Excel 共用工作表技巧

   共用活頁簿功能，可以讓使用者使用共用活頁簿來建立和編輯公式、更改格式乃至添加工作表。通過在 Microsoft Excel 活頁簿和外部活頁簿或外部檔案中的資訊之間建立幾種連結。與活頁簿連結的檔案既可以在本電腦中，也可以在區域網路中，還可以在Internet中。通過這 些方法與資料建立連結，而不是複製它們，可以很方便地在這些外部資料被改動時更新活頁簿。

    在Microsoft Excel 2000中，協同作業更加方便了，因為工作群組中的每個成員都可以同時編輯活頁簿。利用反白修訂、衝突日誌和批註可以輕而易舉地瞭解其他使用者的工作。

14.1.1 設定共用活頁簿

    1. 執行“工具”菜單中的“共用活頁簿”命令，出現一個對話方塊，然後單擊“編輯”選項卡，如圖14-1所示。

 

 

    2. 選擇“允許多使用者同時編輯，同時允許活頁簿合并”複選框，然後單擊“確認”按鈕。

    3. 出現“另存新檔”對話方塊然後將共用活頁簿儲存在其他使用者可訪問到的一個網路硬碟上。

    4. 完成後，按下“儲存”按鈕即可，同時可以看到檔案的標題列上出現“共用”標誌。

    之後，如果網上有其他使用者使用該檔案時，再次執行“工具”菜單中的“共用活頁簿”命令，出現一個對話方塊，然後單擊“編輯”選項卡就可以見到使用它的使用者。

14.1.2 撤消活頁簿的共用狀態

    如果不再需要其他人對共用活頁簿變更，可以將自己作為唯一使用者開啟並操作該活頁簿。一旦撤消了活頁簿的共用狀態，將中斷所有其他使用者與共用活頁簿的聯絡、關閉衝突日誌，並清除已儲存的衝突日誌，此後就不能再察看衝突日誌，或是將共用活頁簿

 

 

    1. 執行“工具”菜單中的“共用活頁簿”命令，出現一個對話方塊，然後單擊“編輯”選項卡，如圖14-1所示。

    2. 確認自己是在“正在開啟活頁簿的使用者”框中的唯一的使用者，如果還有其他使用者，他們都將丟失未儲存的工作內容。

    3. 清除“允許多使用者同時編輯，同時允許活頁簿合并”複選框，然後單擊“確認”按鈕。

    4. 出現如圖14-2的提示資訊框，單擊“是”按鈕即可。

 

 

    注意：為了確保其他使用者不會丟失工作進度，應在撤消活頁簿共用之前確認所有其他使用者都已得到通知，這樣，他們就能事先儲存並關閉共用活頁簿。

14.1.3 查看活頁簿中的修訂資訊

    要查看活頁簿中的修訂資訊的資訊，可以執行下列操作：

    1. 執行“工具”菜單中的“修訂”命令，執行“反白修訂”命令，出現如圖14-3的對話方塊。

 

 

    3. 根據需要設定需要的選項，按下“確定”按鈕，可以看到每一個被修改的儲存格出現蘭色的邊框。之後，當指向這些儲存格時，會出現一個資訊框，如圖14-4所示。

 

 

14.1.4 完成活頁簿中的修訂

    1. 執行“工具”菜單中的“修訂”命令,執行“接受或拒絕修訂”命令，出現如圖14-5的對話方塊。

 

 

    3. 根據需要設定需要的選項，按下“確定”按鈕，可以看到如圖14-6的對話方塊。在該對話方塊中可以看到文檔的修訂資訊，如時間、內容和使用者。此外還有五個按鈕：接受、拒絕、全部接受、全部拒絕和關閉。

 

 

    在該對話方塊下，我們可以根據需要按下相應的按鈕。例如按下“接受”按鈕，後系統自動移到下一個修改的儲存格。選擇“全部接受”將確認所有的修改。按下“拒絕”按鈕，系統將工作表修複前的狀態。按下“全部拒絕”按鈕，系統將放棄對工作表進行的修改。