讓你的PPT 3秒鐘能被人看懂!

來源:互聯網
上載者:User

  PPT的清楚表達,有三個層次的要求:

  1.清晰可見。

  這是最基本的要求。如果一頁PPT看上去一團亂麻,密密匝匝的小字放在那兒,聽眾看都懶得看,怎麼能讓人家一下子記住內容呢?PPT的字型、字型大小、顏色都要清晰可見,保證聽眾不但看得見,而且看得清。

  2.容易理解。

  講一遍大家就能聽明白。這主要體現在語言方面,既不要之乎者也,也不要從句套從句,讓別人霧裡看花、水中望月。然後自己感慨一句:其實你不懂我的心。奉勸一句別繞那麼多彎彎或者朦朧詩,弄個明明白白我的心多好。

  3.體現個性。

  前面提到很多方法可以體現出PPT的個性,比如用標題、用線索、用模板,等等。無論是展現自己的個性還是展示公司的風采,都要求PPT的形式和內容有機統一,這是我們追求的PPT之最高境界。

  要想讓PPT把資訊清楚明白表達出來,必須遵守以下三大原則。

  1.學會站在別人的鞋裡想問題。

  這裡講究的是一個思維方式。要遵循理解萬歲的原則。PPT可不能玩行為藝術,只有讓別人理解,所表達的資訊才是有效。在清華讀書的時候,有位師兄超級有個性,畢業答辯的PPT寫得晦澀難懂,導師讓他寫檢查,他交上去一篇文言文檢查,也沒有署真名,寫了個自己起的字。這也就是在學校,要是在公司,老闆肯定給你一個紙箱子,讓你半個小時收拾東西走人。展現個性的基礎是要尊重聽眾,讓他們愛上你。我們前面講的那麼多方法,不是要讓聽眾多花心思琢磨你的意圖,而是讓別人少動腦子就能清楚明白你所表達的資訊。

  英語裡講Be in others shoes ,意思是站在別人的鞋裡,引申義為從別人的角度想問題)。照片上,這個小朋友站在媽媽的鞋裡,卻體現出自己的風格。寫PPT,也要有這種獨特的思維方式,時時刻刻從聽眾的角度著想。

  職場感悟

  不妨來和你的朋友做個小遊戲。這個遊戲非常簡單,請和你的朋友面對面坐好,用兩隻手給坐在對面的夥伴搭一個人字。搭好後,看看你的手,如果從自己的方向上看是個“入”字,那麼恭喜你,你是個細心的、會站在對方的角度上思考的人。因為只有你看到的是“入”字,坐在你對面的夥伴看到的才是“人”字。

  這種思維方式強調就是Be in others shoe,即從對方的角度想問題。這種能力需要在實踐中慢慢培養,下面的幾個小故事能夠給你一些啟發。

  (1)文化差異。

  有一次,我去廣州出差,要打車。正是下班高峰時間,車很不好打。走了一段路,看見路邊停著一輛出租車,就走了過去,司機正在安稅票的紙。我彎下腰,對著車窗問了句:“師傅,走嗎?”司機眼皮都不抬一下,搖搖頭,繼續裝稅票。我無奈,剛要走,來了一個男的,朝著這個司機說了句: “靚仔……”之後,他成功坐上車走了。雖然,沒聽清楚後面的話,但“靚仔”這個詞深深地教育了我。在北京叫“師傅”很親切,而在廣州,“靚仔”更加有魅力,這就是文化的差異。

  做PPT,也要考慮聽眾的文化背景。這個文化不單單是地區上的差異,還包括公司文化上的差異,以及公司內部各個品牌形象上的差異,等等。比如,在百事的食品品牌中,奇多是個兒童的品牌,這個品牌的PPT就要生動活潑;而桂格是一個健康品牌,關於這個品牌的PPT就要顯得陽光、健康。如果弄反了的話,會讓人家覺得“驢唇不對馬嘴”。而如果連品牌的形象都表達錯了的話,就更無法讓領導接受你對這個品牌的項目的見解了。

  (2)語言差異。

  這種差異在和外國人打交道時,更加凸顯。聽過“各國英語 ”之後,我明白了一個道理,跟母語是英語的人交流最簡單,因為他們能猜出來你真正的意思。正所謂“說我們的Chinglish,讓老外們痛苦去吧”。但要是趕上對方英語不如你,痛苦的就是你了。一個同事曾經在泰國鬧了一個笑話。泰國有一種米粉的吃法,很著名。一個大鍋裡是熱湯,把米粉放在一個漏勺裡,到熱湯裡涮一涮,熟了以後,撈出來,放上些菜碼、肉丸等,澆上煮好的湯。湯是燉肉的醬油湯,這個同事不太喜歡醬油味,就跟服務員說要“clear soup(清湯)”。結果服務員給他端上來一碗醬油湯,但沒有米粉,搞得我們這位同事啞口無言。

  外企裡很多人喜歡把一些GRE單詞用在PPT裡,以表明自己英語水平高。就我的經曆而言,越是複雜的詞,越容易讓別人誤解。一般情況下,聽眾不會因為不認識PPT上面的一個詞,而向你提問,結果是最終這個資訊不能有效傳達給聽眾。如果這是一個非常重要的資訊,對整個PPT報告的效果都有影響。所以,越是用英語寫PPT,越要儘可能用簡單的詞和句子,減少造成歧義的幾率。

  (3)認知程度差異。

  還是這個清湯麵同事,有一次問我一個英文單詞的過去式怎麼拼字。我問他是給什麼人寫E-mail?他說:“越南人。”“哦,那就直接加ed吧,省得人家不明白。”我的回答嚇了他一跳,但想起麵條的經曆,覺得也不無道理。

  PPT的製作者,對該項目本身的認知程度要比聽眾包括領導高出很多,因為我們對報告的內容非常熟悉,每天都跟這個項目打交道,項目的核心資訊以及所有的細節只有我們最清楚。製作者要考慮到這種資訊的不對稱,並針對這種情況,製作PPT。

  處理資訊的具體要求如下:

  ①正確的資訊層次。

  老闆需要知道戰略層次,夥伴需要知道戰術層次,辦事人員需要知道執行層次。這就好比專案管理的時間甘特圖,給老闆們看的是裡程碑層級的,跟同事交流的是完成項目的具體步驟及其直接的關係,而和執行項目的人要交代的則是每個工作如何具體操作才能保證萬無一失完成。

  ②正確的資訊形式。

  老闆需要簡單明確的結論和事實,夥伴需要整個項目的規劃和邏輯步驟,客戶需要知道如何使用滿足他們的需求。我從前習慣了用英文寫PPT,回國後,在大學裡給人家講課也用英文講。很多聽眾反映,接受起來有難度。收到這種反饋之後,我就把所有的講稿都改成了中文,並以更多的中國元素代替了西方背景的一些元素,這樣大家理解起來更快更好。

  把自己和聽眾放對位置,特別注意聽眾的文化、語言、認知的差異性,站在聽眾的角度考慮,他們會希望聽到哪些資訊,這些資訊通過什麼樣的形式來表達他們最容易接受呢?換位思考不但是我們做好PPT的一大基本功,更是我們待人接物、處理與同事關係的基本法則。站在別人的角度想問題,把話用對方能接受的表達方式說出來,對方才能明白。

  怎麼知道聽眾明白了沒有呢,直截了當地問:“有誰不明白?”一般情況下,下面沒有一個人舉手,誰也不想顯示自己的IQ不如別人。如果你再問:“有誰明白?”舉手的也不會很多,大多數的人會選擇沉默。獲得觀眾反饋最好的辦法,是仔細觀察聽眾的表情和眼神,通過這種渠道,跟他們交流。在聽講過程中,聽眾會把感受寫到臉上,往往在接收到資訊以後會下意識地做出一些面部表情的反饋。這些表情是不會說謊的。如果你發現你的聽眾沒有面部表情,其實他們也沒有撒謊,他們對你講的東西毫沒有興趣。見人說人話,見鬼說鬼話,我們正面理解這句話就是要好好從聽眾的需求出發,把自己要表達的資訊“翻譯”成對方能理解、聽得進去的內容。

  漫畫9

  2.別學周杰倫含糊不清。

  和外甥之間發生的一個小故事,讓我對錶達清楚資訊有一個深刻的理解。外甥今年上初一,是周杰倫的超級粉絲。他的電腦是個用了5年的老筆記本,沒有音箱,天天把喇叭的音量開到最大,且音效極差。他還愛跟著唱,用他那處於變聲中的分了叉的破鑼嗓子。音效與嗓子結合起來實在讓人崩潰。家裡一聽到他唱歌,就會忍不住上前制止,以擺脫這份折磨。對周杰倫不感興趣的我,從來沒聽明白他唱的到底是什麼,直到有一天,我回家,看見外甥趴在電腦前照著歌詞唱周杰倫的歌,咿咿呀呀地沒個調。我湊過去,說:“我想看看你到底都在唱什麼。”不看不知道,一看嚇一跳,才知道這些歌的歌詞寫得這麼美,弘揚了很多中華傳統美德。聽我這麼一說,外甥來了勁,又向我推薦了幾首他認為歌詞特別好的周杰倫的歌。

  這件事對我感觸特別深。一方面我在做自我批評:我們判斷事物的時候總是從自己的想象出發,而不願意進一步思考,挖掘它背後的原因。也許我們會說,我們努力傾聽了,但根本聽不懂。其實原因是因為我們忘了去看看歌詞。而另一方面我也體會到當我們跟別人交流,尤其是通過PPT和別人交流時,對清楚表達的要求更高。就好像周杰倫他在歌聲中表達的資訊,含糊不清,所以,拒絕了我這位歌迷。你絕對不能像周杰倫那麼拽,讓老闆去瞪著眼睛、豎著耳朵猜你到底要說些什麼,這樣的話,你就死定了。你的PPT中所有的內容,都要保證聽眾無論從會場的哪個角度和距離都能看見,而且盡量要讓聽眾看得舒服。接下來的幾個章節,我們會分別介紹各種類型的資訊怎麼表達才讓聽眾看著不費勁。不要小看了這些細節,它們體現出製作者和演講者對聽眾的尊重,對工作的重視。

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