Word製作商務邀請函時怎麼批量加入客戶資訊

 　　Word製作商務邀請函時怎麼批量加入客戶資訊

          選擇連絡人

　　利用Word 2010中強大的“合併列印”功能，小黃可以在客戶邀請函中輕鬆將儲存在Outlook連絡人中的客戶大量新增過來。

　　1. 在製作好的客戶邀請函文檔中，切換到“郵件”選項卡，在“開始合併列印”選項組中，單擊【選擇收件者】按鈕，並在隨即開啟的下拉式清單中執行【從Outlook連絡人中選擇】命令，如圖1所示。

　　圖1 從Outlook連絡人中選擇

　　2. 在隨即開啟的“選擇連絡人”對話方塊中，選中Outlook中的“客戶”連絡人清單(前提是已經在Outlook中建立了“客戶”連絡人檔案夾)，然後單擊【確定】按鈕，如圖2所示。

　　圖2 選中連絡人清單

　　3. 在隨即進入的“合併列印收件者”對話方塊中，可以看到從Outlook中匯入進來的所有客戶資訊。不過，小黃只想給“經理”和“總經理”層級的客戶發送邀請函，所以他需要在“調整收件者清單”選項地區中，單擊的“篩選”文本連結，以篩選合格客戶，如圖3所示。

　　圖3 篩選客戶

　　4. 在隨即開啟的“篩選和排序”對話方塊中，將“域”設定為“職稱”，“比較關係”設定為“包含”，“比較對象”設定為“經理”，或者“總經理”，如圖4所示。

　　圖4 篩選條件

　　5. 單擊【確定】按鈕關閉“篩選和排序”對話方塊後，在“合併列印收件者”對話方塊中就只剩“經理”和“總經理”層級的客戶了。可以在收件者清單框中，通過向右拖動水平捲軸，來查看“職稱”列中的資訊，進行確認，如圖5所示。

　　圖5 查看職稱

　　6. 最後，單擊【確定】按鈕關閉“合併列印收件者”對話方塊，連絡人添加完成。

　　插入合併欄位

　　將Outlook中的客戶資訊匯入到邀請函文檔中後，客戶資訊並不會自動顯示在本文中，需要通過“插入合併欄位”的方式來顯示客戶的相關資訊。

　　1. 首先，將游標定位到需要顯示客戶姓名的位置上，然後在“郵件”選項卡的“編寫和插入域”選項組中，單擊“插入合併欄位”下三角按鈕，在隨即開啟的下拉式清單中單擊“名”選項，如圖6所示。

　　圖6 插入名