用Word如何批量列印獎狀和信封?

來源:互聯網
上載者:User

   批量列印獎狀的方法:

  一、建立獎狀模板

  首先利用Word製作一個獎狀模板並儲存為“獎狀.doc”,將其中班級、姓名、獲獎類別先空出,確保列印輸出後的格式與獎狀紙相符。

  二、用Excel建立獲獎資料庫

  在Excel表格中輸入獲獎人以及獲幾等獎等相關資訊並儲存為“獎狀資料.xls”。

  三、關聯資料庫與獎狀

  開啟“獎狀.doc”,依次選擇視圖→工具列→合併列印,在新出現的工具列中選擇“開啟資料來源”,並選擇“獎狀資料.xls”,開啟後選擇相應的活頁簿,預設為sheetl,並按確定。

  將滑鼠定位到需要插入班組的地方,單擊“插入域”,在彈出的對話方塊中選擇“班級”,並按“插入”。同樣的方法完成姓名、項目、等第的插入。

  四、預覽並列印

  選擇“查看合并資料”,然後用前後箭頭就可以瀏覽合并資料後的效果,選擇“合并到新文檔”可以產生一個包含所有獎狀的Word文檔,這時就可以批量列印了。

  利用合併列印功能可以非常方便地將Excel資料與Word文檔關聯起來,如果資料有變動,只要在Excel表格中修改就可以了。利用該功能,還可以非常方便地製作和列印成績單、工資條等。

  批量列印信封的方法:

  很多學校在開學之前都要給學生寄錄取通知書,考完試後還要給學生寄成績單,教務處需要列印大量的信封。其實利用Word XP與Excel XP可以協作來批量列印信封,一起來看看吧。

  1、準備階段

  (1)建立一Excel檔案“新生名單”,將新生名單的各項資訊匯入或直接輸入,如:郵遞區號、郵寄地址、姓名等。

  (2)建立一Word檔案“信封”,調用菜單“工具→信函與郵件→中文信封嚮導”,開啟“信封製作嚮導”對話方塊(沒有此功能需用Office XP來源硬碟來安裝),根據嚮導提示設計一個信封,設定好字型、字型大小(如圖所示)。

  2、調用資料

  (1)在“信封”檔案中,調用菜單“視圖→合併列印”,顯示合併列印工具列,點擊[開啟資料來源]工具按鈕,按提示選擇建立的Excel檔案“新生名單”,選擇sheet1。

  (2)選擇“000000”(代表郵遞區號),點擊合併列印工具列[插入域]按鈕,在對話方塊中選擇插入“郵遞區號”,“000000”被“《郵遞區號》”所代替。然後進行同樣操作,替換“地址”、“姓名”。

  (3)點擊合併列印工具列[查看合并資料表徵圖]按鈕,會顯示“新生名單”中的學生資料。

  3、列印信封

  很多學校期末都都要給學生寄成績通知單,教務處需要列印大量的信封。利用Word XP與Excel XP可以協作來批量列印信封,一起來看看吧。

  學習了上面的方法,現在用Word批量列印獎狀和信封是不是方便多了。

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