用序列在Excel 2007中實現快速錄入

來源:互聯網
上載者:User

  學校準備統計某些學生的一些基本資料,為了實現快速錄入和避免以往統計中格式上的混亂,在Excel 2007工作表中學生所在的科室以及所在班級都準備使用下拉式清單的形式輸入。學校共分四個科室,每個科室都有十多個班級。如果把這些資訊都放在一個列表中,那麼現在起來肯定很麻煩。所以,計劃科室、班級各使用一個列表,而科室輸入以後,它所對應的列表中只有該科室的班級,而不是全校所有的班級。

  經過實驗,我使用定義序列使這個問題很快得到瞭解決,資料的輸入工作也因此輕鬆很多。

  一、建立基礎資料表

  首先我們選中一個工作表,雙擊其工作表標籤,將其改名為“基礎資料”。然後將四個科室的班級名稱依次分別輸入在A列至D列的儲存格中,每一科室單獨一列。科室的名稱可放在該列的最上面一行。在E1儲存格輸入“科室”,並在其下方儲存格中分別錄入各科室名稱。如圖1所示。

  圖1

  選中A列儲存格範圍,然後點擊功能區“公式”選項卡“定義的名稱”功能組“定義名稱”按鈕右側的小三角形,在快顯功能表中選擇“定義名稱”命令,開啟“建立名稱”對話方塊,如圖2所示。確認在對話方塊“名稱”輸入欄為“微機科”後按確定按鈕關閉對話方塊。這樣就可以把A列儲存格範圍定義為“微機科”了。

  圖2

  用同樣的方法選定B、C、D各列,分別以各科室名定義相應的儲存格範圍。

  選定科室所在的E列,將該欄區域定義為“科室”。

  二、使用序列實現快速準確錄入

  現在回到目標工作表,以圖3所示表格為例。選中B2:B6儲存格範圍,點擊功能區“資料”選項卡“資料工具”功能組“資料有效性”按鈕右下角小三角形,在快顯功能表中選擇“資料有效性”命令,開啟“資料有效性”對話方塊。

  圖3

  單擊對話方塊中“設定”選項卡,在“允許”下拉式清單中選擇“序列”,並在“來源”下的輸入框中輸入“=INDIRECT($B$1)”,如圖4所示。

  圖4

  選中C2:C6儲存格範圍,仍然開啟“資料有效性”對話方塊。所有設定與圖4所示相同,這是要把“來源”中的公式修改為“=INDIRECT($B2)”。要注意公式中引用方式的不同。

  經過此番設定後,當我們把滑鼠定位於B2:B6地區中某儲存格時,會在該儲存格右側出現下拉按鈕,我們可在此下拉式清單中選擇輸入科室名稱。而我們單擊C2:C6地區中某儲存格的下拉按鈕時,則會顯示當前科室的班級列表,如圖5所示。

  圖5

  用這個方法,可以快速且準確地完成資料的錄入,方便有效。

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