提升業務效率，體現IT價值

作為程式員，大家大多數人都是在軟體公司中供職，或者在互連網公司中工作，但也肯定有不少人和我一樣，是在非IT公司的IT部門中工作，做一些開發的工作。

在非IT公司中，IT部門註定是一個服務部門，或者說是後院部門，而且是最“後援”的後院部門，在這樣的環境中，如何體現出程式員的價值呢？我們不是公司的直接利潤來源，不能直接為公司創造價值，因此只能用一種間接地方式來體現我們的價值。

既然我們服務的對象是業務人員，那麼提升業務人員的工作效率，就是體現價值最主要的一種方式。

這件事說起來很簡單，特別是在軟體公司中工作的同學一定會說：“做好系統，讓業務人員使用我們編寫的系統，那樣就提高效率了。”然而，情況並不盡然。就算是業務部門使用的系統是由第三方軟體公司開發的時候也是一樣，很多情況下想要從真正意義上提升工作效率是很困難的，否則就沒有那麼多人抱怨電腦系統不好用了，也就不會出現最近鐵道部在網上售票，結果罵聲一片的情況了。

想要做好任何一件事兒，其實都需要經過思考，需要經過發現問題，分析問題，解決問題的過程，想要提升業務人員的效率也是一樣。下面就結合自己去年的工作說下自己的體會。

去年我從下半年開始主要負責公司一個部門的算薪和考核的過程，但是算薪過程非常亂，錯誤率很高，所以核對工作非常複雜，每次算薪都要花費八到十個工作日才能夠完成，而這些天內，業務人員和我都是疲於奔命，一聽到電話就有蹦起來的衝動。

找了一個時間仔細分析了一下情況，發現其實很多工作都是因為提獎比例造成的，公司有很多險種和多家分公司，每個險種又有很多銷售渠道、保險期限，繳費方式等等，每種條件的組合都會有一個比例。而當初為了方便維護提獎比例的過程，採用了一些通用的方式，比方說用“00”代替所有銷售渠道，比方說用四位的公司代碼來包括下面所有的銷售機構。然而在通用的情況下，又會有一些特例，這些特例會單獨維護。

本來通用的方式是要減輕業務的工作量，結果在維護和計算提獎的時候，就導致了更大的混亂，業務人員無法確認某種條件組合的比例是否已經維護，經常會有漏掉的情況。

針對這種情況，和業務商量，決定把條件組合的粒度限制到最細，完全不採用通用的代碼和方式。但是這樣需要維護的記錄條數會大大增加。

其實根據各種條件來產生最細粒度的記錄，完全是一種機械性的工作，在此我使用了VBA的方式，在Excel中直接產生所有的記錄，然後通過匯入的方式直接輸入到系統中。

這樣，維護比例的效率提高了，算薪的錯誤率也直線下降，甚至出現了錯誤率為0的月份，檢查錯誤的過程完全省去了，工作效率有了很大提升。

然而，我們的故事並沒有到此結束，因為我發現，業務部門在薪資算出來之後，還會做核對，這項工作同樣是通過手動的方式完成的，效率低而且容易出錯。此時，我還是祭出VBA這件武器，編寫了宏，自動化地完成檢核的過程。

經過對這兩個環節的簡化處理，原來繁重的算薪過程從八天以上降到了兩天，而這兩天的時間還是可以輕鬆度過的。這樣業務人員就有更多的時間做更有意義的事情。

從上面的故事中，我總結出以下幾點：

1. 先要明確問題的關鍵所在，也就是效率低下的環節在哪裡（找到主要矛盾）

2. 分析這個環節，看其中存在什麼樣的問題。（分析問題）

3. 找到能夠解決這個問題的方法。（解決問題）

4. 迭代，精益求精。

大家在工作的過程中是否也有類似的經曆呢？