Excel IF函數應用教程

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上載者:User

  if函數

  (一)IF函數說明 IF函數用於執行真假值判斷後,根據邏輯測試的真假值返回不同的結果,因此 If函數也稱之為條件函數。它的應用很廣泛,可以使用函數 IF 對數值和公式進行條件檢測。 它的文法為IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)。其中Logical_test表示計算結果為 TRUE 或 FALSE 的任意值或運算式。本參數可使用任何比較子。 Value_if_true顯示在logical_test 為 TRUE 時返回的值,Value_if_true 也可以是其他公式。Value_if_false logical_test 為 FALSE 時返回的值。Value_if_false 也可以是其他公式。 簡言之,如果第一個參數logical_test返回的結果為真的話,則執行第二個參數Value_if_true的結果,否則執行第三個參數 Value_if_false的結果。IF 函數可以嵌套七層,用 value_if_false 及 value_if_true 參數可以構造複雜的檢測條件。 Excel 還提供了可根據某一條件來分析資料的其他函數。例如,如果要計算儲存格範圍中某個文本串或數字出現的次數,則可使用 COUNTIF 工作表函數。如果要根據儲存格範圍中的某一文本串或數字求和,則可使用 SUMIF 工作表函數。

  (二)IF函數應用

  1、 輸出帶有公式的空白表單

圖1 人事分析表1

  以圖中所示的人事狀況分析表為例,由於各部門關於人員的組成情況的資料尚未填寫,在總計欄(以儲存格G5為例)公式為:

  =SUM(C5:F5)

  我們看到計算為0的結果。如果這樣的表格列印出來就頁面的美觀來看顯示是不令人滿意的。是否有辦法去掉總計欄中的0呢?你可能會說,不 寫公式不就行了。當然這是一個辦法,但是,如果我們利用了IF函數的話,也可以在寫公式的情況下,同樣不顯示這些0。如何?呢?只需將總計欄中的公式 (僅以儲存格G5為例)改寫成:

  =IF(SUM(C5:F5),SUM(C5:F5),"")

  通俗的解釋就是:如果SUM(C5:F5)不等於零,則在儲存格中顯示SUM(C5:F5)的結果,否則顯示字串。

  幾點說明:

  (1) SUM(C5:F5)不等於零的正規寫法是SUM(C5:F5)<>0,在EXCEL中可以省略<>0; (2) ""表示字串的內容為空白,因此執行的結果是在儲存格中不顯示任何字元。

  如果對上述例子有了很好的理解後,我們就很容易將IF函數應用到更廣泛的領域。比如,在成績表中根據不同的成績區分合格與不合格。現在我們就以某班級的英語成績為例具體說明用法。

 

圖2

  某班級的成績如圖6所示,為了做出最終的綜合評定,我們設定按照平均分判斷該學產生績是否合格的規則。如果各科平均分超過60分則認為是合格的,否則記作不合格。

  根據這一規則,我們在綜合評定中寫公式(以儲存格B12為例):

  =IF(B11>60,"合格","不合格")

  文法解釋為,如果儲存格B11的值大於60,則執行第二個參數即在儲存格B12中顯示合格字樣,否則執行第三個參數即在儲存格B12中顯示不合格字樣。

  在綜合評定欄中可以看到由於C列的同學各科平均分為54分,綜合評定為不合格。其餘均為合格。

  3、 多層嵌套函數的應用

  在上述的例子中,我們只是將成績簡單區分為合格與不合格,在實際應用中,成績通常是有多個等級的,比如優、良、中、及格、不及格等。有辦法一次 性區分嗎?可以使用多層嵌套的辦法來實現。仍以上例為例,我們設定綜合評定的規則為當各科平均分超過90時,評定為優秀。如圖7所示。

圖3

  說明:為瞭解釋起來比較方便,我們在這裡僅做兩重嵌套的樣本,您可以按照實際情況進行更多重的嵌套,但請注意Excel的IF函數最多允許七重嵌套。

  根據這一規則,我們在綜合評定中寫公式(以儲存格F12為例):

  =IF(F11>60,IF(AND(F11>90),"優秀","合格"),"不合格")

  文法解釋為,如果儲存格F11的值大於60,則執行第二個參數,在這裡為嵌套函數,繼續判斷儲存格F11的值是否大於90(為了讓大家體會一下 AND函數的應用,寫成AND(F11>90),實際上可以僅寫 F11>90),如果滿足在儲存格F12中顯示優秀字樣,不滿足顯示合格字樣,如果F11的值以上條件都不滿足,則執行第三個參數即在儲存格F12 中顯示不合格字樣。

  在綜合評定欄中可以看到由於F列的同學各科平均分為92分,綜合評定為優秀

 

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