提高辦公效率 Word合併列印技巧4則

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上載者:User

  “合併列印”是Word的一項進階功能,是辦公自動化人員應該掌握的基本技術之一。但是大多數書上對“合併列印”的介紹都很簡單,如果按照書的上介紹去做,合并列印出的郵件並不能完全令人滿意。教你幾個合併列印技巧,希望能幫你提高辦公效率。 word教程

 1. 用一頁紙列印多個郵件

利用Word“合併列印”可以批量處理和列印郵件,很多情況下我們的郵件很短,只佔幾行的空間,但是,列印時也要用整頁紙,導致列印速度慢,並且浪費紙 張。造成這種結果的原因是每個郵件之間都有一個“分節符號”, 使下一個郵件被指定到另一頁。怎樣才能用一頁紙上列印多個短小郵件呢?其實很簡單,先將資料和文檔合并到建立文檔,再把建立文檔中的分節符號(^b)全部替 換成人工分行符號(^l)(注意此處是小寫英語字母l,不是數字1)。具體做法是利用Word的尋找和替換命令,在尋找和替換對話方塊的“尋找內容”框內輸入 “^b”,在“替換為”框內輸入“^l”,單擊“全部替換”,此後列印就可在一頁紙上印出多個郵件來。

2. 一次合并出內容不同的郵件

有時我們需要給不同的收件者發去內容大體一致,但是有些地方有區別的郵件。如寄給家長的“學產生績報告單”,它根據學生總分不同,在不同的報告單中寫上 不同的內容,總分超過290分的學生,在報告單的最後寫上“被評為學習標兵”,而對其它的學生,報告單中則沒有這一句。怎樣用同一個主文件和資料來源合并出 不同的郵件?這時就要用到“插入Word域”。在郵件中需出現不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if…then…else(I)…”。以“學生 成績報告單”為例,具體做法是將插入點定位到主文件本文末尾,單擊合併列印工具列中“插入Word域”,選擇下級菜單中的 “if…then…else(I)…”,在出現的對話方塊中填入,單擊“確定”按鈕。

有時可根據需要在兩個文字框中寫入不同的語句。這樣就可以用一個主文件和一個資料來源合并出不同內容的郵件來。

 3. 共用各種資料來源

   合併列印除可以使用由Word建立的資料來源之外,可以利用的資料非常多,像Excel活頁簿、Access資料庫、Query檔案、Foxpro檔案內 容都可以作為合併列印的資料來源。只要有這些檔案存在,合併列印時就不需要再建立新的資料來源,直接開啟這些資料來源使用即可。需要注意的是:在使用Excel 活頁簿時,必須保證資料檔案是資料庫格式,即第一行必須是欄位名,資料行中間不能有空行等。這樣可以使不同的資料共用,避免重複勞動,提高辦公效率。

4. 篩選與排序

用合併列印協助器中的“查詢選項”,可以篩選記錄有選擇地進行合并,也可以在合并的同時對記錄進行某種排序。工作時記住它們,可以提高你的辦公效率。

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