如何根據業務需求開發HR管理系統？

人事管理資訊化作為我所在的新華社辦公資訊化的重要組成部分，經過多年建設實踐積累，我們探索出以業務需求為導向的系統建設思路。

    多年以來，我社機構及人員管理仍停留在手工和紙質階段，各種機構資訊和人員資訊也都採用紙質文檔，資訊管理工作不夠規範。雖然一些部門已不同程度使用電腦管理部門內部的資料，但由於缺乏統一規劃、沒有建立資訊結構體系標準，仍然存在資訊不規範、資訊不能共用的問題。 

    鑒於以上問題，我們提出建設一套人力資源資訊管理系統（Human Resource Management System，HRMS），建立資訊完善、結構合理的人力資產庫，以實現我社人事資訊資源的共用及科學化管理。

一、充分吸取資訊化建設的經驗 

    人事管理資訊化在資訊化角色中佔據著重要的位置，已經強調了許多年。現在越來越多的企事業單位都意識到需要資訊化管理系統作為提高人事管理工作效率的輔助手段。但是從建設投入和實施效果等方面看，人事管理資訊化系統的建設情況並不理想，主要體現在以下幾個方面。

1、管理體制的不協調與觀念落後是制約當前資訊化建設的首要因素。 

    多年來形成慣性的運作模式及管理體制在日常工作中已根深蒂固，多數人對人事管理資訊化的淺顯認識牽制並阻礙著資訊化的發展。更有人簡單認為資訊化就是簡單的資料文檔化、電腦普及化或者購買一套先進的電腦軟體便算是實現了資訊化。其實不然，資訊化建設是為了提高工作效率，改善運行機制。這不關需要先進技術的支撐，更是一場管理體制的改革。只有將管理制度、運行體制與當前資訊化步伐相適應，提高我們對資訊化的認識，才能真正體現出科學進步帶來的無限生產力。

2、人事管理資訊化建設缺乏有效規劃的指導。 

    沒有規劃的建設往往導致盲目投資、重複建設，所開發出的軟體不能夠很好的適應使用者需求，即造成浪費，更為使用者帶來負面的影響，失去信心。只有合理根據業務需求，從實際出發，制定出有效可行的規劃，並以此為指導才能促進資訊化建設的持續發展。

3、人事管理資訊化建設片面追求技術先進性，忽視使用者的實際需求。 

    在資訊系統建設中有一句老話：三分技術、七分管理、十二分資料。特別在人事管理資訊化領域，更是應驗了這句老話。根據實際業務需求，結合有效規劃指導，採用成熟可靠的技術才能夠真正開發出適合使用者的系統軟體。

4、推廣應用重視不夠。 

    有的企事業單位重視人事系統的建設過程，卻忽略了推廣應用的重要性，可用可不用甚至根本不再過問，導致資料不準確而無法利用，失去了開發的實際價值。事實上，系統軟體只是提供技術平台，應用才會產生效果。領導應該堅定資訊，支援到底，這才是資訊化成功的法寶，真正為人事管理工作帶來實際效果。 二、好的規劃是系統建設的良好開端

    人事管理資訊化規劃是人事管理資訊化建設的基本綱領和總體指向，是系統設計和實施的前提與依據。一個好的規劃對我們的協助是多方面的，它會讓我們想清楚該做什麼，不做什麼；先做什麼，後做什麼。 

    當然，人事管理資訊化規劃不是一次簡單的工程建設計劃，只有切實可行、符合業務需求及管理水平的規劃才能真正有效充分協調資源，促進戰略目標的實現，才能真正作為人事資訊系統設計和實施的前提與依據。 

    人事管理資訊化規劃應以應用需求為導向，業務發展規劃為指導。結合我社人事管理工作的中長期規劃戰略指導及相關業務分析，我們提出在今後三至五年間的主要系統建設目標及建設思路：

1、系統將按照“統一規劃、統一標準、先易後難、分步實施”的總體原則分階段建設，逐步完善系統功能。

2、主要實現我社人事管理工作的資訊資料管理、業務處理、決策支援及資訊溝通等應用功能，為人事管理工作提供高效科學的輔助手段為系統建設目標。

3、根據面臨的業務發展及技術實現手段逐步實現以下三個階段的系統建設：

（1） 人事資訊資源資訊化階段 

    主要依託網路條件，建立統一的人事資源資料庫，並開發符合我社管理特點的資料管理及其它操作功能的電腦軟體，以實現人事資料資訊化、資源動態管理及共用，滿足人事資訊管理的需求。

（2） 商務程序管理資訊化階段 

    此階段則主要依託於已建立的人事資源資料庫，通過商務程序方式實現新的資料管理手段，實現商務程序管理的電子化、資訊化。建立業務資源資料庫，實現業務資料及人事資料的資源互補，向其它應用需求提供共用資料，提高人事資料資源的有效利用率。

（3） 綜合資料利用及智能化階段 

    待人事資源資料庫及業務資源資料庫建立後，逐步實現全方位的資料共用，建立資料分析中心，實現人事資訊的動態統計分析，為我社的人事管理提供輔助決策支援的依據。

 

三、系統設計及開發應以業務需求為導向
 
    有了人事管理資訊化規劃的戰略指導，我們便開始探索開發建設我社的人力資源管理軟體。
首先，需求分析是系統設計開發中最重要的環節之一。 

    需求分析之所以重要,就因為它具有決策性，方向性，策略性的作用。它在軟體開發的過程中具有舉足輕重的地位，大家一定要對需求分析具有足夠的重視。在一個大型軟體系統的開發中，它的作用要遠遠大於程式設計。 

    人力資源管理系統與一般業務管理系統的最大不同在於一般業務管理系統的商務程序與管理員模式比較剛性，需求容易描述，需求邊界易於收斂。而人力資源管理的商務程序與管理員模式則相對比較柔性，常常受到企事業單位整體管理水平和業務人員管理經驗的限制，往往無法抽象的進行需求描述及概括，或者只能描述當前的需求，而不能很好地預測未來需求的變化。 

    需求一方面要有前瞻性，另一方面不能脫離實際業務發展需要及管理水平。比較可行的辦法是，根據實際需要結合業務發展規劃的指導，將需求目標分期執行。因此，結合我社具體情況，我們確定了第一階段系統主要建設的思路：

1、採用市場較成熟的技術進行開發。

2、擬採用80%產品化軟體及20%定製開發實現第一階段建設的主要功能目標。

3、參照國家及上級組織部門的相關人事標準，採用靈活代碼集體系搭建人力資源資料庫，以滿足人事業務靈活複雜的資訊管理。

4、系統建設遵循我社辦公資訊化應用整合及相關技術規範，實現應用及資料的整合。

5、探索開發使用者可定製的商務程序模組。

經過第一階段項目建設，我社實現了全社人員的資料入庫、人事資訊動態維護及部分商務程序的探索實現，取得了預期的效果。 

    其次、在系統設計開發中應以業務需求為導向。 

    作為一名軟體開發人員，也許實現了業務功能便算是大功告成，而且經常會向使用者說明採用了如何如何先進的技術手段以實現了該功能。可當這個軟體展現在使用者面前時，卻總需要曆經千辛萬苦才能完成他期望實現的目標。曾有過調查：50%以上產品在市場上失敗的原因是由於產品忽視了使用者需求。因此，在系統設計開發中，應從使用者的角度出發，以業務需求為導向。 

    在我社人事系統開發過程中，我們總結出以下幾點項目開發經驗：

1、清晰的商務邏輯可以有效輔助系統設計及開發 

    在許多項目實施過程中，往往是以Team Dev為中心，使用者作為需求提出者配合實施的軟體開發過程。然而，經過我們的人事系統項目實施，我們認為項目實施應該以使用者為核心，通過使用者對業務需求的描述並進行技術實現抽象，再由Team Dev組織實施才是好的實施方法。使用者的參與程度越高，項目成功的可能性越大。 

    這裡，我們不否認技術在項目建設過程中起的關鍵作用，因為整個項目設計開發需要好的技術方案及強勁的技術實施能力。但這樣的開發過程很可能受到較大技術思維的影響，而無法清晰體現商務邏輯在整個軟體中的主導作用，或者開發出的軟體不適用而導致在項目後期進行大量軟體適應性修改，或者導致項目返工甚至失敗。 

    由使用者協調項目實施，清晰地進行當前商務邏輯描述及今後業務的發展預測性分析，不但可以從需求階段便迴避由於需求分析不透徹而產生的項目實施風險，另一方面也部分阻止了由於需求變化而導致的項目實施複雜性，可以真正開發出適合業務需求，充分體現使用者實際需要，易學、好用的軟體系統。

2、採用不是最先進而是最合適的技術開發系統 

    當今技術發展可謂日新月異。新的技術名詞不斷湧現，讓我們的項目實施也遇到了新的挑戰。採用J2EE還是.Net，是否採用基於SOA的架構體系，是否採用大量先進的BI工具用以資料分析及展示？這一系列技術選型不僅涉及了我們項目實施的費用、難易程度，更直接作用於我們的開發設計思路。 

    採用成熟可靠的技術實現軟體開發，探索式引進新技術是我們人事系統建設的技術實施原則。根據我們的項目實施規劃，在第一階段實施中，我們仍然採用成熟的.Net架構開發了人事系統用戶端軟體，用以實現人事應用中複雜的資訊維護操作；採用Web頁面實現資訊查詢、商務程序辦理、員工自助等功能；探索式採用資料庫狀態標識控制方式而不是工作流程引擎實現了商務程序模組的開發。 

    一方面，我們能夠根據系統開發情況及應用情況適時引進新技術以滿足原來無法滿足的業務需求，另一方面，我們採用成熟技術開發避免了新技術帶來的實施風險。

3、介面人性化將有助於提高使用者認可度 

    使用者對系統軟體的認可度對系統的推廣使用有著決定性作用。無論代碼如何卓越，技術手段如何先進，這並不是使用者所關心的焦點。他們更加關心的是該軟體是否符合業務操作習慣，直觀、易學及便捷性。 

    針對我社業務人員操作水平不一、認知新事物能力參差不齊的特點，我們在軟體開發中採用以使用者為主導的介面設計方法。同時，我們採取完善包括動畫及文字的協助文檔、提供多種資訊維護方式、介面風格標準化、增加容錯檢錯功能、減少操作層次、增加友情提醒等多種有效人性化措施，從使用者角度增強了介面的友好性。這使系統軟體在推廣過程中大大減少了資訊化給業務操作人員帶來的顧慮，提高了使用者認可度。

 

四、持續不斷的推進系統應用

    只有不斷經過實施應用的人事系統才賦予人事資訊資源及應用軟體以更強的生命力。人事資訊資源也只有在不斷的應用中加以完善並提高準確及可信程度。然而傳統的資訊化系統推廣應用無一不存在“實施難、推廣難”的問題。 

    我們認為人事資訊化建設是個循序漸進的過程，這個過程應該是由簡至繁、由易到難，以點帶面，逐步完善的過程。 

    首先，系統推廣應用實施要從實際情況出發。只有充分分析當前整體資訊化水平、使用者操作水平，管理體制情況來指導推廣應用，才能調動使用者的積極性，真正切實有效地推進應用實施。 

    其次，制定有效、可操作的應用推廣計劃並取得領導的支援是推進系統應用的重要保障。在我社項目實施過程中，根據我社的實際情況，我們制定了三個階段的應用推廣計劃。應用範圍由人事局資訊管理員至人事局全體人員，由人事局至社內其它單位資訊管理員，再最終將人事系統應用擴大至全部在職職工。人事資訊也由12項關鍵資訊項擴充至百餘項，基本實現了有效、可用的資訊資產庫。 

    再次，推廣實施後，由業務需求激勵並提升系統應用水平。資訊化的推進為業務發展提供了高效的手段，同時業務發展又推動著資訊化的進程。資訊化的推進及業務發展兩者關係相輔相成。 

    經過第一階段人事資訊化系統的開發建設及推廣實施，我社已脫離了原有文檔化的管理方式，實現了人事資訊資源的共用，為資訊管理提供了有效科學的手段。同時，基於人事資訊資源利用及人事商務程序辦理的需求也不斷湧現，推進著我社人事系統第二階段的開發建設。 

    總結資訊化領域的建設經驗，從人事管理資訊化規划到軟體設計開發及推廣應用都應該以業務需求為導向，從實際出發。我社正是以業務需求為資訊化的推動力，以資訊化服務業務管理為目標不斷促進人事管理工作的發展。