Excel表格製作分類下拉式清單

來源:互聯網
上載者:User

   在平日的工作中,為節省輸入的時間及減少輸入錯誤,經常看到並且使用Excel表格的下拉式清單。那麼Excel表格的下拉式清單是怎樣建立的呢?

  本例中,如果你在鄉鎮選項欄選擇開發區, 在學校名稱下拉式清單僅顯示開發區學校名稱;如果你在鄉鎮選項欄選擇城關鎮, 在學校名稱下拉式清單僅顯示城關鎮學校名稱……操作步驟如下:

  第一步:建庫

  啟動Excel2003,切換到Sheet2工作表(其他工作表也可)中,將學校名稱按鄉鎮分別輸入不同列的儲存格中,建立一個學校名稱資料庫。

  提示:如果有其他新增加的學校名稱,可以隨時將名稱輸入到該列下面的儲存格中。

  第二步:命名

  在Sheet2工作表中,選中A列(開發區學校名稱所在列),然後將游標定在“名稱”欄內(位於“編輯欄”左側),輸入“開發區”,並按“斷行符號”鍵進行確認。

  仿照上面的操作,將B、C、D列分別命名為“城關鎮”、“城北鄉”、“劉集鄉”。

  第三步:建立

  切換到Sheet1工作表中,選中需要輸入鄉鎮的儲存格(如K4儲存格),執行“資料→有效性”命令,開啟“資料有效性”對話方塊。進入“設定”標籤,單擊“允許”右側的下拉按鈕,選中“序列”選項,在下面接著出現的“來源”方框中,輸入“開發區、城關鎮、城北鄉、劉集鄉……”序列,輸入完成後,確定退出。

  提示:在輸入“序列”時,序列中各元素之間請用英文狀態下的逗號隔開。

  再選中需要輸入學校名稱的儲存格(如C3儲存格),再次開啟“資料有效性”對話方塊,選中“序列”選項後,在“來源”方框中輸入公式:=INDIRECT(K4),確定退出。

  提示:如果點確定出現錯誤提示:“目前源出現錯誤。是否繼續?”不要管它,點擊“是”即可,是因為K4儲存格目前沒有資料。

  第四步:使用

  選中K4儲存格,在其右側出現了個下拉按鈕,單擊此按鈕,即可選擇鄉鎮填入儲存格中。然後選中C3儲存格,同樣在其右側出現了個下拉按鈕,單擊此按鈕,即可從相應學校名稱列表中選擇需要的該鄉鎮學校名稱填入該儲存格中。

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