Oracle ERP系統月結與年結流程探討

月結與年結處理，是企業財務比較特殊而重要的業務操作。在實施與推廣Oracle ERP系統過程中，如何結合現行的會計制度與慣例，充分利用軟體功能，做好相應的關賬、開賬工作，是困擾許多企業財務人員乃至實施顧問的一個熱點問題。為此，筆者提出自己一些解決思路，供同仁參考。由於時間緊迫，錯漏之處在所難免，歡迎商討及指正。
    一、什麼是月結處理
    通常，企業財務部門每月末終了都要對該月賬務進行檢查，進行結算處理。例如將當月的製造費用結轉為生產成本，在部門間分攤公用費用等等；並製作、列印相關的報表與分析報告。最後才關閉本期期間開啟下月期間，開始下個月的賬務處理。
    Oracle ERP是一個由多功能模組共同組成的電子商務系統，包括賬戶處理及交易處理兩大部分，其中總賬稱為賬務處理系統，而其他模組，例如：應收、應付、資產、庫存，稱之為業務處理系統，習慣上叫：子系統。由於大量業務資料在子系統中完成， Oracle月結的流程已不僅僅停留在總賬系統層次上，因此要按一定的順序依次核對子系統的賬務，並關閉子系統會計週期，最後才關閉總賬期間。通常建議按如下順序進行月結關賬流程：
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   關閉採購期間>>關閉庫存期間>>關閉應付期間>>關閉資產期間>>關閉應收期間>>關閉總賬期間 bbs.bitsCN.com中國網管論壇
二、月結處理與期間關閉
  子模組的月結業務，通常就是確保所有的當月業務已經完成，在子模組中運行相應的報表，並與總賬中所對應的科目進行對賬。對有差異的部分尋找原因，合理的在總賬中加以調整，做到賬賬相符。
下面來看看如何按順序關閉子系統的期間：
一) 關閉採購會計週期
1、運行“採購訂單明細報表”、“採購訂單和發放明細報表”、“未結採購訂報表（按採購員）”“開啟採購訂單報表（按成本中心）”等報表，顯示出訂購的數量和實收數量，並對其進行核對(路徑：報表>>運行)；
2、運行“未開票接收報表”，查看並核對其中的資料(路徑：報表>>運行)；
3、對於費用採購類的期末應計會計，運行“接收應計 - 期末”流程，將採購日記賬匯入總賬(路徑：報表>>運行)；
4、及關閉採購期間(路徑：設定>>財務系統>>會計>>控制採購期間)。
二） 關閉庫存會計週期
1、確保當月所有交易處理已經完成，並且匯入總賬；
2、查看當月是否存在待定交易處理，要求有關人員處理（路徑：查看交易處理>>待定物料交易處理）；
3、關閉庫存會計週期（路徑：會計關閉期間>>庫存會計期）。
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三） 關閉應收會計週期
應收模組的多數業務基於訂單管理模組和庫存模組的操作，因此應收模組的月結應該在訂單管理模組和庫存模組月結後才能關閉會計期。
1、提交“未完成發票報表”、“未核銷收款登記表”等程式，檢查是否存在未完成狀態的發票、貸項通知單及“記賬”狀態的收款等(路徑：報表>>會計)；
2、運行自動開票，確保當月發票已經完全從訂單系統匯入（路徑：介面>>自動開票）；
3、運行匯入總賬系統的程式，確保當月發票、收款等已經完全匯入總賬系統（路徑：介面>>總賬管理系統）；
4、關閉應收會計週期（路徑：控制>>會計>>開啟/關閉期間）。
四） 關閉應付會計週期
應付模組的多數業務基於採購模組和庫存模組的操作，因此應付模組的月結應該在採購模組和庫存模組月結後才能關閉會計期。
1、運行“發票登記”程式，檢查是否存在未審批、需要重新審批的發票、貸項通知單等(路徑：其它>>請求>>運行)；
2、運行“應付賬款管理系統會計核算流程”、“將應付賬款傳送至總賬”，確保當月交易處理完全傳送到總賬（路徑：其它>>請求>>運行）；
3、運行“建立成批增加”，確保採購固定資產、在建工程發票資訊傳送到了固定資產模組（路徑：其它>>請求>>運行）；
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4、關閉應付會計週期（路徑：會計>>控制應付款期間）。
五） 關閉固定資產會計週期
資產模組期間一般在應付期間關閉後才進行關閉，以防止有當期固定資產採購未建立資本化。
1、請檢查是否存在新增固定資產或者在建工程未匯入（路徑：成批增加>>準備成批增加）；
2、確認所有資產被指定分配行，如果資產未被指定到分配行，則期末的折舊程式不能完成，期間也不能關閉。運行“未分配給任何成本中心的資產列表報表”可確定哪些資產未被指定到分配行。針對這些資產，指定其分配行資訊。(路徑：其它>>請求>>運行)
3、運行未關閉期間的折舊，確保折舊的日記賬賬務正確，並且已經匯入到了總賬（路徑：折舊>>運行折舊）；
4、運行折舊關閉期間（路徑：折舊>>運行折舊）。
六） 採用每月結轉損益的處理（可選）
如果企業月末需要結轉損益的，還要根據需要將收入、費用結轉到本年利潤科目。通常我們採用手工日記賬或者經常性日記賬的方式來完成。注意，由於需要保留每個科目的餘額供產生報表，因此通常採用定義一個虛擬收入科目、一個虛擬費用科目方式，並在總賬模組產生如下分錄：
借： 虛擬收入科目 本月總收入
貸：虛擬費用科目 本月總費用 www_bitscn_com中國.網管聯盟
借/貸： 本年利潤科目 本月總收入-本月總費用|
七） 成本差異分攤
前提：請確保子模組賬務都已經匯入總賬，所有的人工/匯入日記賬已經過賬。
以下以標準成本法下的成本差異分攤為例，給出一個通常的做法：
對於採購價格差異、發票價格差異，每月末按原材料、自製品、庫存商品、銷售成本的月末價值權數分攤，在總賬作如下分攤處理：
借：銷售成本 - 產品
產成品 - 差異
半成品 - 差異
原材料 － 差異
貸：成本差異 - 材料價差
成本差異 - 發票價差
對於WIP物料用量、資源效率、製造費用差異，每月末按當月完工的產品價值分攤，在總賬作如下分攤處理：
借：銷售成本-產品
產成品 - 差異
半成品 - 差異
貸： 成本差異 – 材料量差
成本差異 – 資源效率差異
成本差異 – 製造費用差異
對於標準成本調整差異，在原材料、自製件、產成品、銷售成本月末價值權數分攤，在總賬作如下分攤處理：
借：銷售成本-產品
產成品 - 差異
半成品 - 差異
原材料 － 差異
貸： 成本差異 – 成本調整差異
使用平均成本方法，一般來說差異都比較小，可以直接結轉到當月的銷售成本中去。如果確實需要分攤，也可以按標準成本差異類似的原則進行分攤。

 
八） 關閉總賬會計週期
1、確保所有日記賬過賬後，運行“試算表 - 明細”，核對餘額，確保正確(路徑：其他>>請求)；
2、關閉總賬會計週期（路徑：設定>>開啟/關閉）。 bitsCN~com
通常，企業月末採用表結法（即只出報表而不實際進行損益結轉）進行結賬工作，年末才將所有收入和費用結轉到本年利潤科目。
   如果我們不需要任何年結分錄的出現，我們就直接開啟新會計年度的第一期，以啟動並發進程來更新賬戶餘額。在開啟新會計年度的第一期時，系統會自動結算損益表，並將差額過賬至在會計賬套中指定的留存收益賬戶。
如果我們需要產生年結分錄，請參考如下做法：
  為了方便年結處理後的期間餘額不至於受到年結分錄的影響，我們通常將會計週期設定為每年13期（年末設定1個調整期間）、14期（年初、年末各設定1個調整期間）。年結分錄均在調整期間內完成。
  到了年末12月期間，所有賬務處理完成後，關閉12月期間，開啟年末調整期間。如果需要建立實際結算日記賬分錄，以顯示將損益表賬戶結轉至留存收益的記錄，請提交“關閉流程 - 建立損益表以關閉日記賬”程式，此程式會建立可審核的結算日記賬分錄。如果當地會計規則要求您結算資產負債表，請提交“關閉流程 - 建立資產負債表以關閉日記賬”程式。
  此外，還可以執行年終保留處理來標識未清採購訂單和申請保留款，取消某些或全部保留款，並將保留、預算和可用資金餘額結轉至新的會計年度。如果不結轉保留款，則可能需要取消包含保留款的現有申請和採購訂單。
 
四、年結處理的三種餘結轉額
一) 如何進行年終損益結轉
  當我們開啟新會計年度的第一期後，系統會自動將所有收入和費用賬戶的餘額結轉至留存收益賬戶。這個是不會產生任何憑證的。
  如果需要產生相應的結轉憑證，就需要去提交“關閉流程 - 建立損益表以關閉日記賬”程式來自動建立需要的憑證。
路徑：（GL）其它>>請求>>標準
   
   
   程式會產生日記賬，以結算某個收入和費用賬戶範圍內的年初至今(YTD)實際餘額。可以為任何開啟的期間提交此程式，換句話說，就是也可以這個程式來做損益月結處理。
1、期間：預設為最近開啟的期間，通常指定為表示會計年度最後一天的調整期。
2、賬戶自、至：此範圍可覆蓋多個平衡段，並可以包括完整的科目表列表。系統只提取指定範圍內收入和費用賬戶的餘額。
3、結算賬戶：通常為資產負債表中的留存收益賬戶。如果要結算多個平衡段，系統會為每個平衡段建立單獨的結算賬戶。
4、收入抵消賬戶（可選）：可輸入損益表賬戶。
5、類別：如果不輸入收入抵消賬戶，系統預設為“關閉損益表”；如果輸入收入抵消賬戶，系統預設為“收入抵銷”。
  如果損益表餘額同時使用本位幣和外幣，則結算流程會產生一個日記賬批，該批將包含每個處理幣種的單獨日記賬。對於本位幣，由於未應用折換額，因此日記賬將僅具有輸入額。對於外幣，則日記賬將同時具有輸入額和折換額。
如果不輸入收入抵消賬戶，系統將賬戶範圍內的每個收入和費用賬戶YTD餘額調整為零，過賬至留存收益賬戶的金額將成為收入和費用賬戶YTD餘額的合計淨額。產生的結算分錄如下
借：收入明細科目
貸：費用明細科目
貸：留成收益
   注意，實際上產生的分錄，留成收益行是借貸方都有數位，沒有軋差為淨額；而且如果收入、費用科目借貸方都有餘額，系統產生的同一分錄行也是借貸方都有數位。     
   
   如果輸入收入抵消賬戶，系統不會將指定賬戶範圍內的收入和費用賬戶調整為零。但程式會計算收入和費用賬戶的合計淨額（此合計額包括抵銷賬戶中的餘額）。然後它會將合計淨額的過賬至收入抵銷賬戶的相應貸項列，如果收入大於費用的話。 產生的結算分錄如下
借：收入抵消科目
貸：留成收益
結算日記賬分錄的有效日期是您在參數視窗中指定期間的最後一天，通常為會計年度的最後一天，即調整期。我們對系統產生的這個日記賬複核無誤後過賬，轉入留存收益賬戶的收入和費用賬戶餘額就為零了。
當我們開啟新會計年度的第一期後，系統會自動將所有收入和費用賬戶的餘額結轉至留存收益賬戶。但是，由於在過賬結算日記賬之後，轉入留存收益賬戶的收入和費用賬戶餘額已為零，因此此開啟新會計年度期間的過程不會傳送餘額，也不會對留存收益產生其它影響。
   如果需要在開啟新的會計年度後進行收入和費用調整，則過賬追溯調整會為新會計年度的所有開啟會計期自動更新留存收益賬戶的期初餘額。但是，結算日記賬中的金額不會反映該調整。為準確起見，您必須先沖銷結算日記賬，進行過賬，輸入調整，然後運行建立損益表結算日記賬程式並過賬。 bitsCN~com
二) 如何進行資產負債表的年終結轉（不推薦）
   如果當地會計規則要求結算資產負債表，最好定義會計日曆包括兩個調整期：一個是要結算會計年度的最後一天；另一個是新會計年度的第一天。在要結算會計年度的最後調整期內運行並過賬，在新會計年度的第一個調整期內，沖銷資產負債表的結算日記賬以重新填寫資產負債表賬戶。這樣就不會影響報告期間內的賬戶餘額。
注意：系統只結算本位幣餘額及外幣折算額，外幣餘額將被忽略。
路徑：（GL）報表>>請求>>標準
       
1、期間：預設最近開啟的期間，通常指定表示會計年度最後一天的調整期。
2、賬戶自、至：可覆蓋多個平衡段，並可以包括完整的科目表列表。系統只提取指定範圍內的資產負債表賬戶餘額。
3、結算賬戶：資產負債表結算賬戶。
4、類別：預設“關閉資產負債表”。
     如果不需要結算資產負債表，通常就是直接關閉本期並開啟新的會計年度。
 
三) 年終保留款結轉處理
  首先在採購模組，運行成批取消以取消選定的未結採購訂單和申請保留款。
然後，在總賬中過賬所有保留、預算和實際日記賬分錄，可通過保留款試算表報表在年終結轉之前詳細複查總賬賬戶的保留餘額和活動。
  核實無誤後，關閉本年度最後期間，開啟下一會計年度的第一期，開啟下一保留年度，開啟下一預算年度。然後執行保留款結轉（否則所有保留款均會自動變為零）：
路徑：（GL）日記賬>>產生>>結轉
       
1、結轉規則：僅限於保留款——系統會計算截至年終的年初至今保留餘額，並將餘額結轉至下一會計年度第一期的期初餘額；保留款和保留預算——系統會計算截至年終的年初至今保留餘額，並將保留餘額與預算餘額相加，然後將總額結轉至下一會計年度第一期的期初餘額；可用資金——系統通過將年初至今預算餘額減去年初至今實際和保留餘額來計算可用資金。然後將計算出來的金額結轉至下一會計年度第一期的期初餘額。

2、保留款類型：請輸入要結轉的保留款類型。選擇“全部”以結轉所有保留款類型的金額。
3、預算：輸入預算名稱以及預算組織。
4、期間自、至：系統會根據起始期間來計算年初至今金額，但不會更新現有起始期間的餘額。
5、結轉範圍：系統只為輸入範圍內的賬戶以及分配給指定預算組織的賬戶結轉餘額。