用Access建立簡單MIS管理系統

來源:互聯網
上載者:User

你家中的CD、VCD一定很多吧?是不是常遇到為找一張CD把一抽屜的碟子翻得亂七八糟的情況,你一定沒少受埋怨——你不想整理它們一下?如:影片是國產的、還是國外的,是言情的、還是槍戰的,這個明星主演了那些名片,這些影片又是哪個導演導的,等等如果你願意,就讓我們一起利用Microsoft Access建立一個家庭CD、VCD管理的MIS系統。

1.準備工作——確定資料庫需要的表和欄位

由於我們要建立的MIS系統是一個小管理系統,因此,不必要建立幾個表,只需一個表就行了。該表的欄位有:編號、影片名稱、領銜主演、導演、發行公司、影片類型、是否獲獎。其中“編號”為主關鍵字,該關鍵字唯一確定每個記錄的欄位或欄位集。

2.建立資料庫

(1)使用“資料庫嚮導”建立資料庫 :

在啟動 Microsoft Access 時,將自動顯示對話方塊,上面有建立資料庫或開啟已有資料庫的選項。單擊“資料庫嚮導”,然後單擊“確定”按鈕。在建立空資料庫對話方塊中單擊“確定”,然後指定資料庫的名稱和位置,單擊“建立”按鈕啟動建立的資料庫。接著建立表,然後填入相應的欄位名稱和資料類型,並設定欄位大小、索引等項目,其它不填或取預設值。其中欄位的最大設定值是255位元組,資料類型有文本、備忘、數值、日期/時間、貨幣、自動編號、 OLE對象等,你可以根據不同的要求選擇。

(2)不使用嚮導建立資料庫

在啟動  Microsoft Access 時,將自動顯示對話方塊,上面有建立資料庫或開啟已有資料庫的選項,請單擊“空資料庫”,然後單擊“確定”。如果已經開啟了資料庫或當Access 開啟時顯示的對話方塊已經關閉,請單擊工具列上的“建立資料庫”按鈕,然後雙擊“常用”選項卡上的空資料庫表徵圖。指定資料庫的名稱及位置,並單擊“建立”按鈕。

3.資料庫基本操作

資料庫的結構建立好了,接下來我們需要做的就是對資料庫進行一系列的基本操作。增加記錄:在“資料表”視圖或“表單”視圖中開啟相應的表單,單擊工具列上的“新記錄“按鈕 ,鍵入所需資料,然後按  TAB 鍵轉至下一個欄位,在記錄末尾,按 TAB 鍵轉至下一個記錄。

編輯記錄:如果要編輯欄位中的資料,單擊要編輯的欄位,如果要替換整個欄位的值,指向欄位的最左邊,在滑鼠變為加號時,單擊該欄位,鍵入要插入的文本。

注意:如果鍵入有錯,可按 退格鍵;如果要取消對當前欄位的更改,按ESC 鍵;如果要取消對整個記錄的更改,在移出該欄位之前再次按 ESC 鍵,當從一個記錄移動到其它記錄時, Access 將儲存對該記錄的修改。

複製或移動資料:在其它應用程式,如Excel、Word中,選擇要複製或移動的一至多行。如果是從Word中複製資料,應確保記錄在選擇之前已經在表中排列好或已經使用定位字元分隔開,如果粘貼資料到資料表中,應確保資料表中的列與要複製或移動的資料的順序一致,如果粘貼資料到表單上,而表單上相應的控制項名稱與複製資料的列名相同,Access 將粘貼資料到名稱相同的控制項上。在Access 中,開啟要向其中粘貼記錄的資料表或表單,如果要替換現有記錄,選擇要替換的記錄,然後單擊工具列上的“粘貼追加”或“粘貼”按鈕 ;如果表單中的記錄選定器不可用,要選擇目前記錄,可單擊“編輯”菜單中的“選擇記錄”命令。

刪除記錄:單擊要刪除的記錄,單擊工具列上的“刪除記錄”按鈕 。

4.資料的排序、篩選與查詢

如果你想使你的VCD資料庫中的影片擺放整齊、並且查詢方便,因此掌握資料庫的排序、查詢與篩選是非常重要的。

排序記錄:

在“表單”視圖或“資料表”視圖中,單擊要用於排序記錄的欄位。單擊滑鼠右鍵,你就可以選擇該欄位的升序排序或降序排序。在資料表中,可以同時選擇兩個或更多相鄰近欄位進行分別排序。Microsoft Access 從選擇的最左邊的列開始排序記錄。在儲存表單或資料表時, Microsoft Access 將儲存該排序次序。

建立篩選:

如果可以容易地在表單、子表單或資料表中找到並選擇想要篩選記錄包含的值的執行個體,可使用“依選取範圍篩選”。操作方法是:單擊“記錄”子功能表“篩選”中“依選取範圍篩選”,即可。

如果要從列表中選擇所需的值,而不想瀏覽資料表或表單中的所有記錄,或者要一次指定多個準則,可使用“依表單篩選”。

如果焦點正位於表單或資料表的欄位中,而恰好需要在其中輸入所搜尋的值或要將其結果作為準則的運算式,可使用“輸入值篩選”。而如果是更複雜的篩選,則可使用“進階篩選/排序”。

建立查詢:

利用查詢可以通過不同的方法來查看、更改以及分析資料。也可以將查詢作為表單和報表的記錄源,最常見的查詢類型是選取查詢。選取查詢將安裝指定的準則,從一個或多個表中擷取資料,並按照所需的排列次序顯示。

具體操作:單擊資料庫檢視的“查詢”,按“建立”,選擇設計檢視,“確定”,選擇表和查詢,添加表,然後按“添加”,在“選取查詢”表中選擇“欄位”,並確定排序要求,最後儲存查詢,這樣,一個選取查詢就完成了。

你也可以在“建立”中選擇簡單查詢嚮導、交叉資料表查詢嚮導、尋找重複項查詢嚮導、查詢不匹配查詢嚮導來建立查詢。

5.報表製作

也許,你想把你的VCD資料庫列印出來,隨時查看。如果你是VCD店的老闆,那麼這也將是最好的宣傳。Microsoft Access中的報表功能,就能辦到,它可以在報表中控制每個對象的大小和顯示方式,並可以按照所需的方式來顯示相應的內容。

具體操作:單擊“報表精靈”,在“報表精靈”對話方塊中選擇可用欄位,按“下一步”,然後選擇欄位排序,最多可用四個欄位排序, “下一步”選擇報表的布局,最後按“完成”。

還有其它報表的設計方法,如自動報表(縱欄表)、自動報表(表格)、表徵圖嚮導、標籤嚮導,我就不一一講了,大家可以自己嘗試嘗試。

6. 與其它軟體共用資料庫

(1)資料庫類型轉換

以往,不同資料庫往往無法分享彼此建立的資料。如果你以前習慣使用dBase建立資料庫,卻因Windows世界的到來,老闆為了趕時髦,下了一道命令,以後公司不再使用dBase建立資料庫,還要你將所有在dBase上所建立的資料庫,全部重新輸入至Access 97的資料庫中,聽到這個訊息後,想必你一定是哭天怨地、手足無措。就算有一千個使用Access 97的理由,你還是不情願更換資料庫。其實,對於這一點Access 97早就想好了對策,Access 97提供了調用、匯出等多種方法來讓你做資料庫的轉換。你只要點擊“工具”菜單資料庫工具 + 生產力”子功能表中的“轉換資料庫”,然後選擇要轉換的其它類型資料庫,如dBase,資料庫就會成功地從dBase轉換到Access 97中,非常地簡單。

(2)在Word 中調用Access 資料

可以以 RTF 格式 (.rtf) 檔案儲存資料表、表單或報表的輸出。RTF 格式檔案可保留字型和樣式等帶格式的資訊,可以用  Microsoft Word 和其他 Windows 文書處理程式或案頭出版程式開啟。 如前例,在Microsoft Access中,開啟CD、 VCD管理系統資料庫的表1,點擊“儲存為/匯出”,把表1以 RTF 格式儲存,然後在Microsoft Word檔案指定位置開啟表1.rtf就行了。

(3)將Access 資料匯出到Excel:

如前例所示,在資料庫視窗中單擊要匯出的表或查詢的名稱,表1,然後在“檔案”菜單上,單擊“另存新檔/匯出”命令,在“另存新檔”對話方塊,單擊“另存新檔一個外部檔案或資料庫”,然後單擊“確定”按鈕。在“檔案類型”框中單擊所需的電子資料工作表格式。單擊“儲存位置”框右側的箭頭,選定匯出的目的地磁碟機和檔案夾。在已有的電子資料工作表,或者在“檔案名稱”框內輸入新檔案名稱。此時注意在儲存到已有電子錶時Access 將刪除並替代其中的資料,因此要特別小心。f單擊“匯出”按鈕,Access 將會建立包含表或查詢資料的電子資料工作表檔案。表或查詢中的欄位名被放置在電子資料工作表的第一行。

7. 保護資料庫

(1)加密或解密資料庫

對資料庫進行加密將壓縮資料庫檔案,並使其無法通過工具程式或文書處理程式解密。資料庫解密則為加密的反過程。

方法:啟動Microsoft Access,但不開啟資料庫。單擊“工具”菜單“安全”子功能表中的“加密/解密資料庫”。指定要加密或解密的資料庫,然後單擊“確定”按鈕。指定加密或解密之後的資料庫名稱、磁碟機及檔案夾,然後單擊“確定”按鈕。如果使用原有的資料庫名稱、磁碟機和檔案夾,在加密或解密成功後,Microsoft Access 會自動將原有的資料庫替換為加密或解密後的版本。但如果出現錯誤,Microsoft Access將保留原有的資料庫檔案。

(2)給資料庫設定密碼

方法:開啟資料庫,並選擇“獨佔”複選框,單擊“開啟”,然後單擊“工具”菜單“安全”子功能表中的“設定資料庫密碼”,輸入密碼,驗證,最後單擊“確認”就完成了資料庫設定的密碼,當開啟VCD資料庫的時候,要提示輸入密碼。



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