使用Outlook 2007輕鬆行政時間

來源:互聯網
上載者:User

很多人都有這樣的體會,每天工作緊張而忙碌,卻又常常被領導突然下達的命令把計劃打亂,郵件太多怎麼也找不到想要的附件文檔,會議前的等待無奈又必須,到了下班時間才想起來還有幾項今天必須完成的任務。今天我就來協助您解決這一困境,講解如何使用Outlook2007進行有效時間管理。

一、顏色與後續標記——郵件資訊快速標註

每天早晨開啟Outlook,我們可能會收到大量的郵件:有些是領導分配的任務,有些是朋友發來的笑話,有些是同事提的問題,有些是親友發來的祝福,還有一些是討厭的垃圾郵件。我們是不是應該仔細的閱讀每一封信逐一處理呢?我認為不應該這樣。我們應該先預覽郵件,判斷郵件的重要程度,刪除垃圾郵件,回複容易處理的郵件。對一些需要大量時間去處理或者需要後續提醒的郵件,用Outlook 2007的顏色與後續標記功能進行標記。

在Outlook 2003中,顏色標記和後續標記是同一個概念。Outlook 2007中把他們分開,變成兩個功能。其中,顏色標記可以對顏色進行選擇、對名稱進行修改,同一封郵件可以標註多個顏色標記,方便對郵件進行具體的規類和管理。我們可以在顏色標記的方框上點擊滑鼠右鍵,選擇“所有類別”,在彈出的視窗中對顏色進行命名。命名完後我們可以右鍵點擊顏色標記的方框,選擇適合這封信的顏色標記。

如果我們還需要對這封郵件的相關事件進行後續工作,那麼我們還需要添加後續標記。後續標記在Outlook 2007中不再僅僅是一個標記而已,它被賦予了時間節點的概念。設定後續標記的目的是提醒您在限定的時間內完成後續工作。我們可以看到在對郵件設定後續標記以後,“待辦事項列”和“任務”中都相應的增加了提醒,提示您在限定的時間內完成該郵件的後續工作。

如果這封郵件是一封會議的提醒郵件,我們可以直接拖動它到待辦事項列的日期上,選擇好相應的時間,我們就可以看到相應的會議安排,屆時Outlook會準時提醒您參加。

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