Word中的合併列印

Word中的合併列印

一、操作步驟
　　1、準備一個EXCEL檔案，第一行為欄位名。
　　2、準備一個WORD檔案，根據需要進行排版。需要插入欄位的地方暫時空著。
　　3、顯示WORD中的“合併列印”工具列：單擊WORD菜單“工具－信函與郵件-顯示合併列印工具列”。
　　4、建立WORD與EXCEL之間的關聯：單擊工具列上的“開啟資料來源”，選擇需要合并的EXCEL檔案，選擇資料表。
　　5、插入欄位：游標定位在WORD文檔中需要插入欄位的位置，單擊“插入域”按鈕。
　　6、單擊工具列上的“查看合并資料”就可以查看效果，最後單擊“合并到新文檔”。

二、幾點技巧
　　1、EXCEL中的日期，合并到WORD後顯示為“7/15/2008”之類的效果，與原EXCEL中顯示效果不同。解決辦法：在EXCEL中再插入一列，內容為=text(日期,"mm-dd")或=text(日期,"mm/dd")，格式自定
　　2、EXCEL中的小數，合并到WORD後顯示為15位小數。
 解決方案①EXCEL中在輸入這些數字時，用文本方式輸入，即在數字前用單引號，如'3.14。
 　　　　②在EXCEL中插入一列，內容為=TEXT(數字,"0.0")，0.0表示保留一位小數。
 　　　　③不改動EXCEL，在WORD文檔中修改，在WORD中按alt+f9，顯示域代碼，在原代碼後添加如下字元\#"##0.0"，小數點後一個0表示保留一位小數。
　　　　例如：{ MERGEFIELD  實發工資 \#"##0.0" \* MERGEFORMAT }，可以“郵件-編輯域-域代碼”在“域代碼”後面加上\#"##0.0"。
　　　　其實對日期，也可以有這樣的方法解決。只不過在域代碼後插入的是\@"YYYY年M月D日"。

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　　“合併列印”是Word的一項進階功能，是辦公自動化人員應該掌握的基本技術之一。但是大多數書上對“合併列印”的介紹都很簡單，如果按照書的上介紹去做，合并列印出的郵件並不能完全令人滿意。教你幾個合併列印技巧，希望能幫你提高辦公效率。

　　1、用一頁紙列印多個郵件

　　利用Word“合併列印”可以批量處理和列印郵件，很多情況下我們的郵件很短，只佔幾行的空間，但是，列印時也要用整頁紙，導致列印速度慢，並且浪費紙張。造成這種結果的原因是每個郵件之間都有一個“分節符號”， 使下一個郵件被指定到另一頁。怎樣才能用一頁紙上列印多個短小郵件呢？其實很簡單，先將資料和文檔合并到建立文檔，再把建立文檔中的分節符號（^b）全部替換成人工分行符號（^l）（注意此處是小寫英語字母l，不是數字1）。具體做法是利用Word的尋找和替換命令，在尋找和替換對話方塊的“尋找內容”框內輸入“^b”，在“替換為”框內輸入“^l”，單擊“全部替換”，此後列印就可在一頁紙上印出多個郵件來。

　　2、一次合并出內容不同的郵件

　　 有時我們需要給不同的收件者發去內容大體一致，但是有些地方有區別的郵件。如寄給家長的“學產生績報告單”，它根據學生總分不同，在不同的報告單中寫上不同的內容，總分超過290分的學生，在報告單的最後寫上“被評為學習標兵”,而對其它的學生，報告單中則沒有這一句。怎樣用同一個主文件和資料來源合并出不同的郵件？這時就要用到“插入Word域”。在郵件中需出現不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if…then…else(I)…”。以“學產生績報告單”為例，具體做法是將插入點定位到主文件本文末尾，單擊合併列印工具列中“插入Word域”，選擇下級菜單中的“if…then…else(I)…”，在出現的對話方塊中填入，單擊“確定”按鈕。
　　 有時可根據需要在兩個文字框中寫入不同的語句。這樣就可以用一個主文件和一個資料來源合并出不同內容的郵件來。

　　3、共用各種資料來源

　　 合併列印除可以使用由Word建立的資料來源之外，可以利用的資料非常多，像Excel活頁簿、Access資料庫、Query檔案、Foxpro檔案內容都可以作為合併列印的資料來源。只要有這些檔案存在，合併列印時就不需要再建立新的資料來源，直接開啟這些資料來源使用即可。需要注意的是：在使用Excel活頁簿時，必須保證資料檔案是資料庫格式，即第一行必須是欄位名，資料行中間不能有空行等。這樣可以使不同的資料共用，避免重複勞動，提高辦公效率。

　　4、篩選與排序

　　 用合併列印協助器中的“查詢選項”，可以篩選記錄有選擇地進行合并，也可以在合并的同時對記錄進行某種排序。工作時記住它們，可以提高你的辦公效率。

　　5、在word中保留兩位小數

　　在利用合併列印功能做一個文檔，將EXCEL中的資料合併到新的WORD文檔中，但是當EXCEL中的資料是帶小數的時候（例如：157.2），合并到WORD文檔中就變成157.200000000001。
　　用域開關控制數字格式步驟為：在Word中右擊表現錯亂的數字，在快顯功能表點“編輯域”，在彈出介面點“域代碼”，在代碼編輯欄跟進輸入格式參數\#"0.00"。點“確定”，即可看到正確的數字格式。以上格式參數中，"0.00"表示保留兩位小數，以此類推。
　　用域開關控制日期格式步驟為：在 Word中右擊格式錯誤的日期，在快顯功能表點“編輯域”，在彈出介面點“域代碼”，在代碼編輯欄跟進輸入格式參數\@"YYYY年M月D日"。點“確定”，即可看到正確的日期格式。以上格式參數中，"YYYY年M月D日"表示日期格式，可以此靈活類推。如\@ "EEEE年O月A日",表示大寫日期。