討論一下用友ERP軟體系統的優缺點與整合業務軟體系統的優勢

標籤：電子商務   會計軟體   客戶服務   應用程式   管理系統   

每個高速發展的企業均在努力尋求最佳的業務系統，以管理其不斷擴大的業務量。結果，各種不同的應用被同時安裝在各種職能領域的不同部門。造成了商務程序效率低下並催生了軟體整合需求。但這些問題最初如何產生，又如何避免呢？

 

典型的孤立業務系統架構

快速發展的公司可能很快陷入複雜的應用架構中。在開始著手進行業務系統部署時，公司通常會先安裝QuickBooks之類的會計軟體，以滿足其短期亟需的財務記賬的需求。

 

隨著業務需求的不斷增長，為了更有效管理更多的客戶，公司通常會增加採購另外的一套銷售機會管理系統以及獨立於其外的客戶服務支援系統。並不可避免的附有其他不同的軟體和試算表來處理庫存管理、訂單管理和履行系統。

隨著企業進一步擴張，為進一步增加營收，許多公司會開設新的辦公地點並開拓更多樣化的銷售渠道，這樣，使得公司業務管理流程變得更加複雜，如電子商務整合、周期性迴圈計費管理、財務合并等。支援這些流程的額外業務軟體可能表現為不同供應商的獨立應用程式、企業自有開發的應用程式或採用各種試算表的變通方案。

長期以這種策略來部署其業務管理系統的企業會發現他們的架構只能部分的滿足短期的戰術上的發展需要，而從長遠角度實際上限制了公司的有效發展。它抑制了靈活性和生產力，最終減慢了公司的增長能力。

 

孤立軟體系統所帶來的業務挑戰

當高速發展的公司具有多個孤立應用時，通常會出現許多業務挑戰。以下是五個主要問題的總結：

浪費員工的生產力：當公司處於增長模式時，每個員工必須以其最高產出狀態工作。重要事項處理（如訂單處理、開票、費用審核等）可能需要更長的時間去完成，而且往往會出錯。例如，員工可能花幾個小時手動將訂單資訊輸入到會計系統和進銷存系統中，同時其他員工從CRM系統中調取相同資訊，以便完成訂單履行流程和計算銷售傭金。在此期間，如有任何訂單被取消，您的員工則必須篩選成堆的資料，以確保資訊的一致性。這種勞動密集型和人工工作降低了您的公司增長所需的敏捷性。

缺乏即時可見度：當軟體系統未整合時，您有多個重疊的資料庫，而無法及時輕鬆地查看企業績效。由於尋找、提取和分析該資料要花費大量時間，大多數公司乾脆放棄了定期擷取該資訊。對於那些定期擷取該資訊的公司，他們將無數時間浪費在嘗試將無關、易於出錯和到期的資訊整合在一起。結果，企業要麼根據不準確的資訊緩慢地做出重大決策，或者僅憑直覺做出草率和危險的決策。

整合複雜性和成本：由於存在許多不同的應用程式，IT部門將大量時間和金錢浪費在整合、維護和擷取這些應用程式的新版本上。通常，一旦購買了新版軟體，就需要執行更多的整合和維護，以便所有版本不同的軟體能夠協同工作。結果是浪費了本可以用於讓業務更高效的寶貴時間，同時造成維護成本飛漲。

客戶流失率增加：擷取客戶和增加營收是您的公司持續成功的關鍵支柱。如果客戶無法快速擷取他們的訂單狀態資訊，他們就不能及時解決問題，或者必須頻繁處理脫銷產品，他們就會不太滿意並不大可能繼續從您那裡購買商品。整合軟體系統不僅可以確保客戶能夠及時獲得正確的資訊與客戶體驗，還可以確保您的員工能夠立即訪問為客戶提供服務和向客戶銷售所需的全部客戶資訊。

 

整合的軟體應用程式的優勢

為使您的業務按照您的計劃保持顯著增長，必須使您的業務軟體應用程式圍繞整合的程式碼程式庫、資料庫和商務程序整合。以這種方式設計您的系統的優勢在於，這不僅可以顯著節約成本，還可以提高業務效率，其中包括：

流程效率：

在日常操作中，如訂單管理、履行、開票、現金收取、費用審核和財務合并等。這種流程自動化使您能夠省去管理這些流程所需的員工，並將員工重新部署到具有更高價值的活動中，以協助您實現業務創新與增長。在獨立分析公司Nucleus Research對使用NetSuite（世界領先的整合雲業務套件）的客戶的投資報酬率研究中，Nucleus發現，通過使用整合套件，這些公司將他們的財務結帳時間縮短了50%，將銷售效率提高了12.5%，並將庫存周轉率提高了50%，此外還有其他效率提升。

 

顯著提高可見度：

即時可見度對及時做出知情決策很重要。當幾乎可以從任何地方立即訪問資訊，而無需將資源浪費在資料提取和嘗試將不同來源的資料整合在一起時，員工便可以更好地瞭解情況並能更準確、更快速地做出決策。

節約大量的IT時間和成本：

當IT部門不再需要採購、安裝和維護多個系統以及它們之間的各種整合時，就可以大幅降低運營成本，而IT時間則可以用於改善業務操作。例如，通過脫離孤立系統和遷移到NetSuite，Kardia Systems每年可以節約75,000美元的IT成本。

加速增長：

整合的系統將訂單管理及財務管理流程無縫整合並將業務資料和財務資料進行統一至一個平台，使得企業能更快速的完成多組織，多地點及多銷售渠道的擴張。由於提高了可見度，公司還可以針對他們的現有客戶群更高效地進行追加銷售和交叉銷售。

使用者驅動的創新：

由於可以快速實施流程變更，終端都能夠將他們所擅長的業務領域專業知識應用於開發量身定製系統以提高他們的工作效率。與此同時，IT資源可以釋放出來，將重點關注於為整個組織構建最底層，創新型高附加值解決方案。

當前，幾乎每個行業中的公司都在通過使用複雜的業務軟體來推動增長，但是許多公司仍很難保持增長和有效地控製成本，這使由於混雜的分離式功能系統造成流程瓶頸和員工生產力問題。整合式業務軟體套件正在改變公司的運營方式，並使他們能夠超越發展初期的困難，這些困難之前曾阻礙他們的業務實現下一級的盈利性增長。

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