如何利用Excel函數實現分欄列印

來源:互聯網
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   平時偶爾需要列印一些列數特少的表格,例:單科成績表、調資清單、施工員年檢名單、產品代碼錶等等。以施工員年檢名單來說就只有序號、姓名和證號3列。直接列印時由於3列表格遠小於紙張寬度會出現大量空白,不僅難看也很浪費紙張。因此很有必要把表格分欄排滿頁面再列印,不過Excel並沒有分欄功能,要如何?分欄列印呢?其實在Excel 2007中用函數就可以輕鬆實現表格的分欄列印。

  1.格式設定

  用Excel 2007開啟需要分欄的“年檢名單”工作表。按住Ctrl鍵拖動“年檢名單”工作表標籤複製出一張“年檢名單(2)”工作表,並把它重新命名為“分欄”。在“分欄”工作表中按Ctrl+A鍵全選並按Delete鍵刪除資料,以得到一張邊框、行高、列寬、字型均與原表相同的空表。

  按所需分欄間距調整第4列寬度,然後選中A1:D1複製,再選中第1行右擊選擇 “選擇性粘貼”,在“選擇性粘貼”視窗中選中“列寬”,確定把表格A1:D1的列寬設定複製到所有列。

  2.輸入公式

  在A1輸入公式=IF(A2=“”,“”,年檢名單!$A1),在A2非空時顯示“年檢名單”工作表的標題A1否則為空白,在B2、C3也輸入同樣公式,不過要把公式中的$A$1分別改成$B$1、$C$1以引用相應標題。

  在A2輸入公式=IF(INDIRECT(“年檢名單!A”&ROW()+INT(COLUMN()/4)*COUNT($D:$D))=“”,“”,INDIRECT(“年檢名單!A”&ROW()+INT(COLUMN()/4)*COUNT($D:$D))),在B2、C2也輸入同樣的公式並把公式中的A全改成B、C以引用相應列的內容。

  在D2輸入1作為計算行數的依據,並設定字型顏色為白色以讓1消失。選中A2:D2向下拖動填滿控點複製到C20儲存格,即可顯示首欄的19行資料。最後選中A1:D20複製,再選中1:20行進行粘貼即可產生所有分欄表格。

  公式中ROW()+INT(COLUMN()/4)*COUNT($D:$D)計算出目前的儲存格資料在原表中的行號。由INDIRECT函數按行、列號前導參照,再用IF判斷當引用的儲存格為空白時顯示為空白。COUNT($D:$D)自動統計每頁行數,/4為原表格的列數3+1列分隔用的空列。

  3.隱藏空表

  上面的引用公式讓超出原表總記錄數的分欄表格不顯示資料,但表格線還是在的,還得設定條件式格式設定讓空表格自動隱藏。選中1:20行,單擊“開始”選項卡的“條件式格式設定”選擇“反白儲存格規則/其他規則”。

  在“建立格式規則”視窗的“儲存格值”下拉式清單中選擇“空值”,單擊“格式”按鈕,在“設定儲存格格式”視窗的“邊框”選項卡下單擊“無”設定為無邊框,確定後沒有資料的地區就不會顯示邊框了。

  4.最後調整

  切換到“視圖”選項卡單擊“頁面配置”即可看到每頁的分欄情況。直接拖動水平尺規中的左、右邊距,讓第1頁中列印的最後一列正好是用於分欄的空列,這樣才能確保各頁的分欄數一致。

  若想調整分欄間距,直接調整第4列寬度,再複製A1:D1按寬度“選擇性粘貼”到第1行即可,當然也得重新再調整左、右邊距以確保分欄數一致。若想在每頁表格上添加一個總標題的話,現在你可以單擊頁面上側的頁首區,直接在頁首中添加標題。

  現在看一下每頁列印的行數是否適當,從圖中可以看出其實還可以再增加兩行。我們直接在2:20行間隨便選中兩行(17:18行),右擊選擇複製,再右擊選擇“插入複製的儲存格”,即可增加2行表格。反過來,如果行數過多超出頁面,則只要直接在2:20行中任選幾行右擊選擇“刪除”即可減少行數。

  現在可以開始列印了。雖然空分欄表不會顯示,但由於有公式在還是會列印出空白頁。因此列印時得選中全部有資料的列,單擊“Office”按鈕選擇“列印”,在列印視窗選中“選定地區”再列印才不會列印空白頁。或者直接指定列印頁碼範圍也行。以後在年檢名單工作表中填寫修改資料後,開啟“分欄”工作表即可直接進行分欄列印,無需再做修改。

  將文檔儲存成模板還可用於對其他表格進行分欄列印。你只要把表格連標題帶資料一起複製粘貼到年檢名單工作表的A1儲存格,即可分欄列印。也不一定要3列,少於3列的表格略做調整同樣可以分欄。以2列表格來說,只要在“分欄”工作表中右擊第3列列標選擇“隱藏”,再複製A1:D1,按寬度“選擇性粘貼”到第1行,然後適當調整左、右邊距即可實現2列表格的分欄。

  當然超過3列的表格就得修改公式中的列數了,因此想做成模板最好一開始就按最多列的表格設定,再按需隱藏多餘列會比較方便。此外,若粘貼的表格有兩列名,只要在分欄工作表中選中第1行複製,再“插入複製的儲存格”增加標題列。然後在A1:C2標題列中按原表合并、設定格式後選中A1:D2複製粘貼到1:2行即可。

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