JoinHand企業文件管理系統解決方案

一、解決方案概述

隨著公司資訊化的不斷深入，電子檔案的管理成為一個很迫切的實際需求。如何把有價值的檔案集中管理起來，如何有效控制文檔的存取權限，如何管理檔案的關聯性和版本等已經成為這些企業不得不考慮的問題。

功能描述：

JoinHand 企業文件管理系統是 JoinHand 推出的基於 Lotus Domino/Notes 平台的企業級分布式文件管理系統。

JoinHand 企業文件管理系統是協助企業使用者快速部署基於 Lotus Domino/Notes 的文件管理系統的一個有利工具。JoinHand 企業文件管理系統主要採用 C/S 模式，這主要考慮到了企業特殊檔案的管理的特點。JoinHand 企業文件管理系統的主要特點是：

分布式：使用者可以將 JoinHand 企業文件管理系統部署在多個 Domino 伺服器上，甚至可以跨地區使用。

靈活性：JoinHand 企業文件管理系統對檔案的管理採用的是“檔案櫃”方式，使用者可以按照不同的分類標準建立不同的檔案櫃。

可以管理企業的受控檔案：企業受控檔案的管理是十分重要的，例如 ISO 檔案、生產工藝、圖紙配方等。JoinHand 企業文件管理系統可以有效地阻止使用者的非法拷貝和列印操作。

與 JoinHand Workplace 公司專屬應用程式中心結合使用，可以做到更進階的文檔安全控制，保證電子檔案的安全性。

JoinHand 企業文件管理系統做到了真正的文檔生命週期管理。文檔的生命週期並不是簡簡單單的審批過程。在企業中，一份文檔的完整的生命週期應該包括如下階段：

文檔作者或指定的文檔起草人員起草文檔

文檔審批過程

文檔在通過審批以後，由指定的人或部門做發行處理

文檔的發行對象按照檔案描述的內容執行檔案

如果檔案具有繼承性，可能會對檔案進行改版

如果檔案不被企業繼續使用，將被廢止

不論是舊版檔案還是廢止檔案，都會進行歸檔