OA和MIS系統

什麼是OA系統辦公

　
辦公自動化(OA: OFFICE AUTOMATION)就是採用Internet/Intranet技術，基於工作流程的概念，使企業內部人員方便快捷地共用資訊，高效地協同工作；改變過去複雜、低效的手工辦公方式，實現迅速、全方位的資訊採集、資訊處理，為企業的管理和決策提供科學的依據。一個企業實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標準。

　　雖然諸如Lotus 1-2-3和MS Office系列的許多應用軟體可以提高辦公效率，但是這
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僅僅是針對個人辦公而言。辦公自動化不僅兼顧個人辦公效率的提高，更重要的是可以實現群體協同工作。協同工作意味著要進行資訊的交流，工作的協調與合作。由於網路的存在，這種交流與協調幾乎可以在瞬間完成，並且不必擔心對方是否在電話機旁邊或是否有傳真機可用。這裡所說的群體工作，可以包括在地理上分布很廣，甚至分布在全球上各個地方，以至於工作時間都不一樣的一群工作人員。

　　辦公自動化可以和一個企業的業務結合的非常緊密，甚至是定製的。因而可以將諸如資訊採集、查詢、統計等功能與具體業務密切關聯。操作人員只須點擊一個按鈕就可以得到想要的結果，從而極大得方便了企業領導的管理和決策。

　　辦公自動化還是一個企業與整個世界聯絡的渠道，企業的Intranet網路可以和Internet相聯。一方面，企業的員工可以在Internet上尋找有關的技術資料、市場行情，與現有或潛在的客戶、夥伴聯絡；另一方面，其他企業可以通過Internet訪問你對外發布的公司資訊，如企業介紹、生產經營業績、業務範圍、供應項目等資訊。從而起到宣傳介紹的作用。隨著辦公自動化的推廣，越來越多的企業將通過自己的Intranet網路聯結到Internet上，所以這種網上交流的潛力將非常巨大。

　　目前企業的辦公自動化程度可以劃分為以下四類：

　　起步較慢，還停留在使用沒有連網的電腦，使用MS Office系列、WPS系列應用軟體以提高個人辦公效率。

　　已經建立了自己的Intranet網路，但沒有好的應用系統支援協同工作，仍然是個人辦公。網路處在閑置狀態，企業的投資沒有產生應有的效益。

　　已經建立了自己的Intranet網路，企業內部員工通過電子郵件交流資訊，實現了有限的協同工作，但產生的效益不明顯。

　　已經建立了自己的Intranet網路；使用經二次開發的通用辦公自動化系統；能較好得支援資訊共用和協同工作，與外界聯絡的資訊渠道暢通；通過Internet發布、宣傳企業的產品、技術、服務；Intranet網路已經對企業的經營產生了積極的效益。現在正著手開發或已經在使用針對業務定製的綜合辦公自動化系統，實現科學的管理和決策，增強企業的競爭能力，使企業不斷髮展壯大。

　　辦公自動化已經成為企業界的共識。眾多企業認識到儘快進行辦公自動化建設，並佔據領先地位，將有助於保持競爭優勢，使企業的發展形成良性迴圈。

　　辦公自動化的實施應該考慮企業的實際情況，主要是企業的經濟實力。按照上述分析，第一類企業進行辦公自動化建設就需要較多投入，既要搭建企業Intranet網路，又要開發辦公自動化系統，需要企業有較強的經濟實力才能完成；而對於第二、第三類企業，由於企業Intranet網路已經存在，只是沒有或沒有好的辦公應用系統，所以只須投入相對網路投資少得多的資金即可開發通用辦公自動化系統，產生較高的投資回報。即便一步到位開發綜合辦公自動化系統其投資也要比網路投資少得多，而產生的經濟效益更高；對於第四類企業，由於其辦公自動化基礎好，只須較少的投資即可達到目前辦公自動化的最高水平。

　　那麼，什麼樣的企業適合使用辦公自動化(OA)系統?幾乎所有企業都適合使用辦公自動化(OA)系統，但不同企業使用的目的性會有所不同，具體是：

　　[1]資訊化尚未入門的企業

　　由於沒有資訊化應用基礎，先上辦公自動化(OA)，注OA有著近乎100%的成功率，有利於提高企業各級人員的基本素質與電腦方面的實際操作能力，有利於今後業務領域公司資訊化工作的開展。

　　[2]資訊化失敗或者嚴重缺乏資訊化工作信心的企業

　　資訊化失敗，特別是大型業務管理系統失敗，例如ERP，給企業方面的信心打擊是十分沉重的，為了重塑信心或者一開始就迴避一下風險，選擇辦公自動化不失為一種選擇。

　　[3]缺少資訊化資金準備的企業

　　資訊化投入一般比較昂貴，在沒見到實際效果的時候，多數企業會猶豫不決。因此，對于謹慎型的企業或者資金不充裕的企業，先上辦公自動化(OA)，有利於企業逐步瞭解公司資訊化及其作用，減少今後資訊化工作的盲目性。

　　[4]已擁有業務管理系統且需要進一步改善行政辦公與內部資訊交流環境的企業

　　辦公自動化(OA)與業務管理系統互為補充，可以豐富並完善公司資訊化工作的形式與內容。 

                                                                    什麼是MIS
所謂MIS（管理資訊系統--Management Information System）系統 ，是一個由人、電腦及其他外圍裝置等組成的能進行資訊的收集、傳遞、存貯、加工、維護和使用的系統。它是一門新興的科學，其主要任務是最大限度的利用現代電腦及網路通訊技術加強企業的資訊管理，通過對企業擁有的人力、物力、財力、裝置、技術等資源的調查瞭解，建立正確的資料，加工處理並編製成各種資訊資料及時提供給管理員，以便進行正確的決策，不斷提高企業的管理水平和經濟效益。目前，企業的電腦網路已成為企業進行技術改造及提高企業管理水平的重要手段。隨著我國與世界資訊高速公路的接軌，企業通過電腦網路獲得資訊必將為企業帶來巨大的經濟效益和社會效益，企業的辦公及管理都將朝著高效、快速、無紙化的方向發展。MIS系統通常用於系統決策，例如，可以利用MIS系統找出目前迫切需要解決的問題，並將資訊及時反饋給上層管理員，使他們瞭解當前工作發展的進展或不足。換句話說，MIS系統的最終目的是使管理員及時瞭解公司現狀，把握將來的發展路徑。

一個完整的MIS應包括：輔助決策系統（DSS）、工業控制系統（IPC）、辦公自動化系統（OA）以及資料庫、模型庫、方法庫、知識庫和與上級機關及外界交換資訊的介面。其中，特別是辦公自動化系統（OA）、與上級機關及外界交換資訊等都離不開Intranet的應用。可以這樣說，現代企業MIS不能沒有Intranet，但Intranet的建立又必須依賴於MIS的體繫結構和軟硬體環境。

傳統的MIS系統的核心是CS（Client/Server——用戶端/伺服器）架構，而基於Internet的MIS系統的核心是BS（Browser/Server——瀏覽器/伺服器）架構。BS架構比起CS架構有著很大的優越性，傳統的MIS系統依賴於專門的作業環境，這意味著操作者的活動空間受到極大限制；而BS架構則不需要專門的作業環境，在任何地方，只要能上網，就能夠操作MIS系統，這其中的優劣差別是不言而喻的。

基於Internet上的MIS系統是對傳統MIS系統概念上的擴充，它不僅可以用於高層決策，而且可以用於進行普通的商務管理。通過使用者的具名登入（或匿名登入），以及相應的許可權控制，可以實現在遠端對系統的瀏覽、查詢、控制和審閱。隨著Internet的擴充，現有的公司和學校不再局限於物理的有形的真實的地區，網路本身成為事實上發展的空間。基於Internet上的MIS系統，彌補了傳統MIS系統的不足，充分體現了現代網路時代的特點。隨著Internet技術的高速發展，網際網路必將成為人類新社會的技術基石。基於Internet的MIS系統必將成為網路時代的新一代管理資訊系統，前景極為樂觀。

市場營銷的MIS（Management Information System）是企業或組織整體MIS的一部分。MIS是一個資訊系統，它通過程式化的程式從各種相關的資源（公司外部和內部的都包括）收集相應的資訊，為經理們提供各層次的功能，以使得他們能夠對自己所應該負責的各種計劃、監測和控制活動等做出及時、有效決策。這個表明MIS的本質是一個關於內部和外部資訊的資料庫，這個資料庫可以協助經理們做分析、決策、計劃和設定控制目標。因此重點是如何使用這些資訊，而不是如何形成這些資訊。

最有效MIS能夠反應隨著時間的推移和內部程式的改變，外部的變數如何改變，也就是說，時間和內部變數是否會對外部的變數產生影響。這就建立了一個強大而且有效知識庫，它可以協助進行預測。雖然建立和維MIS是非常耗時和昂貴的，但是與其帶來的潛在利益和對決策準確性的提高相比，對一個組織來說這還是值得的。Internet為建立和維護MIS提供了一個理想的工具，而MIS也是網路營銷中的一個重要的內容。