Excel條件式格式設定快速準確查資料

來源:互聯網
上載者:User

   朋友在一家大型企業的人士部門工作,手頭有一張記錄著員工基本情況的Excel表格,老闆隨時要瀏覽某個員工的情況,經常用滑鼠拉來拉去,不僅麻煩,而且容易出現張冠李戴的錯行現象。於是,我建議他用“條件式格式設定”協助老闆瀏覽資料。

  1、啟動Excel,開啟員工基本情況登記表,前面插入兩個空行,並輸入相應的字元(如圖1)。

  2、同時選中A5至S1075儲存格範圍(員在資料所在地區,請根據實際情況確定),執行“格式→條件式格式設定”命令,開啟“條件式格式設定”對話方塊(如圖2)。

  3、單擊“條件1”右側的下拉按鈕,在隨後出現的下拉式清單中,選擇“公式”選項,然後在後面的方框中輸入公式:=$B5=$C$3,再按一下“格式”按鈕,開啟“儲存格格式”對話方塊(如圖3)。

  4、在“字型”標籤中,將字元顏色設定為“白色”,然後切換到“圖案”標籤下,選中“黑色”,確定返回“條件式格式設定”對話方塊。

  注意:字元顏色和儲存格填補值顏色(圖案)請根據你的實際愛好確定,只以醒目就可以了。

  5、再單擊“添加”按鈕,新增一個“條件式格式設定”,並仿照上面3、4步的操作再設定另一種條件式格式設定。

  注意:其中的公式為:=LEFT($B5,1)=$D$3(該公式的含義是:如果姓名的第1個字元——LEFT($B5,1)與D3儲存格一致,則執行此條件式格式設定)。

  6、全部設定完成後,單擊“確定”按鈕返回即可。

  以後需要瀏覽某個員工的資料時,我們這樣操作:

  如果記得全名,我們就在C3儲存格中輸入其全名(如“劉曉風”),然後拉動垂直捲軸,即可快速定位到已經被反白出來的員工資料所在行,瀏覽其詳細情況。

  如果只記得其姓氏,我們就在D3儲存格中輸入其姓氏(如“劉”),則所有該姓氏的員工資料所在行都被反白出來(如圖5),拉動垂直捲軸,同樣可以方便、快速地瀏覽到所要查詢員工的基本情況

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