優秀筆記課件——Access資料庫

Access資料庫
第一章 Access概述
第二章 建立資料庫
第三章 設計Access表
第四章 處理Access表的資料
第五章 排序、尋找資料
第六章 建立查詢對象
第七章 熟悉和使用操作查詢對象
第八章 報 表
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第一章 Access概述
• Access的對象
• Access的啟動
• Access的介面組成
• 調整Access的介面
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1.1 資料庫與Access
1. Access是一種關係型
資料庫管理系統。
可表示一對一、一對
多和多對多的聯絡。
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2.
Access
對象
資料的輸入和輸
出顯示格式控制
操作指令的集合
每個操作實現特定
功能
儲存資料庫中的資料，
是資料庫的核心
從某些資料表中根據查
詢準則的要求抽取特定
的資訊
將查詢出的記錄以表格
方式顯示或列印出來
用Visual Basic for
Application
編寫的函數
允許使用者查看、編輯和
彙報駐留在瀏覽器中的
資料和HTML
頁
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宏/模組
表單 查詢 報表
表
資料流
控制流程
Access中各對象之間的關係
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1.2 啟動並進入Access
1. Access的安裝
2. Access的啟動
有三種方法:
• 工作列上“開始” →“程式” →“Microsoft Access”
• 在“資源管理員”應用程式中，雙擊任意一個.mdb
為尾碼的Access資料庫檔案
• 工作列上“開始” →“文檔”，選擇要開啟的資料庫
檔案
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3. Access介面組成
標題列
狀態列
工具列
功能表列
開啟的資料庫子視窗
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第二章 建立資料庫
• 建立資料庫的方法
• 開啟資料庫
• 查看資料庫
• 操作資料庫
• 設定資料庫密碼
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建立資料庫
有兩種方法：
• 建立一個空資料庫，然後再添加表、窗
體、查詢、報表等對象
• 用資料庫嚮導。在建立是可以為所選的
資料庫類型建立所需的表、表單、報表
等
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開啟資料庫
開啟資料庫有多種方式：
• 開啟
• 以唯讀方式
• 以獨佔方式
• 以獨佔唯讀方式
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查看資料庫
1. 用資料庫視窗查看資料庫物件
2. 改變資料庫物件的外觀和屬性
• 更改資料庫物件外觀（大表徵圖、小表徵圖、
列表）
• 更改資料庫物件的屬性（隱藏/顯現）
3. 壓縮、修複資料庫
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設定資料庫密碼
主要步驟如下：
1. 關閉資料庫
2. 為資料庫複寫一個備份並儲存在安全的
地方
3. 以獨佔方式開啟資料庫
4. 選擇功能表列“工具” →“安全” →“設定數
據庫密碼”命令
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操作資料庫檔案
1. 重新命名資料庫檔案
2. 複製、移動資料庫檔案
3. 刪除資料庫檔案
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第三章 設計Access表
• 建立表對象
• 修改表結構
• 刪除、重新命名、複製表對象
• 表的關係
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表的兩個視圖
• 資料工作表檢視
顯示表對象的各記錄值，可瀏覽、編輯紀
錄值，也可刪除、添加欄位
• 表設計檢視
顯示表對象的結構，沒有表的資料內容
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兩種視圖之間的切換
1. 在資料庫視窗，選中一張表，單擊“開啟”按鈕或
雙擊該表名，進入資料工作表檢視；單擊“設計”按
鈕，進入表設計檢視
2. 在資料工作表檢視或表設計檢視中，單擊工具列中的
第一個按鈕，可實現相互轉換
3. 在“建立表”對話方塊中，可單擊相應選項進入表的
兩個視圖
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建立表對象
Access提供了6種建立表：
( 在建立資料庫的同時建立表對象
( 使用設計器來建立表
( 使用表嚮導
( 直接輸入資料來建立表
( 通過匯入外部資料來建立表對象
( 通過使用Access產生資料表查詢對象來建立表
對象
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表的結構
• 欄位名
• 資料類型
• 說明
• 欄位屬性
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資料類型
備忘儲存長度較長的文本及數字最長64000個字元
大小為1、2、4或8個位元組。當數
字類型為“同步複製ID”時，其大
小為16個位元組
可用進行算術計算的數字資料，但金
錢資料除外
數字
日期/時間日期及時間8個位元組
貨幣貨幣值8個位元組
4個位元組，當數字類型為“同步複
制ID”時，其大小為16個位元組
自動編號在添加記錄時自動添加序號
是/否這些欄位只包含兩種值中的一種1位
文本或文本與數位結合，也可以是最長255個字元
不需要計算的數字
文本
OLE對象在使用OLE協議程式建立的對象最大可為1GB
資料類型使用對象大小
長度與主關鍵字欄位相同，通常
為4個位元組
建立欄位，該欄位將允許使用組合框
來選擇另一個表或列表中的值
查閱嚮導
超級連結儲存超級連結的欄位最長為64000個字元
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欄位屬性說明（一）
• 欄位大小
確定欄位長度（數實值型別要從下拉式功能表中選擇
一個值確定該欄位儲存數位類型）。
• 格式
決定資料的列印方式和螢幕上的顯示方式
。
• 小數位元
選擇“
數字”
型或“
貨幣”
型資料類型，可設定
“
小數位元”
屬性，影響資料的顯示方式，不影
響所儲存數值的精度。
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Date/Time
資料類型樣本
• 設定
顯示
• ddd", "mmm d", "yyyy Mon, Jun 2, 1997
• mmmm dd", "yyyy June 02, 1997
• "This is week number "ww
• This is week number 22
• "Today is "dddd Today is Tuesday
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欄位屬性說明（二）
• 輸入遮罩
設定特定格式或是出於編寫資料庫應用程式的要
求而作的特殊規定。
• 標題
用來標識“
資料表”
視圖中的欄位，也可以標識窗
體和報表中的欄位。
• 預設值
在新的記錄被添加到表中時自動作為欄位顯示
的，可以是與欄位的資料類型相匹配的任何值
。
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• 輸入遮罩
樣本數值
• (000) 000-0000 (206) 555-0248
• (999) 999-9999 (206) 555-0248
• ( ) 555-0248
• (000) AAA-AAAA (206) 555-TELE
• #999 -20或2000
• >L????L?000L0 GREENGR339M3
• MAY R 452B7
• >L0L 0L0 T2F 8M4
• 00000-9999 98115-
• 98115-3007
• >L<?????????????? Maria 或Brendan
• SSN 000-00-0000 SSN 555-55-5555
• >LL00000-0000 DB51392-0493
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欄位屬性說明（三）
• 有效性規則
允許使用者輸入一個運算式來限定被接受進入字
段的值。
•
有效性文本
可以輸入一段文字，當使用者輸入的資料沒有通
過設定的有效性規則時：Access
自動顯示該段
文字。
• 必要欄位
選擇“
是”
，要求使用者向該欄位輸入一個值，選
擇“
否”
，該欄位可以空著不輸入內容。
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欄位屬性說明（四）
• 索引
決定是否對一個欄位進行索引，通過索引可以加
速尋找和排序操作，如果同時設定索引和主
鍵，顯示記錄是按主鍵所指的欄位進行顯示。
有（有重複）：欄位將被索引，而且可以多記
錄中輸入相同的值。
有（無重複）：欄位將被索引，不可以多記錄
中輸入相同的值。
無：欄位不被索引。
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使用嚮導來建立表
建表步驟：
• 單擊“表”按鈕，“使用嚮導建立表”清單項目
• 選定樣本表、欄位
• 設定主關鍵字
• 與其所在的資料庫中的其他表對象建立關係
（預設是沒建關係）
• 選擇是否修改表結構、直接輸入資料或利用向
導建立的表單對象向表中輸入資料
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使用設計器來建立表
建表步驟：
• 單擊“表”按鈕，“使用設計器建立表”清單項目
• 輸入欄位名
• 輸入欄位的資料類型
• 輸入說明（可選）
• 定義欄位屬性
• 定義主關鍵字
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通過輸入資料建立表
建表步驟：
• 單擊“表”按鈕，“通過輸入資料建立表”清單項目
• 修改需要用到的各個欄位名稱
• 逐個輸入各紀錄、各欄位的值
• 儲存
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修改表結構
可用工具列的相應按鈕或功能表列中的“編
輯”和“插入”功能來完成
• 插入欄位
• 刪除欄位
• 移動欄位
• 拷貝欄位
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刪除、重新命名、複製表對象
1. 刪除表對象
2. 重新命名表對象
3. 複製表對象
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建立表的關係
建立關係步驟為：
1. 開啟資料庫檔案，單擊工具列上的“關係”按鈕
2. 彈出“顯示表”對話方塊，選“表”標籤，選中要建
立關係的表，按添加按鈕或直接雙擊該表名，
添加所需要建立關係的表
3. 用滑鼠拖動來建立關係
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編輯關係
• 連接類型
• 參照完整性
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定義參照完整性
• 實施參照完整
– 在主表中無關聯的記錄不允許添加到相關表中；
– 禁止更改主表連接欄位的值造成相關表中沒有與之相匹配
的紀錄；
– 相關表存在相關記錄時，不允許刪除主表中的該記錄
• 級連刪除
主表記錄刪除，自動刪除相關表中所有相關記錄
• 級連更新
主表記錄更改，相關表所有相關記錄也自動隨之更改
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實施參照完整性的條件
• 主表中匹配欄位必須是主鍵
• 相關表中外部欄位的值必須是主表的主
鍵欄位中已有的值
• 兩個表中相關欄位必須有相同的資料類
型和相同的欄位大小
• 兩表必須屬於同一個Access資料庫
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第四章 處理Access表的資料
• 輸入資料
• 複製或移動資料
• 修改資料
• 刪除資料
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第五章 排序、尋找資料
• 資料排序
• 篩選資料
• 凍結和隱藏列
• 尋找和替換資料
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排序
排序是按事先給定的一個或多個欄位
值的內容，以特定順序對記錄集進行重
新排序。排序的依據可以是字母順序、
數字大小、日期或特定條件。排序的方
式有升序或降序
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排序的種類
• 簡單排序
將記錄按某些欄位的順序來排列，但這個順序是統
一的，即都是升序或降序，兩者不能同時進行，一
般在資料表/表單/查詢檢視中指定簡單排序。
• 複雜排序
按某些欄位的順序來排序，但順序不統一。複雜排
序一般在“查詢設計”視圖或在“進階篩選/排序”視窗
中指定。
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簡單排序
說明：
1. 在“資料表”設定簡單排序，可以按照一
個欄位，也可以同時選多個相鄰欄位。
2. 若在“表單”中設定簡單排序，則只能按
照一個欄位來進行。
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複雜排序
用來對多個不相鄰且排序方式不同的欄位進行排序。
步驟如下：
1. 開啟“資料表”（或“查詢”，或“表單”）
2. 在功能表列上選擇“記錄” →“篩選” →“進階篩選/排
序”，出現“篩選”視窗
3. 在“篩選”中選定要排序的欄位或排序方式
4. 單擊工具列上的“應用篩選”按鈕，或選功能表列上
“篩選” →“應用篩選/排序”項
5. 關閉“篩選”視窗，儲存排序
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篩選資料
篩選是剔除記錄中不滿足篩選器給定
準則記錄的過程。
篩選記錄有四種：
( 依選取範圍篩選
( 依表單篩選
( 按輸入值篩選
( 複雜篩選
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依選取範圍篩選
篩選出那些給定欄位的資料與選定的內容
相匹配的紀錄。
適用對象：表單、子表單和資料表
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依表單篩選
選出那些滿足在表單中給定的關於各
個欄位的資料之間某種關係的欄位。
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按輸入值篩選
在表單或資料工作表檢視中直接輸入準則
來篩選記錄
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複雜篩選
通過設定準則的方法來得到需要的紀
錄。步驟如下：
• 選擇功能表列“記錄” →“篩選” →“進階篩選/排
序”
• 用於篩選記錄的欄位填入網格
• 如果要指定某個欄位的排序次序，可選定
• 在欄位的“準則”儲存格中輸入需要搜尋的數值
或運算式
• 應用篩選
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凍結列或隱藏列
• 凍結列
將某列固定在螢幕上不移動
• 隱藏列
是某列不在螢幕上顯示
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尋找與替換資料
• 尋找資料
• 替換資料
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第六章 建立選取查詢對象
• 基本概念
• 建立簡單選取查詢對象
• 建立綜合查詢對象
• 建立參數查詢對象
• 建立交叉資料表查詢對象
• 建立尋找重複項查詢對象
• 建立尋找不匹配項查詢對象
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查詢的種類
查詢對象
選取查詢
操作查詢
簡單選取查詢對象
交叉資料表查詢對象
參數查詢對象
產生資料表查詢對象
新增查詢對象
刪除查詢對象
更新查詢對象
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建立簡單選取查詢對象
1. 使用設計器
建立選擇單表資料的選取查詢對象
建立多個表資料的選取查詢對象
2. 使用嚮導
建立選擇單表資料的選取查詢對象
建立多個表資料的選取查詢對象
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查詢對相對應的SQL語句
每個選取查詢對象都對應一個select
語句，要觀看設計器設計的查詢對象所
對應的SQL語句，可單擊工具列“視圖”按
鈕→”SQL視圖”命令。也可在SQL視圖中
直接寫SQL語句。
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計算欄位
在選取查詢對象中的欄位可以不是引
用源表對象的欄位，可以包含運算式類
型的欄位，如求和、求均值等。
在查詢表對象的設計檢視中可在新的
欄位列輸入欄位名和運算式。
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建立綜合查詢對象
綜合查詢對象是一種特殊的選取查詢對
象，有時並不關心表中各記錄的資料，
而是關心某欄位的統計值。
綜合查詢的執行個體有：
簡單分組資料統計
複雜分組資料統計
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建立參數查詢對象
Access允許在輸入條件值的時候採用
一個變數或參數代替。參數用中括弧括
起，如：“[姓名]”。
一個查詢對象可輸入多個參數，但不
能使用重複名稱。
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建立交叉資料表查詢對象
交叉表以行和列的形式組織資料，使用這
種方式可以很方便地察看和比較資料。
注意：
交叉表的資料來源只能是一張表，如果要
使用多個表中的欄位，就必須先為交叉資料表查詢
用多個表建立一個簡單查詢，這樣可以將多個
表中感興趣的欄位集中到一個查詢中，然後用
查詢來建立交叉資料表查詢。
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使用嚮導建立交叉資料表查詢
步驟為：
• 使用表或事先產生好的選取查詢對象
• 選擇列名。所謂列名，是在交叉表的第
一列的欄位名稱，如果有多個列名，順序
放置在第一列以後的割裂的欄位名稱（最多
三個）
• 選擇欄位標題。所謂欄位標題，是在列名所在
的列以後的割裂的標題
• 選每行每列交叉點計算出什麼數字
• 命名，完成。
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建立尋找重複項查詢對象
用於尋找表對象中重複的記錄或欄位
值的數目，根據尋找的結果，決定在表
中是否有重複的記錄或確定記錄在表中
是否共用相同的欄位值。
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建立尋找不匹配項查詢對象
用於尋找兩個表對象之間不匹配的紀錄。步驟如下：
1. 開啟包含表對象的資料視窗，單擊“查詢”按鈕。
2. 單擊“建立”按鈕
3. 選定“尋找不匹配項查詢嚮導”清單項目
4. 在對話方塊中選定表作為要尋找不匹配項的表對
象
5. 選定另一個表作為包含相關記錄的表對象
6. 選定兩表共有欄位作為匹配欄位
7. 在所對應的資料工作表檢視中顯示不匹配的所有記
錄
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第七章 熟悉和使用操作查詢對象
• 刪除查詢對象
• 新增查詢對象
• 更新查詢對象
• 產生資料表查詢對象
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刪除查詢對象
刪除查詢可以一次刪除表中的許多記
錄。刪除查詢常常用於當源表中的記錄
被追加到目標表後，將這些記錄從源表
中一次刪除。
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62
更新查詢對象
使用更新查詢可以一次修改一個或多
個表對象中的一組記錄。在更新時要注
意對錶定義的限制。
注意：執行更新查詢每次都會更改相應的
資料表。
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新增查詢對象
新增查詢是將選定的一個或多個表對象中
的複合某些特定條件的一組記錄添加至另一個
或多個表對象的尾部。
追加源表中的記錄到目標表大致有三種情況：
• 資料結構完全一致
• 資料結構大致一致
• 資料結構存在很大的差異，只能將部分欄位
的內容添加
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產生資料表查詢對象
產生資料表查詢對象是將一個或多個表對
象中的全部或部分資料來建立新的表對
象。
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第八章 表單對象
• 基本概念
• 建立表單對象
• 列印表單
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表單式樣
表單是可以輸入、編輯、瀏覽以及打
印資料的資料庫物件。
表單可以有以下式樣：
• 縱欄表
• 資料表
• 表格
• 調整表
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表單的三種視圖
表單存在三種形式的視圖：
• 設計檢視
由表單頁尾、表單尾、主體、頁面頁尾和頁
面頁尾組成。
• 表單檢視
由表單頁尾、主體和表單尾組成。
• 資料工作表檢視
對應於表單選定的資料來源的表對象或查詢對象
的資料工作表檢視。
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設計檢視
• 表單首：用於顯示表單標題的地方，也可放置使用表單
的說明，以及可以開啟所連結的其他表單或列印表單的命令
按鈕。
• 表單尾：用於顯示表單、命令按鈕或增添非結合控制項的
地方。
• 頁首：在表單首之下，用於在每頁頂部顯示各種標
題等說明性資訊，它只出現在列印表單的頁首上，在表單視
圖上看不見。
• 頁面頁尾：常被用於顯示頁碼等所需資訊，也只出現在打
印表單上。
• 主體：包含欄位的所有地區。
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表單控制項
* 控制項是表單或報表上用於顯示資料、
執行操作或顯示資訊的基本對象
* 控制項分為三類：
• 結合型
• 非結合型
• 計算型
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建立表單
提供三種方式建立表單對象：
• 使用“自動表單功能”
• 使用設計器
• 使用嚮導
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使用嚮導建立表單對象
步驟為：
1. 選擇表單嚮導工作
2. 選定資料來源、欄位（可多表）
3. 選定布局
縱欄表、調整表：每次只能查看、編輯、輸入
一條記錄，但清晰、美觀
資料表、表格：可同時查看、編輯、輸入多條
記錄。
4. 選定一種背景樣式
5. 完成表單的建立
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建立子表單
* 子表單是表單中的表單。基本表單為主窗
體，主表單中的表單為子表單。
* 建立子表單的三種方法：
• 同時建立主表單、子表單
• 建立子表單並將其添加到已有的表單中
• 將已有表單添加到另一個已有的表單中，
以建立帶子表單的表單
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彈出式表單
* 彈出式表單用於顯示資訊或提示使用者輸入數
據。
* 彈出式表單分為兩種：
• 獨佔式：除非關閉或隱藏此表單，否則不
能訪問其他對象或功能表命令。
• 非獨佔式：可訪問其他對象或功能表命令。
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建立彈出式表單
步驟如下：
1. 建立要作為彈出式表單的表單對象
2. 開啟剛建立的設計檢視
3. 設定表單內容為彈出式
4. 儲存
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定義開啟表單的宏或事件程序
* 宏是多個或一個操作的集合。可使任務自動
完成。
* 事件程序是一種自動執行的過程。
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建立圖表表單
圖表表單可直觀地顯示出表或查詢對象的數
據的變化過程。利用嚮導建立圖表表單的步驟
如下：
1. 單擊工具列上“新對象”按鈕的下拉鈕，單擊
“表單”
2. 選圖表嚮導
3. 選圖表類型，設定軸、系列、資料
4. 設定標題
5. 在設計檢視中可看到附帶建立的圖表控制項
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列印表單
在列印表單時，表單的頁首和頁
面頁尾中插入的控制項內容會在列印的每
一頁的頂部和底部顯示。
表單的表單首和表單尾中插入的
控制項內容會在列印的第一頁的頂部和最
後一頁的底部顯示。
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第九章 控制項
• 基本概念
• 插入控制項
• 編輯控制項
• 刪除控制項
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插入控制項
* 插入標籤
* 插入文字框
* 插入複選框、切換按鈕、單選框
* 插入選項組
* 命令按鈕
* 插入列表框和組合框
* 插入映像
* 插入非結合型對象框和結合型對象框
* 插入分頁符
* 插入選項卡
* 在表單上繪製線條或矩形
* 插入ActiveX控制項
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編輯和刪除控制項
• 選定控制項
• 調整一組控制項的位置和大小
• 設定控制項Tab鍵次序
• 更改控制項屬性
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第十章 報表
• 建立報表
• 記錄的排序和分組
• 使用報表中的計算總計
• 使用子報表
• 建立多列列表
• 預覽和列印
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報表的工作區
• 報表首：包含有報表的標題資訊、以及有
類似於在文字對話方塊中的運算式之類的控制。
• 頁首：包含將在每一頁中都要列印的信
息。如：欄位標題。
• 主體：顯示來源於表或查詢的記錄。
• 分組註腳：指定子統計項，經常使用運算式。
• 頁面頁尾：用於每頁需要列印的文字或表達
式。如頁碼。
• 報表尾：用於包含僅在報表結尾顯示的條
目。如總的匯總資訊。
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83
報表
將資料表中的資料
以表格的式輸出
報
表
窗
口
的
組
成
報表首
頁首
主體（來自
表中的資料）
頁面頁尾報表尾
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84
報表上是否加修飾
是否把記錄分組
確定頂部、底部、標題、頁
碼
報表中的記錄用什麼次序安
排
製作自己的報表
報表中包括哪些欄位
確定資料來源
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建立報表的方法
報表精靈
自動報表
圖表嚮導
標籤嚮導
根據嚮導提
示建立報表
設計檢視
不需嚮導提示
自動建立報表
用表和查詢中的
資訊製作圖表
建立一個在郵
件標籤上列印
名字的報表
使用者定製報表
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記錄的排序和分組
• 在報表中對記錄進行排序
• 在報表中對記錄進行分組
概念：組就是共用某個公用資訊（如一個地區）
的記錄集合。
分組報表就是以組（如省、城市）顯示記
錄以及每個組的引導資訊和匯總資訊。
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排序和分組的操作
• 改變排序和分組的順序
• 在報表中插入其他排序、分組欄位或運算式
• 在報表中刪除排序、分組欄位或運算式
• 在報表中把一組資料放在同一頁或同一列中
• 讓每組資料都新起一行或一列
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使用報表中的計算總計
• 計算一個記錄的總和
• 計算所有記錄或一組記錄的總計值或平均值
• 計算百分比
• 給每個記錄標號
• 對每個組的記錄進行計數
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使用子報表
1. 建立子報表
建立子報表的方法有兩種：
• 在已有的報表中建立一個新的子報表
• 把一個已有的報表添加到另外一個報表中
形成子報表
2. 連結主報表與子報表
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建立多列列表
多列列表是在同一頁上以多列的形式列印輸出
記錄內容。方法如下：
• 開啟要設定的報表
• 單擊“檔案” →“版面設定”
• 設定“列” →“網格設定”選項
其中：
列：填入每一頁所需列數
行間距：填入“主體”節中每個記錄之間所需的垂直距離
列間距：填入各列之間所需的距離
• 設定“列大小”選項
• 設定頁選項
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預覽和列印
• 預覽報表
• 列印報表
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第十一章 宏
• 宏及宏組的建立
• 宏的執行和調試
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建立宏
宏是指一個或多個操作的集合。其中每個操
作實現一個特定的功能。使用宏可以使得一些任
務自動完成。建立宏的具體步驟為：
• 在“資料庫”視窗中單擊“宏” →“建立”按鈕。
• 選擇要進行的操作
• 設定作業說明
• 指定操作的參數
• 可添加多種操作
• 儲存
注意：設定參數最好按順序進行。當前一個參數選定
後，它將限定後面參數的選擇，使後面選擇的範圍更
小。
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建立宏組
宏組是指一系列相關宏的集合。從而使更多的
操作一起執行。建立宏組的具體步驟為：
• 在“資料庫”視窗中單擊“宏” →“建立”按鈕。
• 按下“宏名”按鈕
• 添加宏名和操作
• 可添加多個宏名
• 儲存
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設定執行條件
可以設定宏操作在什麼情況下執行。設定
條件的方法如下：
• 按下“條件”按鈕
• 在條件欄中設定條件
注意：在條件欄中不能使用SQL運算式。
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宏的執行
執行宏的方法有多種：
• 從巨集視窗中，單擊“執行”按鈕，執行宏
• 在資料庫視窗中，雙擊相應的宏名，執行宏
• 在菜單中 執行宏
• 從表單、報表或控制項中執行
在指定宏組中的某個宏時，結構為：[宏組名.宏名]
• 從其他宏或VB程式中執行宏
使用RunMacro，指定到執行的宏
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調試宏
調試宏的方法是：
• 開啟相應的宏
• 按下“單步”按鈕
• 單擊“執行”按鈕，逐步執行各操作
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第十二章 模組
• 建立標準模組
• 建立事件程序
• 表單編程案例