財務部門：你需要多長時間才能夠回答老闆的這些問題？

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企業經營管理中，對管理決策者來說，有許多問題是希望隨時都知道的，下面，我們一起來探討一下，這些常見的問題，我們怎麼來快速回答。

首先，我們來回答以下幾個問題：註：這幾個問題都可以通過傳統的資產負債表與損益表得到。

1、公司賺錢了嗎？
2、公司為什麼賺錢？
3、公司誰在幫我賺錢？
4、公司賺的錢在哪裡？
5、公司以後還會不會賺錢？

要回答第一個問題，非常容易，只是查一下損益表就可以了（所用時間：軟體製作報表時間：30秒，計算查詢時間：5分鐘）。那我們再看第二個問題。要回答為什麼賺錢，其實綜合了許多資訊在裡面。利潤=收入-成本費用。從完整的損益表中也可以基本上將問題回答出來。（所用時間：軟體製作報表時間：1分鐘，計算查詢時間：5分鐘）

第三個問題，誰在幫我賺錢，一般的情況我們是通過部門來審視。此時，如果有部門利潤表，則可以通過部門利潤表來獲得相應的資料。在財務軟體的報表系統中，要做出部門利潤表也不是一件難事，但卻是一件瑣事。如果組織架構發生變化，則需要重新設定報表公式。（所用時間：製作報表時間：如果一個部門的利潤表製作出來需要1分鐘，則N個部門的利潤表則需要N分鐘；計算查詢時間：10分鐘）

第四個問題：其實回答的是，我的錢在哪裡？是在自己口袋裡（銀行存款或現金）還是在別人口袋裡（應收賬款）？這個結果在資產負債表中是可以找到答案的（所用時間：軟體製作報表時間：1分鐘，計算查詢時間：5分鐘）

第五個問題：其實是針對公司曆史期間的贏利情況，分析公司以後的利潤走勢。因為財務軟體沒有圖表與預測的功能，所以，需要將資料匯出到excel中進行處理。（所用時間：製作圖表時間：2分鐘）

在實務中，前四個問題可以在現有財務軟體的報表系統中預設好報表，以後每個月需要的時候，只要重新計算列印出來就可以了。但第5個問題則必須通過excel來處理，所以，每個月都要將新的資料匯出，來修正結果。但總的來看，使用傳統的財務軟體還是沒有什麼太多的工作量的。唯一的缺憾是這些報表要財務部門每個月都列印出來，交給領導。

那麼，為什麼我們還會需要財務分析軟體呢？下面，我們不妨將上面的問題稍微改變一下：

1、不但想知道當期有沒有賺錢，還想知道與上期同比變化如何？與上年同期對比變化如何？
2、發現當期收入增加了，但利潤卻下降了？為什麼呢？是銷售成本增加了？還是費用增加了？如果是費用增加了？是哪塊費用增加了？為什麼會增加？
3、某個部門的利潤貢獻率一直很高，為什麼這個月下降了？
4、應收賬款為什麼突然升高？誰欠我錢最多？欠了多久了？
5、......

在這個時候？又如何利用原有的財務軟體來得到資料呢？首先要肯定的是，這些資料肯定都可以得到，只是，我們一起來想一想，這樣的情況下需要多少張報表？需要多少次的計算與查詢？領導每想得到一個結果，都要你告訴他的話，你能快速的做到嗎？你需要多少時間呢？您有足夠的時間做這些事情嗎？
    
決策其實是一個很簡單的過程：識別問題——找到問題的原因——解決問題。當前面的兩個部分都很清楚時，解決問題通常也會變得非常容易。但是，在實務管理中，前兩部分卻是最難解決的。問題不會自己跳出來告訴你：“我在這！”它需要管理決策者從許多資料中找出來。怎麼找？無非就是對比：和以前的時間對比（同比分析/趨勢分析），與同類型的資料對比（結構分析），與其他的資料對比（比率分析）。因為傳統財務軟體的限制，提供給領導的通常是有限的靜態資料，當領導想從另一個角度進行對比時，需要重新提供相應的資料。在這種狀況下，許多潛在的問題就掩藏了起來。而找到問題的原因需要更多的資料來支撐，經常情況下，財務資料還不足以說明問題，需要業務的未經處理資料。於是，無形之中加大了“偵察”的成本，於是乎，又有許多就算髮現了的問題，也沒有精力去解決。

這讓我想起了一則小故事：魏文王問名醫扁鵲說：“你們家兄弟三人，都精於醫術，到底哪一位醫術最好呢？”
扁鵲回答說：“大哥最好，二哥次之，我最差。”
文王再問：“那麼為什麼你最出名呢？”
扁鵲答說：“我大哥治病，是治病於病情發作之前。由於一般人不知道他事先能剷除病因，所以他的名氣無法傳出去，只有我們家裡的人才知道。我二哥治病，是治病於病情剛剛發作之時。一般人以為他只能治輕微的小病，所以他只在我們的村子裡才小有名氣。而我扁鵲治病，是治病於病情嚴重之時。一般人看見的都是我在經脈上穿針管來放血、在皮膚上敷藥等大手術，所以他們以為我的醫術最高明，因此名氣響遍全國。”

這個小故事告訴我們，企業管理中，事後控制不如事中控制，事中控制不如事前控制。道理很簡單，誰都知道，但做到卻很難。這大多數情況下，不是管理本身的問題，而是因為有效管理工具的缺乏。如果本文中討論的所有問題，當領導需要知道時，你都可以直接通過滑鼠簡單地點擊幾下就可以快速的回答，那麼，會不會是一件美事呢？

財務部門：你需要多長時間才能夠回答老闆的這些問題？