Excel表格的25招必學秘技

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   一、讓不同類型資料用不同顏色顯示

  在工資表中,如果想讓大於等於2000 元的工資總額以“紅色”顯示,大於

  等於1500 元的工資總額以“藍色”顯示,低於1000 元的工資總額以“棕色”

  顯示,其它以“黑色”顯示,我們可以這樣設定。

  1.開啟“工資表”活頁簿,選中“工資總額”所在列,執行“格式→條件

  格式”命令,開啟“條件式格式設定”對話方塊。單擊第二個方框右側的下拉按鈕,選

  中“大於或等於”選項,在後面的方框中輸入數值“2000”。單擊“格式”按

  鈕,開啟“儲存格格式”對話方塊,將“字型”的“顏色”設定為“紅色”。

  2.按“添加”按鈕,並仿照上面的操作設定好其它條件(大於等於1500,字

  體設定為“藍色”;小於1000,字型設定為“棕色”)。

  3.設定完成後,按下“確定”按鈕。

  看看工資表吧,工資總額的資料是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。

  二、建立分類下拉式清單填充項

  我們常常要將企業的名稱輸入到表格中,為了保持名稱的一致性,利用“數

  據有效性”功能建了一個分類下拉式清單填充項。

  1.在Sheet2 中,將企業名稱按類別(如“工業企業”、“商業企業”、“個

  體企業”等)分別輸入不同列中,建立一個企業名稱資料庫。

  2.選中A 列(“工業企業”名稱所在列),在“名稱”欄內,輸入“工業企

  業”字元後,按“斷行符號”鍵進行確認。

  仿照上面的操作,將B、C……列分別命名為“商業企業”、“個體企業”……

  3.切換到Sheet1 中,選中需要輸入“企業類別”的列(如C 列),執行“數

  據→有效性”命令,開啟“資料有效性”對話方塊。在“設定”標籤中,單擊“允

  許”右側的下拉按鈕,選中“序列”選項,在下面的“來源”方框中,輸入“工

  業企業”,“商業企業”,“個體企業”……序列(各元素之間用英文逗號隔開),

  確定退出。

  再選中需要輸入企業名稱的列(如D列),再開啟“資料有效性”對話方塊,

  選中“序列”選項後,在“來源”方框中輸入公式:=INDIRECT(C1),確定退出。

  4.選中C 列任意儲存格(如C4),單擊右側下拉按鈕,選擇相應的“企業類

  別”填入儲存格中。然後選中該儲存格對應的D 列儲存格(如D4),單擊下拉按

  鈕,即可從相應類別的企業名稱列表中選擇需要的企業名稱填入該儲存格中。

  提示:在以後列印報表時,如果不需要列印“企業類別”列,可以選中該

  列,右擊滑鼠,選“隱藏”選項,將該列隱藏起來即可。

  三、建立“常用文檔”新菜單

  在功能表列上建立一個“常用文檔”菜單,將常用的活頁簿文檔添加到其中,

  方便隨時調用。

  1.在工具列空白處右擊滑鼠,選“自訂”選項,開啟“自訂”對話方塊。

  在“命令”標籤中,選中“類別”下的“新菜單”項,再將“命令”下面的“新

  菜單”拖到功能表列。

  按“更改所選內容”按鈕,在快顯功能表的“命名”框中輸入一個名稱(如“常

  用文檔”)。

  2.再在“類別”下面任選一項(如“插入”選項),在右邊“命令”下面任

  選一項(如“超連結”選項),將它拖到新菜單(常用文檔)中,並仿照上面的操

  作對它進行命名(如“工資表”等),建立第一個活頁簿文檔列表名稱。

  重複上面的操作,多添加幾個文檔列表名稱。

  3.選中“常用文檔”菜單中某個功能表項目(如“工資表”等),右擊滑鼠,在

  彈出的捷徑功能表中,選“分配超連結→開啟”選項,開啟“分配超連結”對話

  框。通過按“尋找範圍”右側的下拉按鈕,定位到相應的活頁簿(如“工資.xls”

  等)檔案夾,並選中該活頁簿文檔。

  重複上面的操作,將功能表項目和與它對應的活頁簿文檔超連結起來。

  4.以後需要開啟“常用文檔”菜單中的某個活頁簿文檔時,只要展開“常

  用文檔”菜單,單擊其中的相應選項即可。

  提示:儘管我們將“超連結”選項拖到了“常用文檔”菜單中,但並不影

  響“插入”菜單中“超連結”功能表項目和“常用”工具列上的“插入超連結”按

  鈕的功能。

  四、製作“專業符號”工具列

  在編輯專業表格時,常常需要輸入一些特殊的專業符號,為了方便輸入,

  我們可以製作一個屬於自己的“專業符號”工具列。

  1.執行“工具→宏→錄製新宏”命令,開啟“錄製新宏”對話方塊,輸入宏

  名?如“fuhao1”?並將宏儲存在“個人宏活頁簿”中,然後“確定”開始錄製。

  選中“錄製宏”工具列上的“相對參照”按鈕,然後將需要的特殊符號輸入到

  某個儲存格中,再單擊“錄製宏”工具列上的“停止”按鈕,完成宏的錄製。

  仿照上面的操作,一一錄製好其它特殊符號的輸入“宏”。

  2.開啟“自訂”對話方塊,在“工具列”標籤中,單擊“建立”按鈕,彈

  出“新工具列”對話方塊,輸入名稱——“專業符號”,確定後,即在工作區

  中出現一個工具條。

  切換到“命令”標籤中,選中“類別”下面的“宏”,將“命令”下面的

  “自訂按鈕”項拖到“專業符號”欄上(有多少個特殊符號就拖多少個按鈕)。

  3.選中其中一個“自訂按鈕”,仿照第2 個秘技的第1 點對它們進行命

  名。

  4.右擊某個命名後的按鈕,在隨後彈出的捷徑功能表中,選“指定宏”選項,

  開啟“指定宏”對話方塊,選中相應的宏(如fuhao1 等),確定退出。

  重複此步操作,將按鈕與相應的宏連結起來。

  5.關閉“自訂”對話方塊,以後可以像使用普通工具列一樣,使用“專業

  符號”工具列,向儲存格中快速輸入專業符號了。

  五、用“視面管理器”儲存多個列印頁面

  有的工作表,經常需要列印其中不同的地區,用“視面管理器”吧。

  1.開啟需要列印的工作表,用滑鼠在不需要列印的行(或列)標上拖拉,選

  中它們再右擊滑鼠,在隨後出現的捷徑功能表中,選“隱藏”選項,將不需要打

  印的行(或列)隱藏起來。

  2.執行“視圖→視面管理器”命令,開啟“視面管理器”對話方塊,單擊“添

  加”按鈕,彈出“添加視面”對話方塊,輸入一個名稱(如“上報表”)後,單擊

  “確定”按鈕。

  3.將隱藏的行(或列)顯示出來,並重複上述操作,“添加”好其它的列印

  視面。

  4.以後需要列印某種表格時,開啟“視面管理器”,選中需要列印的表格

  名稱,單擊“顯示”按鈕,工作表即刻按事先設定好的介面顯示出來,簡單設

  置、排版一下,按下工具列上的“列印”按鈕,一切就OK 了。

  六、讓資料按需排序

  如果你要將員工按其所在的部門進行排序,這些部門名稱既的有關資訊不

  是按拼音順序,也不是按筆畫順序,怎麼辦?可採用自訂序列來排序。

  1.執行“格式→選項”命令,開啟“選項”對話方塊,進入“自訂序列”

  標籤中,在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列(如“機關,車隊,一

  車間,二車間,三車間”等),單擊“添加”和“確定”按鈕退出。

  2.選中“部門”列中任意一個儲存格,執行“資料→排序”命令,開啟“排

  序”對話方塊,單擊“選項”按鈕,彈出“排序選項”對話方塊,按其中的下拉按

  鈕,選中剛才自訂的序列,按兩次“確定”按鈕返回,所有資料就按要求進

  行了排序。

  七、把資料徹底隱藏起來

  工作表部分儲存格中的內容不想讓瀏覽者查閱,只好將它隱藏起來了。

  1.選中需要隱藏內容的儲存格(地區),執行“格式→儲存格”命令,開啟

  “儲存格格式”對話方塊,在“數字”標籤的“分類”下面選中“自訂”選項,

  然後在右邊“類型”下面的方框中輸入“;;;”(三個英文狀態下的分號)。

  2.再切換到“保護”標籤下,選中其中的“隱藏”選項,按“確定”按鈕

  退出。

  3.執行“工具→保護→保護工作表”命令,開啟“保護工作表”對話方塊,

  設定好密碼後,“確定”返回。

  經過這樣的設定以後,上述儲存格中的內容不再顯示出來,就是使用Excel

  的透明功能也不能讓其現形。

  提示:在“保護”標籤下,請不要清除“鎖定”前面複選框中的“∨”號,

  這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的資料。

  八、讓中、英文IME智能化地出現

  在編輯表格時,有的儲存格中要輸入英文,有的儲存格中要輸入中文,反

  複切換IME實在不方便,何不設定一下,讓IME智能化地調整呢?

  選中需要輸入中文的儲存格範圍,執行“資料→有效性”命令,開啟“數

  據有效性”對話方塊,切換到“IME模式”標籤下,按“模式”右側的下拉按

  鈕,選中“開啟”選項後,“確定”退出。

  以後當選中需要輸入中文的儲存格範圍中任意一個儲存格時,中文IME

  (IME列表中的第1 個中文IME)自動開啟,當選中其它儲存格時,中文輸

  入法自動關閉。

  九、讓“自動校正”輸入統一的文本

  你是不是經常為輸入某些固定的文本,如《電腦報》而煩惱呢?那就往下看

  吧。

  1.執行“工具→自動校正”命令,開啟“自動校正”對話方塊。

  2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”(也可以是其他字元,“pcw”用小

  寫),在“替換為”下面的方框中輸入“《電腦報》”,再單擊“添加”和“確

  定”按鈕。

  3.以後如果需要輸入上述文本時,只要輸入“pcw”字元?此時可以不考慮

  “pcw”的大小寫?,然後確認一下就成了。

  十、在Excel 中自訂函數

  Excel 函數雖然豐富,但並不能滿足我們的所有需要。我們可以自訂一個

  函數,來完成一些特定的運算。下面,我們就來自訂一個計算梯形面積的函

  數:

  1.執行“工具→宏→Visual Basic 編輯器”功能表命令(或按“Alt+F11”快

  捷鍵),開啟VisualBasic 編輯視窗。

  2.在視窗中,執行“插入→模組”功能表命令,插入一個新的模組——模組1。

  3.在右邊的“代碼視窗”中輸入以下代碼:

  Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function

  4.關閉視窗,自訂函數完成。

  以後可以像使用內建函數一樣使用自訂函數。

  提示:用上面方法自訂的函數通常只能在相應的活頁簿中使用。

  十一、表頭下面襯張圖片

  為工作表添加的背景,是襯在整個工作表下面的,能不能只襯在表頭下面

  呢?

  1.執行“格式→工作表→背景”命令,開啟“工作表背景”對話方塊,選中

  需要作為背景的圖片後,按下“插入”按鈕,將圖片襯於整個工作表下面。

  2.在按住Ctrl 鍵的同時,用滑鼠在不需要襯圖片的儲存格(地區)中拖拉,

  同時選中這些儲存格(地區)。

  3.按“格式”工具列上的“填充顏色”右側的下拉按鈕,在隨後出現的“調

  色板”中,選中“白色”。經過這樣的設定以後,留下的儲存格下面襯上了圖

  片,而上述選中的儲存格(地區)下面就沒有襯圖片了(其實,是圖片被“白色”

  遮蓋了)。

  提示?襯在儲存格下面的圖片是不支援列印的。

  十二、用連字號“&”來合并文本

  如果我們想將多列的內容合并到一列中,不需要利用函數,一個小小的連

  字元“&”就能將它搞定(此處假定將B、C、D 列合并到一列中)。

  1.在D 列後面插入兩個空列(E、F 列),然後在D1 儲存格中輸入公式:

  =B1&C1&D1。

  2.再次選中D1 儲存格,用“填滿控點”將上述公式複製到D 列下面的儲存格

  中,B、C、D 列的內容即被合并到E 列對應的儲存格中。

  3.選中E 列,執行“複製”操作,然後選中F 列,執行“編輯→選擇性粘

  貼”命令,開啟“選擇性粘貼”對話方塊,選中其中的“數值”選項,按下“確

  定”按鈕,E 列的內容(不是公式)即被複製到F 列中。

  4.將B、C、D、E 列刪除,完成合併工作。

  提示:完成第1、2 步的操作,合并效果已經實現,但此時如果刪除B、C、

  D 列,公式會出現錯誤。故須進行第3 步操作,將公式轉換為不變的“值”。

  產生績條

  常有朋友問“如何列印成績條”這樣的問題,有不少人採取錄製宏或VBA

  的方法來實現,這對於初學者來說有一定難度。出於此種考慮,我在這裡給出

  一種用函數實現的簡便方法。

  此處假定學產生績儲存在Sheet1 工作表的A1 至G64 儲存格範圍中,其中

  第1 行為標題,第2 行為學科名稱。

  1.切換到Sheet2 工作表中,選中A1 儲存格,輸入公式:=IF(MOD(ROW(),

  3)=0,″″,IF(0MOD?ROW(),3(=1,sheet1!Aū,INDEX(sheet1!$A:$G,

  INT(((ROW()+4)/3)+1),COLUMN())))。

  2.再次選中A1 儲存格,用“填滿控點”將上述公式複製到B1 至G1 儲存格中;

  然後,再同時選中A1 至G1 儲存格範圍,用“填滿控點”將上述公式複製到A2 至

  G185 儲存格中。

  至此,成績條基本成型,下面簡單修飾一下。

  3.調整好行高和列寬後,同時選中A1 至G2 儲存格範圍(第1 位學生的成績

  條地區),按“格式”工具列“邊框”右側的下拉按鈕,在隨後出現的邊框列表

  中,選中“所有框線”選項,為選中的地區添加邊框(如果不需要邊框,可以不

  進行此步及下面的操作)。

  4.同時選中A1 至G3 儲存格範圍,點擊“常用”工具列上的“格式刷”按

  鈕,然後按住滑鼠左鍵,自A4 拖拉至G186 儲存格範圍,為所有的成績條添加

  邊框。

  按“列印”按鈕,即可將成績條列印出來。

  十四、Excel 幫你選函數

  在用函數處理資料時,常常不知道使用什麼函數比較合適。Excel 的“搜尋

  函數”功能可以幫你縮小範圍,挑選出合適的函數。

  執行“插入→函數”命令,開啟“插入函數”對話方塊,在“搜尋函數”下

  面的方框中輸入要求(如“計數”),然後單擊“轉到”按鈕,系統即刻將與“計

  數”有關的函數挑選出來,並顯示在“選擇函數”下面的列表框中。再結合查

  看相關的協助檔案,即可快速確定所需要的函數。

  十五、同時查看不同工作表中多個儲存格內的資料

  有時,我們編輯某個工作表(Sheet1)時,需要查看其它工作表中(Sheet2、

  Sheet3……)某個儲存格的內容,可以利用Excel的“監看式視窗”功能來實現。

  執行“視圖→工具列→監看式視窗”命令,開啟“監看式視窗”,單擊其中的

  “添加監視”按鈕,展開“添加監視點”對話方塊,用滑鼠選中需要查看的單元

  格後,再單擊“添加”按鈕。重複前述操作,添加其它“監視點”。

  以後,無論在哪個工作表中,只要開啟“監看式視窗”,即可查看所有被監

  視點儲存格內的資料和相關資訊。

  十六、為儲存格快速畫邊框

  在Excel 2002 以前的版本中,為儲存格範圍添加邊框的操作比較麻煩,

  Excel 2002 對此功能進行了全新的拓展。

  單擊“格式”工具列上“邊框”右側的下拉按鈕,在隨後彈出的下拉式清單

  中,選“繪圖邊框”選項,或者執行“視圖→工具列→邊框”命令,展開“邊

  框”工具列。

  單擊工具列最左側的下拉按鈕,選中一種邊框樣式,然後在需要添加邊框

  的儲存格範圍中拖拉,即可為相應的儲存格範圍快速畫上邊框。

  提示:①如果畫錯了邊框,沒關係,選中工具列上的“擦除邊框”按鈕,

  然後在錯誤的邊框上拖拉一下,就可以清除掉錯誤的邊框。②如果需要畫出不

  同顏色的邊框,可以先按工具列右側的“線條顏色”按鈕,在隨後彈出的調色

  板中選中需要的顏色後,再畫邊框即可。③這一功能還可以在儲存格中畫上對

  角的斜線。

  十七、控制特定儲存格輸入文本的長度

  你能想象當你在該輸入四位元的儲存格中卻填入了一個兩位元,或者在該

  輸入文字的儲存格中你卻輸入了數位時候,Excel 就能自動判斷、即時分析並

  彈出警告,那該多好啊!要實現這一功能,對Excel 來說,也並不難。

  例如我們將游標定位到一個登記“年份”的儲存格中,為了輸入的統一和

  計算的方便,我們希望“年份”都用一個四位元來表示。所以,我們可以單擊

  “資料”菜單的“有效性”選項。在“設定”卡片“有效性條件”的“允許”

  下拉式功能表中選擇“文本長度”。然後在“資料”下拉式功能表中選擇“等於”,且

  “長度”為“4”。同時,我們再來到“出錯警告”卡片中,將“輸入無效資料

  時顯示的出錯警告”設為“停止”,並在“標題”和“錯誤資訊”欄中分別填

  入“輸入文本非法!”和“請輸入四位元年份。”字樣。

  很顯然,當如果有人在該儲存格中輸入的不是一個四位元時,Excel 就會彈

  出示的警告對話方塊,告訴你出錯原因,並直到你輸入了正確“樣式”的數值後

  方可繼續錄入。神奇吧?其實,在Excel的“資料有效性”判斷中,還有許多特

  殊類型的資料格式可選,比如“文本類型”啊,“序列大小”啊,“時間遠近”

  啊,如你有興趣,何不自作主張,自己設計一種檢測標準,讓你的Excel 展示

  出與眾不同的光彩呢。

  十八、成組填充多張表格的固定儲存格

  我們知道每次開啟Excel,軟體總是預設開啟多張工作表。由此就可看出

  Excel 除了擁有強大的單張表格的處理能力,更適合在多張相互關聯的表格中協

  調工作。要協調關聯,當然首先就需要同步輸入。因此,在很多情況下,都會

  需要同時在多張表格的相同儲存格中輸入同樣的內容。

  那麼如何對錶格進行成組編輯呢?首先我們單擊第一個工作表的標籤名

  “Sheet1”,然後按住Shift鍵,單擊最後一張表格的標籤名“Sheet3”(如果

  我們想關聯的表格不在一起,可以按住Ctrl 鍵進行點選)。此時,我們看到Excel

  的標題列上的名稱出現了“工作群組”字樣,我們就可以進行對工作群組的編輯工

  作了。在需要一次輸入多張表格內容的儲存格中隨便寫點什麼,我們發現,“工

  作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應內容了。

  但是,僅僅同步輸入是遠遠不夠的。比如,我們需要將多張表格中相同位

  置的資料統一改變格式該怎麼辦呢?首先,我們得改變第一張表格的資料格式,

  再單擊“編輯”菜單的“填充”選項,然後在其子功能表中選擇“至同組工作表”。

  這時,Excel 會彈出“填充成組工作表”的對話方塊,在這裡我們選擇“格式”一

  項,點“確定”後,同組中所有表格該位置的資料格式都改變了。

  十九、改變文本的大小寫

  在Excel 中,為表格處理和資料運算提供最強大支援的不是公式,也不是

  資料庫,而是函數。不要以為Excel 中的函數只是針對數字,其實只要是寫進

  表格中的內容,Excel 都有對它編輯的特殊函數。例如改變文本的大小寫。

  在Excel 2002 中,至少提供了三種有關文字大小寫轉換的函數。它們分別

  是:“=UPPER(來源資料格)”,將文本全部轉換為大寫;“=LOWER(來源資料格)”,

  將文本全部轉換成小寫;“=PROPER(來源資料格)”,將文本轉換成“適當”的大

  小寫,如讓每個單詞的首字母為大寫等。例如,我們在一張表格的A1 儲存格中

  輸入小寫“excel”,然後在目標儲存格中輸入“=UPPER(A1)”,斷行符號後得到

  的結果將會是“EXCEL”。同樣,如果我們在A3 儲存格中輸入“mr.weiwei”,

  然後我們在目標儲存格中輸入“=PROPER(A3)”,那麼我們得到的結果就將是

  “Mr.Weiwei”了。

  二十、提取字串中的特定字元

  除了直接輸入外,從已存在的儲存格內容中提取特定字元輸入,絕對是一

  種省時又省事的方法,特別是對一些樣式雷同的資訊更是如此,比如員工名單、

  籍貫等資訊。

  如果我們想快速從A4 儲存格中提取稱謂的話,最好使用“=RIGHT(來源資料

  格,提取的字元數)”函數,它表示“從A4 儲存格最右側的字元開始提取2 個

  字元”輸入到此位置。當然,如果你想提取姓名的話,則要使用“=LEFT(源數

  據格,提取的字元數)”函數了。還有一種情況,我們不從左右兩端開始,而是

  直接從資料中間提取幾個字元。比如我們要想從A5 儲存格中提取“武漢”兩個

  字時,就只須在目標儲存格中輸入“=MID(A5,4,2)”就可以了。意思是:在A5

  儲存格中提取第4 個字元後的兩個字元,也就是第4 和第5 兩個字。

  二十一、把基數詞轉換成序數詞將英文的基數詞轉換成序數詞是一個比較

  複雜的問題。因為它沒有一個十分固定的模式:大多數的數字在變成序數詞都

  是使用的“th”尾碼,但大凡是以“1”、“2”、“3”結尾的數字卻分別是以

  “st”、“nd”和“rd”結尾的。而且,“11”、“12”、“13”這3 個數字

  又不一樣,它們卻仍然是以“th”結尾的。因此,實現起來似乎很複雜。其實,

  只要我們理清思路,找准函數,只須編寫一個公式,就可輕鬆轉換了。不信,

  請看:“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),″th

  ″,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″st″,″nd″,″

  rd″),″th″))”。該公式儘管一長串,不過含義卻很明確:①如果數字是以

  “11”、“12”、“13”結尾的,則加上“th”尾碼;②如果第1 原則無效,

  則檢查最後一個數字,以“1”結尾使用“st”、以“2”結尾使用“nd”、以

  “3”結尾使用“rd”;③如果第1、2 原則都無效,那麼就用“th”。因此,

  基數詞和序數詞的轉換實現得如此輕鬆和快捷。

  二十二、用特殊符號補齊位元

  和財務打過交道的人都知道,在賬面填充時有一種約定俗成的“安全填寫

  法”,那就是將金額中的空位補齊,或者在款項資料的前面加上“$”之類的符

  號。其實,在Excel 中也有類似的輸入方法,那就是“REPT”函數。它的基本

  格式是“=REPT(“特殊符號”,填充位元)”。

  比如,我們要在中A2 儲存格裡的數字結尾處用“#”號填充至16 位,就只

  須將公式改為“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可;如果我們要將A3 單元

  格中的數字從左側用“#”號填充至16位,就要改為“=REPT(″#

  ″,16-LEN(A3)))&A3”;另外,如果我們想用“#”號將A4 中的數值從兩側填

  充,則需要改為“=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)”;

  如果你還嫌不夠專業,要在A5 儲存格數位頂頭加上“$”符號的話,那就改

  為:“=(TEXT(A5,″$#,##0.00″(&REPT(″#″,16-LEN(TEXT(A5,″$#,##0.00

  ″))))”,一定能滿足你的要求。

  二十三、建立文本長條圖

  除了重複輸入之外,“REPT”函數另一項衍生應用就是可以直接在工作表

  中建立由純文字組成的長條圖。它的原理也很簡單,就是利用特殊符號的智能

  重複,按照指定儲存格中的計算結果表現出長短不一的比較效果。

  比如我們首先製作一張年度收支平衡表,然後將“E 列”作為長條圖中“預

  算內”月份的顯示區,將“G 列”則作為長條圖中“超預算”的顯示區。然後根

  據表中已有結果“D 列”的數值,用“Wingdings”字型的“N”字元表現出來。

  具體步驟如下:

  在E3 儲存格中寫入公式“=IF(D30,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)”,

  也拖動填滿控點至G14。我們看到,一個沒有動用Excel 圖表功能的純文字長條圖

  已展現眼前,方便直觀,簡單明了。

  二十四、計算儲存格中的總字數

  有時候,我們可能對某個儲存格中字元的數量感興趣,需要計算儲存格中

  的總字數。要解決這個問題,除了利用到“SUBSTITUTE”函數的虛擬計算外,

  還要動用“TRIM”函數來刪除空格。比如現在A1 儲存格中輸入有“how many

  words?”字樣,那麼我們就可以用如下的運算式來幫忙:

  “=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″,″

  ″))+1)”

  該式的含義是先用“SUBSTITUTE”函數建立一個新字串,並且利用“TRIM”

  函數刪除其中字元間的空格,然後計算此字串和原字串的數位差,從而得

  出“空格”的數量,最後將空格數+1,就得出儲存格中字元的數量了。

  二十五、關於歐元的轉換

  這是Excel 2002 中的新工具。如果你在安裝Excel 2002 時選擇的是預設

  方式,那麼很可能不能在“工具”菜單中找到它。不過,我們可以先選擇“工

  具”菜單中的“載入宏”,然後在快顯視窗中勾選“歐元工具”選項,“確定”

  後Excel 2002 就會自行安裝了。

  完成後我們再次開啟“工具”菜單,單擊“歐元轉換”,一個獨立的專門

  用於歐元和歐盟成員國貨幣轉換的視窗就出現了。與Excel 的其他函數視窗一

  樣,我們可以通過滑鼠設定貨幣轉換的“來源區域”和“目的地區域”,然後再選

  擇轉換前後的不同幣種即可。所示的就是“100 歐元”分別轉換成歐盟成員國其

  他貨幣的比價一覽表。當然,為了使歐元的顯示更顯專業,我們還可以點擊Excel

  工具列上的“歐元”按鈕,這樣所有轉換後的貨幣數值都是歐元的樣式了。

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