即可隱藏：若想添加列，在右鍵快顯功能表中選擇“插入列”，在快顯功能表中選擇“網域名稱稱”中列的類型。全部調整好後列印即可。 　　至此，一個完整的設計項目進度計劃圖就完成了。如果對設計項目實施過程中各工序都很熟悉，可以報方便地利用Project2007建立項目進度計劃，並可隨時根據變化進行及時調整。 　　總之，運用Project 2007對設計項目進行管理控制，不僅節省成本，充分利用了資源，還提高了經濟效益。