如何永久性去除word修訂標記及批註協助

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今天上報了份標書，奇怪的是那邊開啟總是顯示修訂標記，一片混亂，在視圖裡關閉了標記，儲存後開啟還是預設顯示標記，幸好有網路，終於找到答案。

在這兩種情況下，當接到文檔的人報告說您的文檔難以閱讀，到處都是刪除線、底線和編上的批註框時，您可能感到很震驚。看!這就是您在簡曆中的目標陳述，還有三個帶刪除線的不同目標— 而您這一次要使用的目標卻是用底線文本顯示的，您可能就得不到這份工作了。

　　這些文本在您發送文檔的時候並不在其中。Word 怎麼會找到並顯示這些內容的呢?要使 Word 的表現如您所願，應該怎麼做?

　　理解修訂功能

　　可能您已經在 Word 中使用修訂或批註功能，卻沒有意識到。通常在 Word 跟蹤更改時，它會用刪除線格式顯示刪除內容，而將插入內容顯示為帶底線的文本。刪除內容與插入內容— 以及批註(或“注釋”)— 都可顯示在頁邊上的批註框中。

　　有各種方法可以隱藏修改或批註， 但使用修訂功能所作的修改會一直開啟，而所有插入的批註也一直是文檔的一部分，直到它們被接受或拒絕(對於批註來說是刪除)為止。

　　註：關閉修訂功能並不會從文檔刪除修訂標記或批註。關閉修訂會使您能修改文檔而不儲存插入內容與刪除內容，以及將其顯示為帶刪除線、底線或批註框。

　　我該如何除去修訂?

　　要除去修訂和批註，您需要接受或拒絕更改，以及刪除批註。這裡就是方法:

　　1.在“視圖”菜單上，指向“工具列”，然後單擊“審閱”。

　　2.在“審閱”工具列上，單擊“顯示”，然後確保下列每個項目旁邊都出現對勾:

　　批註
　　墨跡注釋(僅 Word 2003 有)
　　插入和刪除
　　正在格式化
　　檢閱者(指向“檢閱者”，然後確保選中了“所有檢閱者”。)

　　如果有項目旁邊未出現對勾，則單擊該項目以選擇它。

　　3.在“審閱”工具列上，單擊“後一處修訂或批註”從一處修訂或批註前進到下一處。

　　4.在“審閱”工具列上，對每處修訂或批註單擊“接受修訂”或“拒絕修訂/刪除批註”。

　　重複步驟 3 和 4，直至接受或拒絕文檔中所有修改並刪除所有批註。

　 　註：如果您知道要接受所有更改，則單擊“接受修訂”旁邊的箭頭，然後單擊“接受對文檔所做的所有修訂”。如果您知道要拒絕所有更改，則單擊“拒絕修訂/ 刪除批註”旁邊的箭頭，然後單擊“拒絕對文檔所做的所有修訂”。要除去所有批註，您必須刪除它們。單擊“拒絕修訂/刪除批註”旁邊的箭頭，然後單擊“刪除 文檔中的所有批註”。

這些修訂和批註怎麼會在那裡的?

　　您可能以為已經除去了批註或修訂，或者您可能從別人那裡收到文檔卻沒有意識到它包含批註或修訂。Word 怎麼會在您不知道的情況下儲存了這些項目呢?

　　您或發送文檔的人可能隱藏了修訂或批註。但是隱藏它們並不等於刪除它們，它們還留在文檔中。根據您的 Word 版本和所用的設定，修訂或批註可能在您或別人開啟文檔時出現。

　　如果您不希望別人看到修訂或批註，請在與他人共用文檔前接受或拒絕修訂並刪除批註。無論您使用什麼版本的 Word 都應該這樣，因為任何開啟文檔的人都可以很容易地顯示現有修訂或批註。

　　註：如果您使用 Word 2003，則不太可能無意地分發包含修訂標記和批註的文檔，因為 Word 2003 預設情況下是顯示修訂與批註的。

　　在哪裡可以隱藏修訂與批註

　　有幾種方法可以隱藏修訂標記與批註，並可能導致您以為它們不在文檔中。

　　註： 要顯示“審閱”工具列，指向“視圖”菜單上的“工具列”，然後單擊“審閱”。

　　“顯示以審閱”框 在“審閱”工具列上，“顯示以審閱”框為審閱文檔提供了四個選項。如果您選擇“最終狀態”或“原始狀態”，修訂標記和批註會隱藏。要顯示修訂標記，請選擇“顯示標記的最終狀態”或“顯示標記的原始狀態”。

　　“顯示”菜單 您可以通過在“審閱”工具列上的“顯示”菜單上關閉批註和修訂來隱藏它們。在“顯示”菜單上標有對勾的項目會顯示，沒有對勾的項目會隱藏。要顯示如“插入和刪除”之類的項目，請在“顯示”菜單上選擇它。

　　隱藏標記的選項 在 Word 2003 中，“開啟或儲存時標記可見”選項可能關閉了。要開啟該選項，單擊“選項”(“工具”菜單)，然後在[安全性] 索引標籤上，選擇“開啟或儲存時標記可見”複選框。

　　為什麼 Word 2003 預設情況下會顯示修訂和批註

　　為了防止您在沒有意識到文檔中有修訂標記和批註的情況下分發包含它們的文檔，Word 2003 在預設情況下會顯示修訂標記和批註。Word 2003 實現了一個新選項“開啟或儲存時標記可見”，它在預設情況下是開啟的。

　　我可以兩方面兼顧嗎?

　 　如果您希望保留文檔中的修訂標記或批註，同時又希望共用文檔而不讓別人看見修訂和批註，最好的解決辦法就是保留文檔的獨立副本:一份用於分發，一份供自 用。在文檔的公用版本中，按本文所述接受或拒絕所有修訂標記並刪除所有批註。在文檔的專用版本中，可以保留修訂與批註。