進銷存設計之——進銷存業務的整體設計思路

進銷存業務的簡單描述

 

單據是進銷存業務的基本操作手段，用單據可以直觀全面地記錄每一筆業務過程。進銷存業務中最重要的就是理清商品以及款項的流動，所以單據中的關鍵動作就是對商品數量和款項變化的控制和記錄。由於單據是對單筆業務的記錄，所以必須用其它方法記錄某一時間段內每種商品在所有業務中涉及的數量及金額的累計數，這就是總帳。基於單據的進銷存描述可以簡單地概括為：
  在期初建帳時就記錄好已經有了多少商品，價值幾何，以此作為基礎並記錄到總帳；然後進行採購，買進某種商品，這時候總帳中該商品的累計數（包括數量和金額累計）增加了，同時也產生了對供應商的應付款記錄；再進行銷售，賣出某種商品，這時候總帳中該商品的累計數（包括數量和金額累計）減少了，同時也產生了對客戶的應收款記錄；經過一段時間的買賣，當然要清楚地知道自己到底還有多少商品，很自然地我們也是到總帳中去查，此時當然沒有必要瞭解每項業務的累計數，只要知道那個時間段最後還剩多少商品就可以了，也就是商品的期末數量，由於商品破損等其它原因，電腦系統上總帳的期末數量和公司實際庫存可能不符，這時候必須以實際庫存為準進行以後的業務，這就是盤點的原因；對於公司而言，商品的變化不僅僅是買進賣出，可以有其它的方式如：廠家贈送、商品借出、庫房間調撥等，這些方式在是否產生利潤的角度上與採購、銷售不同，所以也必須用獨立的單據來記錄。
  以上就是進銷存業務的簡單描述，在這些業務單據收集的資料基礎上，就可以進行統計和分析，得出採購、銷售等分析報表。