淺談IT專案管理

　　管理一個項目與導演一部電影、執教一支職業棒球隊或者乘坐太空梭圍繞地球飛行沒有什麼不同。對於專案管理而言，你會和導演、教練或宇航員一樣感到刺激與激動。IT專案管理在有些人的眼裡就像激流搏浪一般令人振奮不已，再臨個矮一些人眼裡卻好像一潭死水一樣讓人苦悶。

　　在一些組織中，任何需要人員去管理的任務和工作都被認為是專案管理。這是錯誤的看法！專案管理是指為了達到一個特定的目標而對一列有時間順序的任務進行管理的能力。其中一些任務必須在其他任務完成之後才能完成，而另外一些任務能夠並行完成。一些任務需要個人能力，而另一些工作則需要每個人的參與來減輕負擔。技術上講，項目是為了創造一個惟一的產品或提供一個惟一的服務而進行的一個臨時性的努力。項目是超出常規運作的一項事業。假設一個公司在為其他組織開發客戶應用，運作是項目進行的一系列活動，完成項目的企業是執行組織。

　　項目是一個特殊的將被完成的有限任務，它是在一定時間內滿足一系列特定目標的多項相關工作的總稱。因此項目具有獨特性、臨時性及需要資源等特性。專案生命週期是項目階段的集合。大部分項目都包括：啟動階段、計劃階段、實施階段和收尾階段四個階段。

　　專案管理是通過項目各方干係人的合作，把各種資源應用於項目，以實現項目的目標，使項目干係人的需求得到不同程度的滿足。當然了，干係人中不都是通過項目可以獲得收益的人，其中也包括進行此項目而利益受損的人。我們開展這個項目，進行專案管理要做到的就是要保證和擴大干係人的正面利益，消除或者減少項目對干係人的消極影響。專案管理對應的五個過程是：啟動、計劃、實施、控制和結束。項目的管理是一項貫穿生命週期的活動，在IT產品開發的每一個階段都會存在專案管理工作。

　　項目在開始前首先需要確定的是項目的需求。項目的相關人員需要進行需求分析，項目的相關人員包括部門經理、客戶、總監、終端使用者或者是對項目有掌控權的其他人，當然這是對於大多數的項目而言的。根據這些關鍵項目相關人員提供的材料，尤其項目的需求，項目的限制條件，項目的時間、成本目標，專案經理收集、整理需求，建立專案計劃，並確定項目提交產品。項目一旦確定，就具有明確的項目起始和終結日期。在確定要完成的目標後，每天都會有設定的完成的小目標或者說是任務。

　　那麼怎麼樣才能知道項目的最終結果呢？小組的相關負責人會每天給自己的組員開會來檢驗或者說是探討當天完成任務的情況，而項目的相關負責人則需要在一段時間後來檢查驗收項目的完成情況。我們決不能匆忙的開始IT項目，而應該是有計劃的，有唯一需要完成的目標任務的IT項目！就好像考古學家們想要穿越陷阱迷宮、各種複雜的機關為了最終的研究。在電影中總會看到在迷宮裡會有一些屍骨，那些都是未能最終達到迷宮最深處就被機關陷阱所終結的人。在沖向一個特定項目的目標之前，我們應該已經在腦海中構想除了達到該目標的清晰、簡明的辦法。要想成功地完成一個項目，就應該對交付結果有一個明確的認識。

　　我們需要知道為什麼實施該項目。需要管理層對該項目的傾力支援。在每次開會討論時除了對任務的總結外還有對總的完成目標進行一些修正以及提建議，當然這些必須要建立在不改變總體項目的大方向上！如果每天都產生一些變化，並且這些變化對於最終目標會產生巨大的影響，這樣項目的完成必將受到影響，並有可能最終導致項目的夭折！在項目已經一切準備就緒就要開始時，我們仍需要給項目進行規劃。然後還需要和管理層合作、編製預算、建立分工結構圖、建立並實現專案計劃，當然具體的項目也會有更細緻的前期工作。

　　也許會覺得建立了一系列的計劃卻還沒有開始真正的項目，這樣太浪費時間？若是這樣想就錯了！如果沒有前期這些步驟你的項目在具體的實施過程中必將遇到更過的過程，並且項目有可能被擱置！就好像你去建一所房子，不可能給你水泥和磚塊你就開始工作了，你的圖紙、工人的任務分配等等更多的細節。只有完成了前期細緻複雜的工作，在IT項目的整體實施過程中才會相對順利。IT專案管理的意義也正是在此！ IT專案管理有時就像是倒黴的夏季之旅，當以為在對的方向上春風得意的前進時，有可能已經在錯誤的道路上越走越遠了！無論已經做過了多少的研究，測試過多少次開發過程，計劃制定的多麼仔細，沒人能夠預測未來將是怎樣的。

　　專案管理可能、而且經常是：項目開始時的方向由於偶然或設計的原因出了錯。在有些情況下，可能在實現的前期發現了一個好的方法或產品。在另外一些情況下，來自管理層或客戶的變更可交付成果的請求也可能變更項目實現的方向。“任何變更，即使是向好的方向變更，也總是伴隨挫折和痛苦。”對於IT項目而言，由於其自然屬性必然要導致變更。打補丁、軟體新版本、缺陷、安全問題、項目相關人員的新要求等都是導致變更的原因。

　　變更控制是一個內部的管理過程，專案經理可以此來阻止任何人（包括管理層）在沒有正當理由的情況下變更項目的交付規格和要求。變更控制要求要求者必須要有足夠的理由才能提出變更要求，然後在評估提出的變更對項目的各個方面的影響。如果在小組的工作中對項目的任何意見都可以在小組開會討論時提出，但是在完成項目過程中卻不可以任意改變原有的任務計劃，必須通過小組的討論以及項目總負責人的認可，才不會導致總體任務的差錯！

　　對項目的可交付成果的變更可能會需要額外的資源、額外的資金、額外的時間，或者同時需要三者才能完成項目。對所請求的變更進行紮實的調研將會成為可交付成果提出的新的要求提供證據。如果變更是因為內部的原因，比如缺乏專註性、資源的變化、工作單元沒有完成或者是不正確的投資，專案經理必須繼續發揮領導作用來校正這些問題。

　　項目的品質是項目滿足客戶需求的能力。然而，層級是一件事情或者一項服務的排序或者分級。不管是在開發一個產品或者一種服務，總是要進行一個過程來完成。項目的品質管理是一個你需要在所有活動中—從產品概念階段到發布階段—都要執行的，有你保證產品品質的活動。

　　專案管理中的品質階段可分為5個部分：啟動過程、計划過程、執行過程、控制過程以及收尾過程。當項目克服了艱難險阻走過了每個過程組，你需要一個檢驗項目過程品質的系統，這個系統是經過驗證的系統。例如，一個為企業開發應用的項目在實施過程中會有幾個裡程碑。這個項目的最終目的是讓使用者可以通過公司的網站提交人力資源管理表格。這樣專案經理可以檢查每個階段的工作是否與這個最終的提交產品一致。如果某個階段的工作與最終的提交產品不一致，專案經理必須立刻採取矯正措施保證工作回到正常的軌道上來。

 　　綜上所述一個IT項目，除了開發階段的工作，在專案管理方面也有大量的工作需要去完成並且是必要的！在困難和挑戰面前IT專案經理常常會因為做出錯誤的決策而失敗。情況常常是，面對複雜的問題，反應時間是有限的，如果沒有備用計劃一旦突發事件出現，在沒有企業支援的情況下專案經理不得不做出一個錯誤的擔憂重大後果的決定。

　　專案管理絕對不是隨便可以忽視的，要切實的定下一系列的計劃，並儘可能按照計劃的制定去執行！如果總是延遲完成計劃，最終的項目必將受到影響，當如適當的調整計劃也是很有必要的！完成一個IT項目無疑是需要團隊合作的，在團隊中每個人都要發揮自己的作用，這不僅僅是說你在對項目的貢獻上，而且在整個團隊的合作上也需要每個人的配合。任何人在項目上拖延或是與工作團隊的不合都有可能導致項目在完成的時間、完成的品質上產生巨大的偏差！最後在完成項目後，我們一定會為了項目的成功感到自豪，當回頭再看整個項目的進行過程時，會對在項目進行之初的規劃感到欣慰！這也是專案管理存在的必要性吧！