專案管理軟體應該具備的功能

專案管理技術的發展與電腦技術的發展密不可分，隨著電腦效能的迅速提高，大量的專案管理軟體湧現出來。它們可以用於各種商務工作，提供便於操作的圖形介面，協助使用者制定任務、管理資源、進行成本預算、跟蹤項目進度等。

 具備的功能

目前，市場上大約有120多種專案管理軟體工具。這些軟體各具特色，各有所長。這裡列出大多數專案管理軟體具備的主要功能。

1．成本預算和控制

輸入任務、工期，並把資源的使用成本、所用材料的造價、人員工資等一次性分配到各任務包，即可得到該項目的完整成本預算。在項目實施過程中，可隨時對單個資源或整個項目的實際成本及預算成本進行分析、比較。

2．制定計劃、資源管理及排定任務議程

使用者對每項任務排定起始日期、預計工期、明確各任務的先後順序以及可使用的資源。軟體根據任務資訊和資源資訊排定項目議程，並隨任務和資源的修改而調整議程。

3．監督和跟蹤項目

大多數軟體都可以跟蹤多種活動，如任務的完成情況、費用、消耗的資源、工作分配等。通常的做法是使用者定義一個基準計劃，在實際執行過程中，根據輸入當前資源的使用狀況或工程的完成情況，自動產生多種報表和圖表，如“資源使用狀況”表、“任務分派狀況”表、進度圖表等。還可以對自訂時間段進行跟蹤。

4．報表產生

與人工相比，專案管理軟體的一個突出功能是能在許多資料資料的基礎上，快速、簡便地產生多種報表和圖表，如甘特圖、網狀圖、資源圖表、日曆等。

5．方便的資料交換手段

許多專案管理軟體允許使用者從其他應用程式中擷取資料，這些應用程式套件組合括Excel、Access、Lotus或各種 ODBC相容資料庫。一些專案管理軟體還可以通過電子郵件發送項目資訊，項目人員通過電子郵件擷取資訊，如最新的專案計劃、當前任務完成情況以及各種工作報表。

6．處理多重專案和子項目

有些項目很大而且很複雜，將其作為一個大檔案進行瀏覽和操作可能難度較大。而將其分解成子項目後，可以分別查看每個子項目，更便於管理。另外，有可能專案經理或成員同時參加多重專案的工作，需要在多重專案中分配工作時間。通常，專案管理軟體將不同的項目存放在不同的檔案中，這些檔案相互串連。也可以用一個大檔案儲存體多重專案，便於組織、查看和使用相關資料。

7．排序和篩選

大多數專案管理軟體都提供排序和篩選功能。通過排序，使用者可以按所需順序瀏覽資訊，如按字母順序顯示任務和資源資訊。通過篩選，使用者可以指定需要顯示的資訊，而將其他資訊隱藏起來。

8．安全性

一些專案管理軟體具有安全管理機制，可對專案管理檔案以及檔案中的基本資料設定密碼，限制對專案檔或檔案中某些資料項目的訪問，使得項目資訊不被非法之徒盜取。

9．假設分析

“假設分析”是專案管理軟體提供的一個非常實用的功能，使用者可以利用該功能探討各種情況的結果。例如，假設某任務延長一周，則系統就能計算出該延時對整個項目的影響。這樣，專案經理可以根據各種情況的不同結果進行最佳化，更好地控制項目的發展。