Word中插入參考文獻及其引用並能夠自動更新的方法

1、將滑鼠游標移到文本中需要第一次引用參考文獻的位置，點擊“插入”菜單，選擇“引用”，接著選擇“腳註和章節附註”，彈出“腳註和章節附註”視窗；

2、點擊“章節附註”，選擇“文檔結尾”，編號格式選擇1，2，3，並選擇連續編號；點擊插入；游標會對自動跳到檔案尾部，在此處輸入參考文獻。注意，此時該處的編號是上標格式，把它直接改為普通格式就行（只能改，不能刪掉）；雙擊該編號，游標自動回到文本中引用處； 

3、當同一文獻要多次引用時，可利用交叉引用：游標移到引用處，“插入”→“引用”→“交叉引用”，參考型別為“章節附註”，引用內容為“章節附註編號”（只能選“章節附註編號”而不能選“章節附註編號帶格式”，否則後來交叉引用加上的方括弧不是上標格式），選中需要的文獻。(註：若你後來又在前面的文檔中插入新的章節附註，這時後繼的章節附註會自動更新編號，但“交叉引用”不會自動更新（只是個連結而已）。為此可以按“ctrl+A”選擇所有內容後，按“F9”鍵就可以完成手動更新)

4、前面插入的文獻編號是1、2、3、、、，而我們習慣採用中括弧如[1]的格式。可按下述方法將文中和章節附註編號加上方括弧：

（1）用滑鼠或者“Ctrl+Home”回到文檔的起始位置；

（2）菜單“編輯”，“替換”或者直接用“Ctrl+H”開啟“尋找和替換”對話方塊；

（3）在“尋找內容”文字框裡面輸入“^e”（若是腳註時為f），在“替換為”文字框中輸入“[^&]”（章節附註、腳註都是它，當然也可），然後點擊“全部替換”效果如下：（一定要區分中英文全半形，另外建議最好都引用完成之後再加方括弧，否則會出現一層層方括弧）

5、文中和章節附註的標號都已經加上了方括弧，但是交叉引用部分還沒有加上。對交叉引用的序號進行處理：

（1）菜單“工具”，“選項”，“視圖”選項卡，在“顯示”部分點選“域代碼”，或者直接使用快速鍵“Alt F9”顯示域代碼，可以看見交叉引用的部分已經變成了代碼；

（2）菜單“編輯”，“替換”或者直接用“Ctrl+H”開啟“尋找和替換”對話方塊；

（3）在“尋找內容”文字框裡面輸入“^d NOTEREF”，在“替換為”文字框中輸入“[^&]”並將游標置於該文字框中，然後點擊“進階”按鈕，再點擊“格式”按鈕，在快顯功能表中選擇“樣式”，接著會開啟“尋找樣式”對話方塊，選擇“章節附註引用”樣式；(用後需取消才能再次用)

（4）完成上述工作後，“尋找和替換”對話方塊的內容變為，注意“替換為”文字框下面的“格式”一行；

（5）點擊“全部替換”，在菜單“工具”，“選項”，“視圖”選項卡，在“顯示”部分取消選擇“域代碼”，或者直接使用快速鍵“Alt F9”取消顯示域代碼.

（6）因為前面按Word的章節附註插入參考文獻要麼在文檔的結尾，要麼在“節”的結尾，如果參考文獻後面還需要有其他內容，就必須進行進一步修改。

     解決的方法似乎有點笨拙。首先刪除章節附註文本中所有的編號（我們不需要它，因為它的格式不對），然後選中所有章節附註文本（參考文獻說明文本），點“插入︱書籤”，命名為“參考文獻文本”，添加到書籤中。這樣就把所有的參考文獻文本做成了書籤。在本文後建立一頁，標題為“參考文獻”，並設定好格式。游標移到標題下，選“插入︱交叉引用”，“參考型別”為“書籤”，點“參考文獻文本”後插入，這樣就把參考文獻文本複製了一份。選中剛剛插入的文本，按格式要求修改字型字型大小等，並用項目編號進行自動編號。

     到這裡，我們離完美還差一點點。列印文檔時，章節附註頁同樣會列印出來，而這幾頁是我們不需要的。當然，可以通過設定列印頁碼範圍的方法不列印最後幾頁。這裡有另外一種方法，如果你想多學一點東西，請接著往下看。

     選中所有的章節附註文本，點“格式︱字型”，改為“隱藏文字”，切換到普通視圖，選擇“視圖︱腳註”，此時所有的章節附註出現在視窗的下端，在“章節附註”下拉式清單方塊中選擇“章節附註分割符”，將預設的橫線刪除。同樣的方法刪除“章節附註延續分割符”和“章節附註延續標記”。刪除頁首和頁尾（包括分隔線），選擇“視圖︱頁首和頁尾”，首先刪除文字，然後點擊頁首頁尾工具列的“版面設定”按鈕，在彈出的對話方塊上點“邊框”，在“頁面邊框”選項卡，邊框設定為“無”，應用範圍為“本節”；“邊框”選項卡的邊框設定為“無”，應用範圍為“段落”。切換到“頁尾”，刪除頁碼。選擇“工具︱選項”，在“列印”選項卡裡確認不列印隱藏文字（Word預設）。

 

6、工作還沒有完成，不難發現在文檔的結尾的章節附註上面有一個橫線，這是章節附註分隔字元，去除辦法如下：

（1）將文檔視圖切換為“普通視圖”，方法是點擊螢幕左下角的第一個按鈕； 

（2）菜單“視圖”，“腳註”（或雙擊文中引用處數字），效果如下；

（3）在“章節附註”下拉式清單方塊裡面選擇“章節附註分隔字元”，然後選中分隔字元橫線，刪除它；

（4）在“章節附註”下拉式清單方塊裡面選擇“章節附註延續分隔字元”，刪除（當章節附註出現跨頁的情況是會用到“延續分隔字元”的）；

 

7、再回到“整頁模式”；

8、下面的工作是如何對章節附註的格式進行修改，預設情況下“章節附註文本”樣式是不出現在“樣式和格式”工作窗格的，這時候要修改其格式：

（1）將章節附註文本選上，在“格式”，“樣式和格式”或文檔的右面的“樣式和格式”工作窗格裡面的“所選文字的格式”裡面會出現“章節附註引用”，點擊右面的向下按鈕，選擇“修改”，這樣就可以修改“章節附註引用”的格式了；

（2）如何讓“章節附註引用”樣式出現在“樣式和格式”工作窗格“請選擇要應用的格式”裡面呢？在“樣式和格式”工作窗格右下角的“顯示”下拉式清單方塊裡面選擇“自訂”，出現“格式設定”對話方塊；

（3）在“可見樣式”裡面選擇“章節附註引用”，或者點擊“全部顯示”按鈕，然後確定。這樣“章節附註文本”樣式就出現在了“請選擇要應用的格式”裡面，修改其格式的方法和修改其他樣式的方法相同；（如果感覺章節附註數字記號偏小，可將之改為內文樣式或直接清除格式）

9、有時候在文的一個位置需要引用多個文獻，形如“文獻[1-5]”，這樣的格式該如何?呢？用章節附註在文章同一處插入多個參考文獻，例如[1][2][3][4]（加方括弧方法同前），要把它變為[1-4]，並且不改變後面章節附註的順序。方法是用章節附註插入四個參考文獻後, 手動選中不要的中間部分並將字型格式選為隱藏文字，然後輸入“-”即可。（逗號或其它符號分隔的類似）