軟體外包工作規程指引（適用發包方）

 

來源：  作者：  日期：10-01-24

　　電子化時代的許多經營活動需要藉助資訊系統管理，因此軟體外包現象越來越普遍。在軟體外包過程中，發包方似乎處於主動位置，可以決定是否和如何外包，哪些內容需要外包，並可以自主選擇合適的承包方。但是，企業經營活動高度複雜，風險無處不在。軟體外包作為軟體生產的新方式同樣存在各種風險，現實中有不少發包企業在實施外包項目後發現問題叢生，最終導致外包項目流產。存在風險並不可怕，可怕的是缺少風險意識和規避風險的手段。其實，通過仔細分析風險的來源和特徵，在軟體外包的全過程實行動態和連續跟蹤和控制，可以防患於未然，有效規避軟體外包風險。

　　一、項目前期準備階段

　　(一)前期調研階段。本階段主要從事三方面工作

　　(1)審視自身的履約能力根據公司的發展目標，判斷該項目外包是否符合公司發展的主要方向，公司有否必要為此項目增加新投資、添置新裝置、招聘新員工，如果有此必要，公司有沒有足夠的能力和充裕的時間去實現這些新的投入。

　　(2)審核承包方的締約資格，判斷其是否有締約權利能力和履約行為能力。尋找合適的外包夥伴，驗證和調查公司的實際資質和Team Dev的實力，有必要進行實地考察。具體包括承包方辦公場所(自有/租賃)以及周圍辦公環境、辦公環境的裝修、營業面積大小、管理是否規範、人員精神風貌、開發人員數量、技術水平、男女性別比例等。尤其注意瞭解開發方是否設定專門的測試員崗位。此外，要注意掌握承包方的開發執行個體。如有必要，還需要對承包方開展信用調查，包括查看營業執照複印件，企業經營曆史，企業涉訟情況，違法記錄，業內口碑，主要負責人以及股東的情況。

　　(3)制定資信考察報告書。

　　(二)製作項目需求。

　　在項目立項初期，發包方首先要做好內部的時間進度設計和規劃以及一套完整的軟體系統規格說明。其中，項目進度的估算尤為重要，要避免項目發生延誤，計劃中要預留足夠的雙方溝通和確認的時間。

　　二、與承包方談判、磋商階段(與前一階段可合二為一)

　　此階段的全過程中始終不能忘記對於雙方利益共同點和利益衝突線要具備清晰的認識和全面的瞭解;準確預測雙方可能的妥協程度;對於法律法規的相關規定和本合約可能涉及的第三人利益界限有熟練的掌握和冷靜的恪守。

　　1.發包方發出邀約邀請，將項目的時間進度設計和規劃以及功能需求提交給承包方，承包方據此提交投標書，包括詳細規劃方案。

　　2.發包方收到承包方提交的專案計劃後，要詳細地跟本企業的計划進行比對和審核，從而瞭解承包方對整個項目的流程、內容、估計的工作量和資源的安排是否與項目本身的要求吻合。明顯的差異需要及時澄清並建立共識。雙方要將其記錄入書面文檔。

　　3.確定合作意向後，要求承包方出具詳細的進度實施方案和系統整體評估方案，並對此方案進行評審和確認，旨在雙方都能明確地瞭解項目的整體任務量和難度，做好人力物力的合理安排，避免不必要的麻煩，此過程的文檔應留存備查。

　　4.承包方的核心參與人要書面提交對發包項目的說明報告，由發包方判斷承包方是否理解發包項目的意圖，瞭解外包項目開發人員的思路是否和設計相符。

　　5.項目開始前，須做足夠的分析和風險評估，對可能出現的風險設計避免的方法，預先設計好替代方案，甚至外包團隊都應有替代人選。

　　三、合約簽約階段

　　外包合約應明確如下內容

　　1.明確雙方項目組溝通成員名單及其連絡方式，承包方須提供所有參與人的名單及連絡方式、郵件地址等。

　　2.明確約定開發方必須遵照發包方的需求設計文檔進行開發，在開發過程中，如果出現發包方設計不周或是不合理的地方，開發方須提出問題及修改方案，必須經發包方確認後才能進行修改，並且這些修改需要記錄入文檔。

　　3、明確約定承包方項目負責人首先需要做出一個詳細的、完整的專案計劃，並在計劃中詳細地列清楚每一項工作需要哪方面人力共同執行。

　　4.明確約定每一個項目進度都需要發包方確認後才能繼續進行。如果發包方認為有問題並提出修改意見，承包方鬚根據發包方意見提出書面解決方案，經過發包方確認後進行修改，如果推後時間再修改，須徵得發包方同意。例如承包方在完成系統分析後，需要把分析的結果讓發包方理解，確認承包方對整個系統的理解和分析與企業本身對項目的需求和分析達成一致，這樣才能讓承包方進行其後的模組設計。

　　5.明確約定項目過程中的進度彙報方式，有必要時時監控原始碼，瞭解項目的進展情況，分階段提交項目成果，有必要讓承包方進行階段性成果示範。如果承包方不能按時提交項目成果，須提前向發包方提出申請，且須取得發包方同意。

　　6.承包方每日將開發的原始碼及設計說明書上傳至CVS伺服器上，承包方項目工作人員需每日將工作情況以日報形式上傳至該CVS伺服器。由發包方於第二天上午進行檢查，並向承包方提出書面反饋意見。

　　7.每一個程式模組完成後，承包方須提交測試方案與測試結果。承包方應把有關程式的原始碼列出，並把有關測試的結果列印出來，讓發包方核對結果，確認承包方所說的工作已經完成。如果承包方沒有列出原始碼，發包方有權不予項目驗收。

　　8.建立幾個大的項目裡程碑。約定在大的裡程碑內發生的項目延誤由承包方自我消化，大的裡程碑點發生的項目延誤將由雙方商討處理。

　　9.明確約定項目驗收期限、驗收內容(項目不同階段開發方須提交的詳細文檔列表、提交日期、負責人及品質要求、驗收成果中必須包含測試報告及測試結果)、驗收方法以及雙方驗收小組成員(必要時需要承包方參與驗收)。

　　10.驗收報告須雙方簽字確認才會生效。

　　11.明確約定項目完成提交時需要提交的完整的交付物，其中源碼作為重要，而且源碼須符合規範。

　　12.明確約定試已耗用時間段以及承包方在試運行期間應盡的責任，如果發生的錯誤是需求內的，承包方須無條件修正，並重新驗收。

　　13.對於發包方合理的需求調整，在工作量的一定百分比之內，承包方應當同意。如果超過此百分比，雙方協商一致解決。未能協商一致的，按照原方案執行。

　　14.明確約定承包方負責本項目的關鍵人物不能臨時更換。應爭取讓承包方項目主要負責人要做出承諾，堅持到最後。

　　15.如果發包方處於優勢談判地位，應約定較低的首付款，可以採取低首付，多次數的支付方式。

　　16.明確約定違約(預期違約、一般違約、嚴重違約)的責任承擔和賠償以及不可抗力或情勢變更的風險承擔方式和原則。

　　17.明確約定合約自承包方提供經雙方確認後的詳細需求文檔時生效。

　　18.明確約定合約的變更、權利義務轉讓以及終止(對方主動終止和發包方主動終止合約)條款。

　　19.明確約定合約爭議處理條款。

　　四、項目實施階段

　　1.項目開發過程中應開展有效溝通，以便及時解決開發過程中發現的結構或設計方面存在的問題。必要時安排一對一的溝通方式，即承包方的開發人員直接和發包方的具體負責人聯絡溝通，減少中間的傳遞環節，減少傳遞出錯的幾率。每項重要的溝通須記錄入文檔並經過雙方確認。

　　2.有效地跟蹤掌控開發情況。發包方需掌握承包方每個開發人員的開發狀態和進度，及時發現和應對任何突髮狀況。項目中發現的任何和設計不符的地方或其他問題要及時溝通和解決，避免將問題推到項目結束後。在開發的過程中，驗收也同時進行，而不應等待開發完成後才進行驗收，即要分段進行階段性驗收。

　　3.項目第一次延期就應該介入解決。開發過程中要作嚴格控制，避免承包方散漫和懈怠。如果是發包方的原因導致項目延誤，發包方要補足承包方時間並形成書面的確認檔案。

　　4.驗收時應嚴格按驗收報告內容進行。按照合約約定時間進行密集型測試和驗收，出現驗收不合格的情況，要及時進行協商和處理，時間要盡量控制到最小範圍。

　　5.發包方付款事項須與對方配對，在不存在對方履行義務在先的情況下，發包方須按時付款。

　　6.發包方鬚根據對方提出的項目進度表，制定發包方專案管理進度表。由項目組組長負責定期對工作計劃跟蹤並督促執行。完成項目工作日誌，對工作進展定期匯總，彙報。

　　項目群組成員須妥善保管來往記錄、郵件、變更確認單等。

　　成功的軟體外包是發包方和承包方互相信任、高度協作的結果。發包方軟體企業需要合理外包決策，細化和篩選可以外包的內容，確定具體的外包實現方式，選擇合適的承包方，規範外包的實施流程，積極地進行外包專案管理，實現全方位、全過程地監控外包過程，才能將軟體外包風險降到最低。