Word中合併列印怎麼使用

來源:互聯網
上載者:User

   別說是使用,很多的朋友,甚至都不知道,Word中有合併列印這個功能。這個技巧其實很實用,無論是在成績單還是什麼錄取通知書的製作中,它都可以發揮很大的作用。

  合併列印效果

  下面,以製作學校錄取通知書為例,說明在Word2003中具體的製作步驟:

  第一步:單擊“工具”·“信函與郵件”·“合併列印”,工作窗格·“合併列印”。

  第二步:在“選擇文件類型選項區”中選定“信函”,然後單擊“下一步:正在啟動文件”。

  第三步:在“選擇開始文檔”選項區。

  選定“使用當前文檔”,然後單擊“下一步:選取收件者”,然後單擊“建立”。

  第四步:在圖5上單擊“自訂”,出現下面所示的“自訂地址清單”對話方塊,在上面修改、刪除、添加欄位名,然後單擊“確定”。

  第五步:在“建立地址清單”對話方塊,鍵入所需資訊(記錄)後,單擊“關閉”,開啟“儲存通訊錄”對話方塊。

  第六步:在“儲存通訊錄對話方塊”上,選定路徑及檔案名稱後,單擊“儲存”。

  第七步:單擊“合併列印收件者”對話方塊上,“確定”。

  第八步:單擊“下一步:撰寫信函”。

  第九步:在Word中撰寫好信函。

  第十步:將游標移至在需要插入處,單擊上“撰寫信函”選項區中的“其他項目”。

  第十一步:在“插入合併欄位”對話方塊上,選定需要插入的網域名稱後,單擊“插入”。 提示:每次只能插入一個域。

  第十二步:下一步:預覽信函”。

  第十三步:單擊“收件者”地區的按鈕,可以逐個(在文檔中)預覽。如無問題,單擊“下一步:完成合併”。

  第十四步:在“合并到新文檔”對話方塊上,選定儲存的範圍,如“全部”後,單擊“確定”。所需的錄取通知就全部製作完成。

  提示:第四步至第七步的工作,是建立一個Access資料庫檔案,其中,包含一張名為:“Office_Address_List”的表,表中儲存使用者輸入的記錄。第十步和第十一步,是將該表中的欄位域插入文檔。產生(列印)郵件時,從該表中調用相應的資料。

  如上所述,這個技巧雖然十分的使用,但是製作起來有點複雜,只有經常要使用的朋友,才能清楚的記住步驟發方法,如果辦公需要的話,可以嘗試用用。

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