[效率提升]如何管理好你的電腦檔案

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[效率提升]如何管理好你的電腦檔案

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試想一下，在你這麼多年的生活與工作中，你究竟儲存有多少電子文檔。當你需要在海洋一般的文件庫中開啟去年六月份召開某個技術會議時的編製方案與會議紀要時，你會是一種什麼樣的感覺：不知道何處入手的迷茫？遍尋不著的焦慮？還是滿滿的從容與自信？

記得自己以前聽領導曾說過一句話:"管理，管理，一邊管一邊理"，給我留下很深刻的印象。試想，如何連自己管理的對象都梳理不清楚，又如何能做到全面而有效管理，而"一屋不掃何以掃天下"，如果連自己可以完全控制的電子檔案都管理不好，又如何能做到對自己工作全方位的掌控。

可是有同學會問，尼瑪這麼多的文檔，我哪記得住每個檔案儲存的位置？？

對此，我的回答是：

你並不需要記住每一個檔案儲存的位置，你只需要記住你儲存檔案的規則，以及使用一個好的工具。

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什麼是檔案儲存的規則？概括起來其實就包含以下兩個部分：

• 檔案夾的結構
• 檔案的名稱

是的，這兩個部分就夠了。

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一、檔案夾的結構：

一直認為，提升效率最直接的方法就是建立系統，系統本身可以多樣化，但系統化的思維與操作才是避免茫然與失誤的最有效途徑。針對檔案夾結構的管理，個人主要採用以下的方法：

1.確定檔案屬性的緯度與層次：

專業類型 > 年度 >　屬性分類 >　文檔分類　

如：

2.針對固定小系統，也應該採用固定統一的目錄結構：

如：專案管理目錄

二.檔案的名稱：

????檔案命名你只要按照自己一定的規則就可以了，因為我們有一代神器"Everything"。

????Everything是一款快速通過檔案名稱對檔案進行檢索的軟體，它通過