針對文獻管理軟體Note談我心目中的個人資源資訊管理軟體

作者：sealogos    Email：sealogos@gmail.com   

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本文的起因與目的：隨著自己大腦和電腦儲存的資源越來越多，怎樣有效管理成了我幾年來思考的問題，在Google上檢索“筆記軟體”、“讀書軟體”、“文獻管理軟體”發現了好多資訊，最後發現了Note跟我心目中的個人資源管理軟體有些相似，但Note在功能上還有許多滿足不了我的要求。但畢竟我看到了希望，再有因為Note是國產軟體我本意是大力支援的，所以我專門花一下午時間寫成此長文，發表在我的Blog和Note支援人員論壇上，希望與同道中人共同探討交流，一是滿足我心目中個人資源資訊管理軟體的渴盼，二是能促進Note的發展，惠及有此需要的人們。（有些人會以為這片文章又臭又長，但本人是花了時間和功夫的。對於持反對意見的人，我不會花時間去反駁的，只會從回複文章中吸收有益的東西，再寫新的感想發表，只當自娛自樂罷！）

一、Note是做文獻管理的軟體，我為什麼提個人資源資訊管理？

科技文獻管理是Note一類軟體的特色，在科技文獻資訊爆炸的今天很有市場前景。做好科技管理文獻的軟體開發是愛琴海軟體公司的本分，目前一定要做專做好才能從市場大潮中脫穎而出，這是短期目標，如果努力應該可以達到目標。

但我看來還有更遠大的目標值得愛琴海去思考，那就是個人資源資訊管理和企業資源資訊管理軟體的開發。

因為：當今時代，不僅科技文獻資訊爆炸，包括其他資訊也被催生爆炸。管理科技文獻只是其中的一部分。個人資源資訊和企業資源資訊管理也有市場需求。

比如：我，除了管理我的科研文獻之外，我還要管理教學資訊、還要管理我電腦裡的遊戲、電影、下載的網摘資訊，還要管理我兒子的電子照片、錄影片等等，我也想像管理科技文獻那樣專業管理這些資訊。

對於企業，除了科技文獻之外，也要管理人事資訊、工資資訊、還有商業經濟資訊，甚至客戶的喜好、客戶的言談舉止，凡是涉及商業的資訊都需要管理。

如果在做專文獻管理的基礎上，把這些經驗和技術移植改造到個人和企業或者更有針對性的客戶需求上，這就是個人和企業資源資訊管理，這應該是一個遠大目標，值得追求。如果將來能有一款軟體既可以管理科技文獻又可以管理其他資源資訊。——這就是我心目中的個人資源管理軟體。

二、我心目中的個人資源資訊管理軟體能做什麼和現在的Note能做什嗎？

1、我心目中的個人資源資訊管理軟體能便捷地大量匯入題錄、筆記、檔案。

這裡的檔案包括科技文獻的全文、普通word、pdf、caj等檔案、軟體檔案、圖片檔案、音效檔、影像檔案、網頁等。還要能匯入檔案夾。

這裡有兩個關鍵詞：便捷和批量。

（1）對於題錄的匯入：

Note（以下簡稱NE）可以做到批量和便捷。但裡面也有些小問題。（以下問題有些可能我提的不對，請NE指出）

對於線上資料庫和從各大資料庫下載的題錄檔案的便捷大量匯入比較好，但手工輸入題錄很麻煩。

因為我以前有很多已經下載的科技文獻，我也想管理進去，難道只有手工輸入的辦法嗎？有沒有更好的解決方案？我在NE支援人員論壇上找了半天沒找到，請NE告知。（如果NE能在匯入任意期刊檔案時自動識別作者、期刊名、頁碼等資訊就好了，但應該說目前難度太大。不過可以這樣考慮：在NE裡設計一個小手，可以人工抓取文字，填入自動彈出的題錄視窗中）

我知道三個辦法解決手工輸入題錄問題：第一個用匯入檔案的辦法。這樣可以直接把檔案題目匯入，不用再輸入了，但諸如作者、年份、出版物名稱、頁碼等都要自己輸，太麻煩了；第二是在題錄視窗用建立題錄的辦法，然後在附件裡添加檔案。這種辦法比第一種還要糟糕。因為這種建立題錄不顯示檔案題目，一切都要自己輸入；第三種辦法就是把電腦上存的文獻上網重新檢索，再匯入題錄資訊。

不知道還有其他方法嗎？

（2）對於檔案的匯入：

我希望NE能夠大量匯入檔案，包括大量匯入筆記等，這樣能夠提高效率。但目前好像只能匯入單個檔案。

對於匯入檔案的便捷性，我覺得NE還應該有所提高。現在的方式是：檔案――匯入檔案——選擇檔案。我覺得還不夠好。如下舉例說明;

對於我電腦內早就存在的檔案（不一定是科技文獻，也可能是我兒子的錄影或我的影片），有些我想管理進NE，有些不想，我需要先開啟看看這個檔案才知道這個檔案是否需要進入NE。如果我希望它進入，我要做的是：關閉這個檔案，然後開啟NE，然後“檔案――匯入檔案——選擇檔案”，如果我的這個檔案隱藏的比較深，在一層一層的檔案夾裡面，那麼我在匯入檔案時就會很費勁地開啟一個又一個檔案夾。

我的建議是：開發一個*.reg程式，當我決定要管理這個檔案進入NE時，我只要點擊滑鼠右鍵，選中匯入題錄，或者匯入檔案，一鍵OK，這樣就快捷很多。這種操作方式比較符合人的習慣。這種*.reg程式很多，比如365key天天網摘、新浪ViVi網摘、美國美味書籤網摘都可以一鍵儲存網摘。

（3）檔案的匯入裡還有一個特殊的是網頁的儲存和匯入。

因為目前在做研究時，也會引用很多官方網站的資料，需要在參考文獻裡註明網址出處。我理想的文獻管理軟體應該是像各個大的著名網摘網站一樣（比如365key天天網摘），不僅能儲存網頁的內容，也能自動儲存網址，還能儲存網頁快照，還能對儲存的網頁內容做評論，做筆記。我已經是365網摘的老使用者，深得其益。

我知道NE裡面也可以儲存網路連結，但好像不是很方便，也不能儲存網頁快照，萬一連結打不開，那就歇菜了。

我的建議是：參考上面的*.reg程式，完善儲存網頁功能（包括網頁裡的圖片），並能自動將網路連結加入附件、加入題錄資訊。  還有一個建議就是參考“網文快捕”的功能，允許使用者把網頁儲存到本機電腦。

（4）對於檔案夾的匯入：

對於一些學位論文和超星圖書是以檔案夾的形式存在電腦裡的。從NE“匯入檔案”命令裡沒辦法實現。只能先建立一個題錄或者筆記再用添加附件的形式匯入，雖然不很麻煩，但有些人可能因為習慣了從NE“匯入檔案”命令裡匯入，不一定會想到這個辦法。而且不能大量匯入。

（5）我還有個問題是：

我在閱讀文檔時經常會用Caj、Pdf閱讀軟體做些注釋標註，我能把他們匯入到NE裡面嗎？

2、我心目中的個人資源資訊管理軟體能便捷地大量匯出題錄、筆記、檔案。

剛才講完匯入，現在講匯出。

（1）對於題錄的匯出：

我知道NE可以做到批量和便捷匯出題錄，這樣便於交流和給學生開書單等等。這個非常好。但我更願意談談大量匯出筆記和檔案的重要性。

（2）大量匯出筆記和檔案的重要性

在[檔案] 功能表裡面只能看到“匯出題錄”，但沒有“匯出筆記”和“匯出檔案”和“匯出檔案夾”，要做這個工作需要在別處，這種菜單安排有待於重新考慮。

NE也可以匯出筆記和檔案以及檔案夾：

匯出筆記需要在“編輯筆記”欄中的“檔案”裡匯出；匯出檔案和檔案夾只能在附件裡用拷貝的方法匯出。匯出筆記和檔案、檔案夾都只能單個匯出，不能批量。

為什麼非要大量匯出筆記、檔案和檔案夾？

因為許多人需要。現舉例說明：

例A、比如我以前研究過楊樹，我把相關文獻收在“楊樹”檔案夾，後來我又研究樹木的生態效益（不僅僅是楊樹的效益，還包括其他樹的效益），這些文獻我存在“效益”檔案夾裡面，“楊樹”和“效益”的文獻都被NE管理著。現在我需要研究“楊樹的效益”，那麼我在NE裡面搜尋後會輕鬆獲得“楊樹＋效益”的文獻，這些都是以連結的方式得到的，不會佔用硬碟空間（這個功能我非常欣賞）。這時我會遇到一個問題：我需要我的研究生閱讀我“楊樹＋效益”的文獻，我需要拷貝給他。我可以通過匯出題錄的辦法只給他題錄，讓他自己去下載全文，但會耽誤他的時間。如果我從我硬碟中拷貝給他，但NE現在只能單個檔案拷貝，而且“楊樹＋效益”的文獻來自於“楊樹”和“效益”兩個檔案夾，我需要一篇一篇的拷貝，很麻煩。

所以我希望能夠大量匯出檔案、筆記和檔案夾，自動從“楊樹”和“效益”兩個檔案夾中抽取有關“楊樹＋效益”的文獻到“楊樹＋效益”檔案夾。

例B、再舉一個通俗的例子：比如我的硬碟裡的電影分類為愛情片、動作片、科幻片三個檔案夾，我朋友喜歡看張曼玉主演的片子，我希望把三個檔案夾裡所有的張曼玉主演的片子抽取出來到“張曼玉”檔案夾，然後拷貝給他，這是我就需要大量匯出功能。

例C、還有一個教學的例子。比如我製作ppt投影片時需要從我自己建立的圖片庫中尋找有用的圖片，我的圖片庫已經用NE管理，我可以用NE通過我對圖片的注釋搜尋出我需要的圖片，搜尋結果也是以連結的方式得到的，不會佔用硬碟空間。如果我想讓製作投影片的公司幫我做，那我就需要大量匯出這些圖片拷貝給他。但現在NE只能單張拷貝，比較麻煩。

所以我的建議時：開發大量匯出功能！！！

3、我心目中的個人資源資訊管理軟體能便捷地同時管理幾個資料庫，而且互不影響。

在我們家裡只有一台電腦，我、我夫人、我孩子、我的父母都會有自己的資料庫。我希望能用一個軟體同時管理5個或者更多的資料庫。也就是說每人至少要有一個資料庫。

NE可以管理幾個資料庫，但這裡有幾個問題：

（1）每個資料庫之間沒有密碼和許可權管理，沒有保密性，個人的智慧財產權和隱私權會受侵犯，尤其是在辦公室幾個研究生共用一台電腦的時候。而且，資料庫可能會被誤刪或者故意刪除，那樣損失就大了。

（2）切換資料庫時比較麻煩：

比如：我們家的電腦分成幾個區，我的檔案全放在D盤，我夫人的全放在E盤，我們家庭的檔案（比如家庭照片、電影）全放在F盤。我負責管理兩個資料庫。一個我自己的D盤，一個是家庭的F盤。這時的問題是：從D盤到F盤的切換資料庫時比較麻煩，需要“檔案——開啟資料庫……”。

我的建議是：在NE左側的管理樹的上方，做幾個按鈕，每個按鈕代表一個資料庫，想調用時一鍵就可以開啟，會方便很多，也不會影響NE介面的整體布局。（或者加兩個按鈕，一個管前進一個管後退）

4、我心目中的個人資源資訊管理軟體能便捷地管理我的個人電腦資源，就像windows的資源管理員一樣。

需要說明的是：要比windows的資源管理員還要好！

我這個人比較挑剔，也可能自己的記性不好，很討厭自己電腦裡的檔案亂七八糟，到時想找卻找不到，所以我都是把自己的檔案夾分類整理。但是時間一長，還是發現有許多問題。比如，自己又有一篇文檔需要儲存，但發現很難給這個新文檔歸類，它既可以屬於這個分類，又可以屬於那個分類，這時自己就很苦惱。所以有時就隨便放到一個檔案夾裡，有時候同時放到兩個檔案夾裡。也有時候就因為這一個文檔，自己重新調整檔案夾的分類。就這樣我搗騰過幾回，但還是經常遇到以上問題。隨便放到一個檔案夾裡吧，重新查詢有關文檔不容易找到，如果同時放到兩個檔案夾裡吧，雖然有時候能縮短查詢的時間，但我犧牲了電腦硬碟的空間。經常調整檔案夾的分類吧，那可是個苦差事。所以我有時候想專門去學習圖書館管理學，但可能難度大了些。於是我就非常希望能有個軟體能管理我的個人電腦資源，我以為一定會有這樣的軟體，只要找到就能很快上手，比自己專門去學習圖書館管理學要快。但我發現很難找到我理想的軟體（也可能只有我沒找到吧）。

NE現在只能管理使用者添加的題錄、筆記、檔案，但不能像windows的資源管理員一樣主動管理電腦裡所有的資源。但如果一個檔案同時存在於幾個檔案夾裡，windows的資源管理員則不能有選擇的剔除，而導致硬碟空間的浪費。

而NE的優點是，可以建立虛擬資料夾，即不需要複製全文，只需要建立連結即可，而且可以有選擇地清楚重複的連結！！如果這個功能繼續做好的話，會非常棒。

一般人電腦裡的檔案都是喜歡分門別類放置的，很難保證不同的檔案夾裡沒有重複的檔案。我希望NE能幫我們剔除重複檔案。還有就是如果新下載的檔案全文在我們的電腦已經有了，NE會不會提醒我們不要下載？這樣的好處是：節約硬碟空間、避免重複下載給我們省錢！！

有人會說，這個簡單，讓NE只認可一個檔案夾，把NE下載的全文全部放進這個檔案夾，就會避免重複下載和重複檔案的出現了，反正NE裡面已經通過檢索自動分類，所有檔案在一個大檔案夾裡不會亂的。我想——這固然是一個辦法，然而人們一般是喜歡把檔案按照自己的喜好分門別類放的，這樣會不會引起人們思維習慣的改變呢？人們會接受嗎？如果這樣，一個潛在的風險是——如果萬一你的電腦被改了時間或者你的NE到期了或者其他問題導致NE不能用了，那麼——你如何從這麼一個檔案夾裡的許多文獻裡找到你原來的文獻和喜歡的分類？——————請NE思考這個問題！！很重要！！

NE你有什麼好辦法去管理我們的電腦資源，解決windows解決不好的重複檔案呢？請告訴我們。

5、我心目中的個人資源資訊管理軟體能便捷地管理我的科技文獻題錄、全文、筆記，以及在論文寫作時的文獻隨意插入。

我想NE主要的功能就是上面我說的。我現在還沒有把NE所有的功能都實驗完畢，畢竟從搜集文獻到管理文獻、使用文獻、寫論文到輸出參考文獻一條龍走過才會真正把握NE的優缺點。我在本文裡只是提一些粗淺的建議，等以後再提別的意見。

在初步使用中我還發現NE的一些問題，特指出，希望關註：

（1）我試用的版本是1.5.0.109，NE介面有一些按鈕，但滑鼠放在按鈕上，沒有中文提示，不知道這些按鈕是做什麼的，很讓人迷惑；

（2）在匯入檔案手工輸入題錄資訊裡的作者姓名時，NE規定多作者之間要用英文的分號，即“;”格開，這個不符合中文輸入的習慣，還要切換到英文狀態。如果能用中文的分號，即“；”就好了。

（3）列表表頭管理器的顯示可以自訂，但一個檔案夾裡的表頭自訂了，其他所有檔案夾的表頭全跟著變了。做不到一個檔案夾一個顯示方法。比如：我把我的照片加入題錄管理，因為這些照片都是數位相機自動形成的編號，即照片的題目都是編號，所以我就在編輯每個照片的題錄時，在“注釋”一欄中加入對照片的描述（比如照片裡有誰、在哪裡照的，拍照時發生的事情等等），但顯示題錄的表頭上沒有“注釋”，我就自訂讓他顯示，然後就做到了，可是我發現我的科技文獻題錄顯示時“注釋”也出來了，但關鍵詞沒了。真是該出來的沒出來，不該出來的卻出來了。如果不同檔案夾可以自訂不同的表頭顯示就好了。

（4）從題錄視窗新增一個題錄，然後從附件裡添加一個全文附件，但全文附件的題目不會自動填入題錄中，需要自己手工輸入，真麻煩。但如果匯入檔案的話，全文附件的題目會自動加入題錄中。

（5）NE沒有文檔記憶功能。但許多軟體裡都有。比如，word一般會記憶4個文檔，從“file”中就可以找到最近開啟的文檔，很便捷地再次開啟。在windows的“開始”菜單裡有“文檔”菜單，裡面記憶的文檔就更多了。我覺得NE也應該有這個功能。

（6）在建立筆記時，需要輸入標題、關鍵詞、和作者姓名，我發現用紫光拼音中文IME輸完標題切換到關鍵詞時，IME自動消失，如果需要輸入中文，需要再切換。到輸入中文作者時又這樣。這樣很煩人的。

（7）NE的技術論壇很熱鬧，雖然有搜尋有功能，但感覺有些亂。我昨天去論壇想看看有沒有電子教程分布，但發現還是去年11月的版本，太老了！也太簡單！應該每次新版本後都接著更新。而且電子教程最好是協助檔案格式的，因為這樣可以根據菜單或者關鍵詞學習，比Pdf文檔好。

另外應該及時總結技巧，把不同的技巧分門別類的放到協助文檔裡。最好能做一個執行個體檔案，從論文查資料一直到寫論文完成參考文獻輸出手把手教新手學習，用這樣的耐心才會吸引更多的人使用NE，同時NE也會獲得使用者的尊敬，因為你們耐心，你們用心！

（8）論壇裡探討word外掛程式的文章很多，你們的外掛程式是很好。但有沒有考慮給WPS也做外掛程式？有沒有考慮給其他國內外使用別的文文書處理軟體的做外掛程式？

6、我心目中的個人資源資訊管理軟體有卓越的筆記功能

（1）我很看中NE的筆記功能。我心目中的NE筆記功能就像沒有電腦之前看文獻做筆記那樣，可以隨意地在紙質的文獻上劃線，做記號、寫心得。現在很多閱讀軟體有這個功能，可以利用這些軟體。但這些軟體沒有搜尋功能，可是NE有！而且還能記錄文獻的出處！（筆記裡記錄文獻出處的功能還不行。對於題錄下建立筆記不需要插入出處，因為是一個文獻題錄對應幾篇筆記，這個文獻出處不會亂。但如果我單獨建一個筆記，筆記附件裡有好多篇全文的話，那麼我筆記裡的話就不知道是出自於那篇文獻了。筆記裡記錄了10句話，可能來自於10篇文獻，所以希望NE也能解決在NE筆記裡插入文獻出處功能。）所以我希望NE能夠大力開發NE的筆記功能，不僅能在NE的筆記裡寫寫劃劃，做不同的記號，還可以在NE筆記裡插入表格，插入圖片，甚至支援手寫、手寫辨識和語音辨識。另外也請NE增強筆記匯入功能，可以匯入在閱讀軟體裡的標註、注釋等。同時千萬別忽略了筆記搜尋功能，我覺得這是精華，如果搜尋不精華了，別的功能也就很難精華了。

說到支援手寫和手寫辨識功能，我就多說幾句。我認為以後平板電腦肯定會代替現在的電腦。為什嗎？因為人類要迴歸自然，要迴歸到一手拿筆，一手拿紙的手寫狀態。所謂的筆就是電腦識別筆，所謂紙就是可以寫寫劃劃的電腦，就平板手寫電腦，可以直接在螢幕上寫字的電腦。微軟2003開發推出的Onenote就是基於這種意識開發的軟體，我也安裝使用了，雖然用於普通的電腦不能發揮該軟體的威力，但其理念很好。Onenote的特色功能就是記筆記，它很強的一個功能就是搜尋。我感覺如果NE能和Onenote結合使用會給我帶來很大便利。但我還是希望能一個軟體就能解決問題就好了，我可不喜歡電腦裡裝太多的軟體，麻煩！不夠簡單！

所以我希望有一天我也可以手拿一支筆，可以在NE的筆記軟體上寫寫劃劃。

（2）我一直想做一件事情。就是編一本書，編一本整合我專業知識的實驗指導，把跟我專業有關的所有（應該是大部分吧）的實驗方法歸納一下，便於教學和研究使用。我覺得NE的筆記功能可以幫我達到這個目的。我的思路是這樣的：

在NE筆記裡建一個“實驗指導”檔案夾，在該檔案夾下再建立“林內降雨量測定方法”“林外降雨量測定方法”“樹榦莖流量測定方法”“林內蒸發量測定方法”……等若干筆記，凡是有關林內降雨量測定方法有關的文獻全文我都添加到該筆記的附件裡，這樣時間長了，我就會積累很多這樣的方法，我可以比較綜合，找到最好的方法。

（3）我還想做一件事就是想比較中國和德國林業的不同，但搜集資料需要時間，我可以利用NE的筆記這樣做：

建立一個中國德國林業比較的筆記，在筆記裡插入一個表格（如果NE能夠做到的話），在表格左側填入要比較的項目（比如森林覆蓋率、森林面積等），這樣我在看文獻時，只要一有相關資料我就立馬填入，並自動註明資料的來源出處（這個功能NE暫時沒有，很遺憾），時間久了，我的比較結論就會出來。

這隻是我想到的兩個應用NE的方案，不知道諸位都是怎樣使用NE的，我真誠希望NE的朋友們互相交流，尤其是筆記功能。我以後也會把自己的心得體會寫出來。朋友們可以到NE支援人員論壇瀏覽，也可以到我的Blog來交流。

7、我心目中的個人資源資訊管理軟體能便捷地管理我的其他個人資源資訊。

我希望NE在科技文獻管理上做好後，能把核心技術應用到管理其他資訊上，真正成為個人資源資訊管理軟體，那樣NE的使用範圍就大了，使用者就更多了。不過好像已經有幾家大公司在開發類似的軟體，不知道NE還能趕上嗎？如果NE能做到，那麼我可以用NE做以下事情：

比如我可以用NE管理我的通訊錄（把每個人名當作一條題錄，電話、郵件等當作題錄的其他資訊）；

比如我可以用NE管理我的行程和計劃，在計劃要實施之前按照設定時間提醒我；（比如每次開機時自動開啟NE今日計劃，關機時開啟明日計劃）

比如我可以用NE管理我的日記，隨時寫下感想和隨便的事情；（但要有密碼保護）

比如我可以用NE管理我的照片，記錄照片的資訊和拍照時發生的事；（我想找管理照片的軟體好久了，我希望它不僅能看照片，潤色照片，關鍵能描述照片，在開啟每張照片的下方，顯示出描述照片的文字。如果有誰知道這樣的軟體，請一定告知我！！！）

我可以用NE管理我的網摘，讓精彩的網摘永遠儲存在NE裡；

比如我可以用NE管理我的郵箱，成為郵件收發終端軟體，如果這樣NE就可以提供天氣預報、股票資訊、搜尋、遊戲下載…..（就像新浪點點通的工具條、就想Google的工具條），我甚至可以用NE像MSN、QQ一樣聊天……，那麼NE就變成大哥大了，成了牛軟體了！

————這就是我心目中的個人資源資訊管理軟體。

 

可能有人說你太善於幻想了吧。可是——我要對他們說：一切皆有可能，只要你想！！！Note，你敢這樣想嗎？拿出你的勇氣吧，只要你敢想，只要有好的實施方案————風險投資就會向你招手……（希望是國內的投資，因為我們需要國產軟體！！！）
原文：http://zyt0538.blog.hexun.com/2992025_d.html