如何建立文檔連結資料表?

來源:互聯網
上載者:User

   如果面對數百上千的文檔要整理,有沒有一種無力感,別擔心。系統之家告訴你如何藉助PrintFolder和Excel兩款軟體,製作一個包含開啟連結的文檔目錄,來大大提高文檔使用和管理的效率的辦法。

  現在的電腦硬碟容量越來越大,下載使用過的各類文檔也越來越多,久而久之,難免會出現某些重要文檔很難找到的情況。面對成千上萬的個人文檔,即使記憶力再好的人,也不是每一次都能很快找到自己急需的文檔資料。通過Windows作業系統內建的檔案搜尋功能,雖然能夠根據檔案名稱、類型大小、包含文字等資訊進行相關的文檔搜尋,但搜尋結果不便於儲存,即使下次要尋找同樣的文檔,仍然要重新進行搜尋,實在有點浪費時間。其實,藉助PrintFolder和Excel兩款軟體,只要經過幾步簡單的操作,就能夠快速地為某個硬碟分區或檔案夾,製作一個包含開啟連結的文檔目錄,不僅方便我們瞭解各類文檔的整體分布情況,而且也能夠節省一些文檔尋找的時間,提高文檔使用和管理的效率。

  一、擷取目標資料分割下的文檔資訊

  能夠提取指定分區或檔案夾下所有檔案的名稱、類型、大小等資訊的軟體很多,這裡選擇的是PrintFolder Pro漢化版(下載地址:http://www.onlinedown.net/soft/3577.htm),安裝運行該軟體,首先開啟左上方的“選項”標籤,單擊“編輯”按鈕,開啟“進階”對話方塊,在“包括檔案資訊”標籤下選擇要提取的檔案屬性,如檔案全名(即檔案主名+副檔名,%NAME)、檔案主名(%FNAM)、檔案類型(即副檔名,%FEXT)、檔案路徑(%PATH)、檔案大小(%SIZE)等,在“包括檔案時間戳記”標籤下中添加檔案建立日期(%DATE)。為了方便後面建立訪問檔案的超連結,還需要將檔案路徑和檔案名稱.副檔名組合成一個新的資料項目%PATH%NAME添加到範例中,注意中間用“|”來分隔,以便於在Excel中進行文本分列,也可以在“範例”文字框中直接輸入字串%FNAM|%FEXT|%SIZE|%DATE|%PATH%NAME(圖1)。

  單擊“排除”按鈕,開啟“排除”對話方塊,可以設定要排除搜尋的檔案類型或檔案(夾)名稱;單擊“更多選項”按鈕,還可以對檔案夾、檔案和列表進行相關的輸出設定,這裡勾選“忽略空檔案夾”、“全路徑”和“以KB為大小單位”等選項,即要在搜尋結果中忽略空檔案夾,全路徑顯示所有檔案的儲存位置,以KB為單位顯示檔案的大小。

  回到“導航器”標籤下,選擇要建立文檔連結資料表的分區或檔案夾,這裡選擇E盤;在搜尋檔案類型中輸入*.doc;*.xls;*.ppt,尋找三種常用的Office文件類型,注意不同的文件類型之間用半形狀態下的分號來分隔;勾選左下方的“遞迴子檔案夾”和“所有級數的子檔案夾”兩項,單擊“確定”按鈕之後,系統很快就會協助我們搜尋到該分區中所有相關文檔的指定屬性值,並自動以“|”符號分隔(圖2)。

  二、在Excel中建立文檔連結資料表

  在PrintFolder軟體右側的搜尋結果框中,右擊開啟捷徑功能表,依次執行“全選”和“複製”命令,複製上述搜尋結果;然後開啟Excel2007,將其全部粘貼到一個新工作表當中,然後選定該列資料,執行“資料-分列”命令,通過“文本分列嚮導”,選擇文本分隔字元號為“|”,將各個文件屬性值分列顯示(圖3)。

  根據表格內容,設定好對應的Excel表頭。如果想讓文檔目錄檢索更為方便一些,可以選定整個資料區域,將文檔按指定屬性值進行排序,這裡以檔案類型為主要關鍵字,以建立日期為次要關鍵字進行排序。在F列中插入HYPERLINK函數,該函數的作用是“建立一個捷徑或連結,以便開啟一個儲存在本地硬碟、區域網路伺服器或Internet上的文檔”,Link_location參數表示檔案路徑,這裡對應G列中的內容,Friendly_name參數表示超連結的名稱,這裡設定為“開啟”,將該函數複製應用到整列儲存格,即可完成文檔連結的建立操作(圖4)。

  在Excel中經過上述的簡單操作之後,我們很快就能擷取指定分區的文檔目錄,所有文檔名稱都按指定的關鍵字有序排列,尋找起來比較方便;每一個文檔名稱後面都包含訪問連結,開啟也很迅速。

  三、通過批處理命令快速刪除無用檔案

  在使用文檔連結資料表查看使用各種文檔的過程中,難免會發現一些重複出現或者早已無用的文檔,逐個開啟各個檔案夾,當然可以進行刪除操作,但是手工操作的效率實在不敢恭維。其實,我們也可以藉助上述文檔目錄,先在檔案路徑前面添加一個輔助列,將需要大量刪除的文檔設定一個相同的符號,例如*;然後再以“輔助列”為主關鍵字進行排序,就可以立即篩選出分布在不同檔案中的需要刪除的文檔(圖5)。

  開啟一個臨時工作表,首先,在A1儲存格中輸入批處理命令的開啟符號@echo off,在A2儲存格中輸入強制移除命令del /f /s /q,並複製到A列的其他儲存格中,其中/f參數表示強制移除唯讀檔案;/s參數表示從所有子檔案夾中刪除指定檔案;/q參數表示安靜模式,即刪除時不需要進行確認操作。接下來,將需要刪除的檔案路徑資訊複製粘貼到B2儲存格開始的B列儲存格中。最後,複製該工作表中的所有內容,並將其粘貼到一個記事本文檔中,執行“檔案→另存新檔”命令,將常值內容轉存為副檔名為bat的Windows批次檔(圖6)。雙擊該檔案,就可以飛快地大量刪除所有的無用檔案。如果想將分佈於不同檔案夾中的重要文檔複製到同一個檔案夾中進行備份,只需要將刪除命令del修改為複製命令copy,參數調整為/y,在C列中設定備份檔案夾,參照上述批次檔的產生方法,同樣可以實現文檔的快速批量備份操作。

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