文檔設定及使用

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在上一篇文檔（《微軟文件管理解決方案2007》之一：安裝部署）中，講述了如何安裝部署“文件管理解決方案”

這次我們通過將該子網站作為“Windows中文站”的一個文檔資料庫來看看如何使用該解決方案

首先，進入到“共用文檔”文件庫。刪除裡面的測試文檔。（可以使用“操作”——“使用Windows資源管理員開啟”進行批量的操作）。

一、建立欄

在“設定”菜單下拉式清單中選擇“文件庫設定”。

首先刪除方案裡面內建的幾個測試的欄（紅色框部分）。然後點擊下面的“建立欄”。

輸入欄目為：分區。類型為：選項。

在“要求此欄包含資訊”下選中“是”，表示這是一個必須填寫的欄。
在選項框中輸入可供選擇的項目：基礎架構、溝通與協作、其他。

根據上面的步驟添加兩個相同的欄。
一個名為“版塊”，可供選擇項目為：Windows Server、Exchange Server、SharePoint Server。
一個名為“文檔類別”，可供選擇項目為：安裝部署、備份恢複、其他。

二、設定“中繼資料導航樹”

在“文件管理”網站中點擊“管理中繼資料導航樹”

進入導航樹管理頁面，分別有“樹根管理”、“增枝”、“修枝”、“剪枝”四個功能。

點擊“剪枝”，進入“刪除節點”頁面，將方案原來內建的一些測試的節點全部刪除。

點擊“增枝”，進入“建立新節點”頁面，按照在根節點下新增一個“按分區查看資料”節點。

接著再建立一個下級的節點，命名為“基礎架構”

根據前面的步驟建立多個節點，完成後如所示。

在導航樹管理頁面，點擊“樹根管理”，進入“樹形管理”頁面，這裡可以修改樹根的名稱，例如我們修改為“winos.cn文件庫”。還可以設定需要關聯的庫，這裡還是使用預設的“共用文檔”庫。

修改完成後可以看到樹名稱已經更新了。

全部設定完成後，返回“文件管理”網站，可以看到文檔樹按照設定建立成功。

三、文件管理解決方案操作

1、建立文檔

我們上傳一個文檔到文件庫中，系統會要求分別填寫三個相關的欄，以便對文檔進行分類。

完成後可以看到上傳的文檔，同時也顯示該文檔在不同欄中所屬的選項。

如果是在文檔中建立一個檔案，同樣會要求我們輸入相關資訊。

最後我們可以在網站上看到如下的效果。

2、下載文檔

通過“文件屬性樹”，我們可以方便的根據我們規劃的屬性快速的找到相關的文檔。如果我們需要對文檔進行編輯或者下載，可以直接點擊該文檔，在彈出的視窗選擇直接開啟還是儲存文檔。

該解決方案還提供了一個批量下載的功能，我們可以勾選需要下載的文檔前面的小方框，，然後點擊“下載選中的文檔”，批量進行下載。

使用批量下載，系統會把選中的文檔打包成一個ZIP檔案，把所選的檔案包含在壓縮包中。

另外，解決方案還提供了一個“下載列表”的功能，類似於購物網站的購物車，讓我們可以在不同的分類中找到我們需要的文檔後，一個個的添加到下載列表中，最後再一次下載所有的文檔。

當我們下載檔案後，系統會對其進行記錄，通過列表，我們可以知道每一個檔案被下載的次數，方便我們進行統計。

3、文檔評分

除了下載量的統計，方案中還提供了一個對文檔進行評分的功能，當我們查看一篇文檔後，可以在後面的評分中的星星表徵圖上拖動滑鼠，給文檔進行評分，

4、文檔訂閱

我們還可以通過“訂閱”功能來即時的關注文檔發生的變化，點擊文檔後面的“訂閱”

系統會彈出一個視窗告訴我們已經訂閱了該文檔，當文檔變更時會發郵件通知我們

當然，也可以使用“取消訂閱”的功能來取消文檔變化時的郵件通知。

5、查看文檔詳細資料

在文檔列表的中，有一個藍色的小表徵圖，點擊它可以顯示該文檔的詳細資料