Oracle ERP 11業務調研報告-AP應付帳

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現行業務調研報告

五金製品有限公司

          AP 應付帳

 

Contents

Document Control................................................................................................................................. ii

背景資料................................................................................................................................................... 1

業務概況........................................................................................................................................... 1

文檔內容........................................................................................................................................... 1

供應商管理............................................................................................................................................... 3

供應商維護....................................................................................................................................... 3

供應商編碼....................................................................................................................................... 3

供應商信貸額度.............................................................................................................................. 3

供應商審批/分類/付款期限........................................................................................................ 3

應付發票管理........................................................................................................................................... 4

一般採購發票................................................................................................................................... 5

進口採購發票................................................................................................................................... 8

零星業務發票和應付單據........................................................................................................... 10

紅字發票......................................................................................................................................... 12

費用報銷管理........................................................................................................................................ 13

預付款管理............................................................................................................................................. 14

預付款申請和核銷........................................................................................................................ 15

付款管理................................................................................................................................................. 16

銀行帳戶資訊................................................................................................................................ 16

付款條件......................................................................................................................................... 16

付款方法......................................................................................................................................... 16

應付報表和查詢.................................................................................................................................... 18

現行商務程序分析................................................................................................................................ 19

關鍵需求......................................................................................................................................... 19

關鍵流程改進分析........................................................................................................................ 19

實施痛點......................................................................................................................................... 19

 
 背景資料
u       本文檔來源於2000年11月27日至12月08日漢得公司ORACLE實施顧問對於東莞????製品有限公司及其相關LKM集團成員企業進行調研的結果。

u       本文檔將作為????公司實施ERP系統應付模組的基礎文檔，並作為LKM其他成員企業實施ERP系統應付模組的參考文檔。

u       鑒於LKM在東莞 組織關係的複雜性，除特別說明外，本文檔提到的東莞??均表示東莞????製品有限公司。

u       ??集團的企業組成和各子公司的簡稱使用總帳調研報告資料。

u       本報告使用總帳調研報告的財務公用約束性資訊。

u       調研時以東莞??，河源??和????為例，報告適用於??集團成員。

u       本調研報告為LKM和D.Z.HAND雙方共同擁有。

 

 
業務概況
u       目前東莞??的所有業務全部在總賬中進行核算和管理 ，不存在其他子帳系統，河源??則設有應付帳子帳，兩家公司所有業務處理均採用手工操作。

u       ????和??鋼材設有應付帳子帳，採用稱為MRP的電腦記帳系統，並與採購系統整合應用。

u       東莞??和河源??，????和??鋼材的應付款主要由會計部進行管理，採購部門負責供應商管理。

u       目前東莞??和河源??的應付款業務在很大程度上實行現金收付制核算。

u       東莞??和河源??目前沒有專門的會計人員來處理應付款有關的財務核算。

u       ????和??鋼材有專門的會計人員處理應付帳，在香港進行，供應商的管理也是由採購部負責。

 

 
文檔內容
本文檔是對於東莞??/河源??/????/??鋼材的應付業務進行調研的結果，參考了??集團其他成員企業的業務情況，主要包括以下內容：

 

u       供應商管理

u       應付發票管理

u       費用報銷管理

u       預付款管理

u       付款管理

u       應付報表和查詢
供應商管理
東莞??和源??的供應商統一由採購部進行管理，採購部其實是集團公司的部門，代表各家??公司行使採購職能，會計部使用與採購部提供相同的供應商編碼和名稱，只是記錄供應商的主要資料，並不參與對供應商的開發工作中去，現在的供應商主要提供生產輔助材料和維修備件，主要的生產原材料鋼材由????和??鋼材負責供應，相當部分的供應商是一次性交易的供應商，相對固定的國內供應商有20多家，尚沒有形成統一的供應商管理制度檔案。河源??有較多的主要原材料國內供應商，東莞 ??今後也準備開發更多的國內主要原材料供應商。

????和??鋼材，主要負責國外鋼材採購工作，再轉銷給國內的??子公司，供應商日常管理工作由採購部負責，但對供應商的開發主要由公司董事負責。

有關供應商管理的詳細資料需參閱採購調研報告。

 
供應商維護
東莞??，河源??，????和??鋼材由採購部收集整理供應商資料，會計部不作維護，對於如供應商取消，合并等工作目前還沒有處理規定。

 
供應商編碼
東莞??和河源??的供應商編碼是由採購部決定，並沒有統一的編碼規則。

 
供應商信貸額度
國內??採購時沒有使用信貸額度控制。????和??鋼材有一些不太成熟的控制方法。

 
供應商審批/分類/付款期限
主要的供應商由公司董事審批。

由於鋼材採購周期很長，往往採用預付款條件結算，一些相對固定的供應商採用周結或月結，還有很多一次性交易的供應商採用現金結算。
應付發票管理
目前供應商開來的發票首先提交給採購部，採購部門在收到供應商發票並進行核對，提交有關部門經理或者總經理審批後，準備付款申請書，會計部門根據付款申請書，與有關合約，送貨單和入庫單等單據和憑證進行核對審批後，安排出納準備資金。

採購中如果出現了運費和雜費，則供應商一般要麼分開成幾張發票，要麼在一張發票上通過貨物價格來處理，或由其他船運公司開出運費發票，沒有出現一張發票上既有材料成本又有運雜費的情況。

由於目前東莞??仍然是加值稅的小規模納稅人，收到的供應商發票上的加值稅進項稅額是無法抵扣的，所以發票上如果註明了加值稅額，那麼也是把該金額記入採購的物資成本中的；而河源??為一般納稅人，可以抵扣加值稅的進項稅額，所以在帳務上是把加值稅單獨列支的。

一般情況下會計部門在收到供應商發票無誤後就會立即付款，所以需要根據業務實際編製付款單據。分錄如下：

借：庫存物資或者其他科目

         貸：現金或者銀行存款

目前在應付帳款科目上也沒有供應商資訊，對於國內供應商都沒有記入應付帳款科目進行負債核算，隨著國內供應商的增多，會開設應付帳明細帳。

一般情況下，東莞??和河源??，以及????和??鋼材大量採用的是預付貨款的辦法，在收到供應商貨物之前先預付全部或者部分貨款，供應商發來貨物並提供發票後，會計部門根據該供應商原有的預付貨款的情況與發票進行核銷。付預付款時分錄如下：

借：預付款

         貸：現金或者銀行存款

收到供應商發票進行核銷時分錄如下：

借：庫存物資或者其他科目

         貸：預付款

東莞??和河源??，以及????和??鋼材一般是在收到供應商發票的當前會計週期進行帳務處理。

在極少數情況下，對於部分發票暫時不會進行帳務處理和付款操作，等到要準備付款單據時才在總帳中進行業務處理，所以部分發票輸入總帳的會計週期可能會與收到發票的會計週期不一致。

 

 

 

 
一般採購發票一般採購發票商務程序圖
 



 
  一般採購發票商務程序說明
 

 

順序號

業 務 流 程

業  務  操  作  描  述

1

整理送貨單

月末採購員整理各有關供應商的送貨單，加總當月應付各供應商餘額並與供應商進行電話或者傳真核對。

2

供應商開來發票

供應商與採購員對帳相符後根據採購員通知和當月累計送貨單數量和金額開發票，並把發票交給採購員。

3

採購單據核對

採購員收到供應商交來的發票後，整理原來的採購定單/合約/送貨單/入庫單等有關單據，並進行核對和檢查。

4

實際發票簽字審批

採購員收到供應商發票後，根據實際商務程序和有關職責分工，依次由採購員，採購經理，庫存管理員，庫存經理和總經理等有關責任人員進行確認，特別是其中要求庫存管理員一定要根據採購物品的種類決定是否還需要進行驗收才能對發票進行付款，並且對需要驗收的在發票上註明已驗收通過。

5

付款申請

採購部門根據收到的供應商發票和有關合約條款，確認對供應商的付款條件，付款方法和付款金額等有關資訊，繕制付款申請書。

6

發票提交

發票經過領導審批和倉管確認後，和付款申請書一起提交給財務部門進行審核。

7

會計審核

財務部門收到採購部門提交的發票和付款申請書後，根據付款申請書的內容審核發票的真實性和準確性。

8

發票匹配

發票經審核通過後，會計人員將採購部門提供的合約/採購定單和發票進行匹配，並檢查庫存管理部門的送貨單，保證庫存管理部門已經收到發票對應的所有貨物，對於需要檢驗的還需要確認該發票對應貨物已經驗收入庫。

9

記帳

財務部門進行發票審核和匹配無誤後，直接在總帳中記錄有關應付帳款科目的資訊。

10

準備付款

會計部門根據付款申請書的內容和有關資金情況，安排出納準備資金並繕制付款憑證。

 

 

 

 
一般採購發票管理
u       沒有書面的供應商發票業務處理流程。

u       財務部門對於應付帳款的付款期限沒有進行跟蹤。

u        在採購定單完成時，採購部門沒有提交給財務部門進行資金安排，所以財務部門無法進行採購資金支出的預測和計劃。原來有一份“預備資金申請表”，但由於採購部門提供的資訊不夠及時準確，有時是等到要付款了才提交預備資金申請，資金控製作用很弱，所以後來取消了。

u       對於辦公裝置和生產裝置如電腦等需要先進行檢驗通過並在入庫單上註明已驗收，才能進行該項定單的發票匹配；其他如辦公傢具等則不需要進行檢驗，已接收的情況下都可以進行定單和發票的匹配。

u       對於東莞??的發票有折扣出現，實際業務中一般是直接按照打折後的金額在總帳中進行帳務處理，並進行付款。

u       一般而言，發票金額和定單金額完全一致，出現極少數不一致的情況需要說明情況，並且只能是發票金額小於定單金額，不能是定單金額小於發票金額。

u       對於發票和定單/合約，入庫/驗收的匹配沒有嚴格統一的標準，河源??相對執行得比較好，而東莞??則執行得較為鬆散。

u       由於會計部門基本上是在對發票完成審核並且準備進行付款時才在總帳中登入有關的財務資訊，所以目前沒有發票掛起的情況，對於有問題的發票一般是直接由採購部門找供應商協商解決，此前財務部門不進行帳務處理。

u       目前東莞??的國內採購，和河源/上海/廣州??一樣，供應商一般是開發票給河源??公司，原材料成本全部由河源承擔，對於原材料部分調往其他公司的不需要進行帳務核算，但是採購定單上的目的地可能會是東莞或者河源/上海/廣州；但運費發票有開往東莞??的情況，東莞??憑供應商運費發票入帳，記錄的貸方為應收香港??款，出現法人實體混淆的情況。

u       採購定單上的幣種和發票幣種及付款幣種完全一致，沒有出現過跨幣種發票和定單匹配的情況。

u       目前東莞??存在比較多的供應商和客戶為同一公司的情況，主要是????，希望在將來的業務中對於同一公司的應收款和應付款能進行抵消。

u       東莞??日常業務中存在著水電費，電話費，各種行政事業性收費，管理費等在每個月中或者一定期間經常重複發生的發票業務，目前的處理方法是每次拿到有關發票或者其他付款單據時由會計人員按照實際業務情況手工處理，希望能提供簡便快捷的方式批量處理。

u       ????和??鋼材在收到發票後，會對採購數，入倉數和發票數進行比較。發票需要經過審批後才到財務部門記帳。

 

 

 

 
進口採購發票進口採購發票商務程序圖
 



 

 

 
進口採購發票商務程序說明
 

 

 

順序號

業 務 流 程

業  務  操  作  描  述

1

簽定合約

目前東莞/河源/上海/廣州??主要的原材料和機器裝置的進口全部是通過????和??鋼材來進行的，一般由香港??根據業務需要，主動從香港等地採購鋼材後，作為銷售轉給國內??。

2

報關

香港??採購完成後，以銷售的形式轉給東莞??，由於涉及到香港和大陸兩家公司間的貿易往來，對大陸而言是一種進口貿易，所以需要向海關申報。

3

驗收入庫

倉庫根據報關單的資訊進行接收，對於採購的原材料和機器裝置進行檢驗入庫管理。

4

報關單提交會計部門

報關組根據實際商務程序和有關職責分工，依次由報關人員，庫存管理員，庫存經理和總經理等有關責任人員進行確認，特別是其中要求庫存管理員一定要根據採購物品的種類決定是否還需要進行驗收才能付款，並且對需要驗收的註明已驗收通過。報關單經過領導審批和倉管確認後，根據香港??會計的有關通知提交給東莞??財務部門進行審核。

5

會計審核

財務部門收到採購部門提交的報關單後，根據報關單的內容審核業務的真實性和準確性。

6

匹配

報關單經審核通過後，會計人員將有關部門提供的合約或採購定單和報關單進行匹配，並檢查庫存管理部門的入庫單，保證庫存管理部門已經收到發票對應的所有貨物，對於需要檢驗的還需要確認該發票對應貨物已經驗收合格入庫。

7

記帳

財務部門進行報關單審核和匹配無誤後，直接在總帳中記錄有關應付帳款科目和內部往來的資訊。

8

資金安排

會計部門根據有關資金情況和香港會計的資金安排，出納準備資金

 

 

 

 
 進口採購發票管理
u       對於進口採購業務，由於是集團公司內部採購，沒有真實的發票，目前都是根據報關單進行帳務處理。

u       對於東莞??和河源??而言，其進口採購業務只有二個供應商，即??鋼材和????，報關單貨幣也只有港幣一種。一般情況下，不需要立即進行貨款結清處理，東莞??和河源??把債務記入其他應付款（香港??）科目。

u       目前東莞??從香港??的進口採購實際上可能包括了??集團所有國內成員企業的原材料進口，原材料成本全部由東莞??承擔，對於原材料部分調往其他公司的不需要進行帳務核算，但是採購定單上的目的地可能會是東莞或者河源/上海/廣州，同樣出現法人實體混淆的情況。

u       進口採購涉及到關稅的問題。目前因為東莞??從法律上來說是一家產品100%出口的外向型企業，所以它所以進口的原材料都可以免徵關稅。在國內轉銷的部份由報關組辦理轉廠核銷手續。

u       報關組和會計部存在協調不充分的問題，出現了報關單傳遞上的延誤之類的情況。

u       進口業務同樣存在著缺乏明確的流程規範的問題，特別是對於有關報關單據和實際物流的匹配和核對的操作缺乏強制性和規範性。

 
零星業務發票和應付單據
u       除了採購業務的應付帳款外，在東莞??和河源??的日常生產經營活動中還存在大量的其他零星發票和應付款的有關單據，這些發票和單據的存在也是企業負債的一部分。

u       工資。工資的核算較為複雜，有專人負責核算，目前正在開發一套考勤軟體系統來管理。

u       稅。目前東莞??是小規模納稅人，所以其加值稅是不區分進項稅和銷項稅的，而河源則是一般納稅人，加值稅要區分進項稅和銷項稅，因此在採購和銷售時都會大量使用到，業務較為頻繁，在應付款中進行管理有一定的難度。

u       雜項支出。採購組經常有零星採購（現金支付），常常是一個採購員先借款，後報銷多張雜項發票（也包括收據等白條）的形式，但是東莞??規定員工借款的還款期限是14天（河源??為3天），如果逾期未還款的要罰款。採購員借款時記入其他應收款科目，一般不允許有周轉金。

u       水電費。目前東莞??支付水電費等是直接在總帳中進行費用支出。但是河源??是一般納稅人，它所繳納的水費和電費都有加值稅發票，水費按6%作為進項稅額進行抵扣，電費則是按照17%進項稅額抵扣。

u       銀行貸款利息。目前東莞??（代河源??）在花旗銀行深圳分行有貸款業務，需按季度支付貸款利息，但是由於貸款當事人沒有交接清楚，並且相距較遠，長期無法取得貸款利息回單，支付的利息無法進行核對。

u       電話費。存在東莞??代河源??支付電話費的情況，雙方都不記錄內部往來的應收/應付資訊。

 
採購員雜項採購流程
 



 

 

 
採購員雜項採購流程說明
 

 

順序號

業 務 流 程

業  務  操  作  描  述

1

借款申請

採購員根據採購業務的需要提出借款申請

2

借款審批

採購員提出借款申請後，其上級主管和部門經理，總經理根據借款申請核定借款金額並進行審批

3

借款

採購員將審批過的借款申請提交財務部門，財務部門進行審核後進行帳務處理，出納支付現金。

4

發票審批

採購員用現金進行雜項採購支付後，到一定期限整理供應商發票，交採購主管，經理，總經理審批。

5

提交發票

採購員把已審批的發票遞交財務部門。

6

會計審核

財務部門收到採購員提交的發票後，審核發票的準確性和真實性，並且找到該採購員借款的相關記錄進行比較。

7

報賬

財務部門審核發票無誤後，根據採購員借款的數額和發票報賬的數額進行比較後收回剩餘借款，或者補足採購員墊付的金額。

 

 

 
紅字發票
 

u       目前東莞??和河源??的業務中存在供應商紅字發票處理。

u       供應商開來發票後，在出現退貨處理的時候，如果沒有對發票進行帳務處理，則可以直接將原始發票退還給供應商，在總賬帳務中不需要反映這種調整；如果是在當期進行了帳務處理，則可以直接在總賬中取消原發票；如果已經在以前的會計週期對發票進行帳務處理，則需要供應商開來紅字發票對原來的發票進行對沖。如果供應商開來的是加值稅發票，並已送稅局抵扣，則需要從本地稅務機關得到一份證明交給供應商才可以開紅字發票，實際操作比較複雜。

u       收到供應商紅字發票後要與原來的藍字發票進行核對，對於河源??這樣的加值稅一般納稅人而言，還需要將發票上的進項稅額進行沖消。
費用報銷管理
u       東莞??的費用報銷統一集中在財務部門在總帳中進行管理。

u       目前沒有書面統一的員工費用報銷流程和明確的審批許可權。

u       東莞??日常主要的員工費用報銷集中在車隊司機送貨或者其他業務中的路橋費，加油費，誤餐費和其他差旅費用。
費用報銷管理流程
 


預付款管理
東莞??河源??，????和??鋼材對供應商的預付款較多，主要包括預付貨款，也存在一部分工程預付款。

 

 
預付款管理流程
 



 

 

 

 
預付款申請和核銷
u     對供應商的預付款由採購部門進行申請。

u     預付款由採購部門進行管理和跟蹤，對於預付款付出後，供應商長期未送貨或者發票長期未到的情況，一般由採購員與供應商聯絡。

u     一般而言對同一個供應商只允許有一筆預付款。

u     預付款都是在供應商發票到來之前支付的，在收到供應商發票時要與其預付款進行核銷，一般而言所預付款在進行核銷之後還有餘額部分的，由供應商退回。如果對該供應商還要繼續採購需要預付貨款的，則重新申請預付款，重新審批並支付預付款。

u     目前財務部門對於預付款沒有進行跟蹤，所以對於供應商的查詢是無法進行的，只有採購部門才掌握了這部分資訊。

u     目前對於各個供應商的預付款是否有最高限額，財務部門也不清楚。

 

 
付款管理
東莞??和河源??涉及到付款的日常業務由會計部出納負責資金管理和現金/銀行存款收付。

付款的帳務由會計部總帳會計直接在總帳中進行核算，同時出納會在現金日記帳和銀行存款日記帳上登入，並與總帳科目進行核對和調整。

目前東莞??的日常付款操作中銀行付款憑證需要董事簽發。

對同一供應商的不同發票存在集中進行一次性支付的做法。

????和??鋼材的付款管理使用MRP應付款系統進行。

 
銀行帳戶資訊
u       東莞??和河源??的開戶銀行相對比較集中，東莞??只有中國銀行，工商銀行等；其他河源/上海/廣州等地公司的開戶銀行一般也不超過5家。

u       銀行帳戶比較少，東莞/河源等公司各自在同一家銀行的帳戶一般不超過3個，一般帳戶既可以用來付款也可以用來收款。

u       一般帳戶都可以用來做日常業務付款用，即是清算銀行，但是現金支付只能從基本戶中支出。

u       對於已退貨或者已取消的發票付款，如果實際業務操作中已經把款項劃撥到供應商帳戶，可以要求供應商退回貨款，收款行即為原付款行。

u       一般付款的銀行單據有編號，但是不同銀行單據的編號可能相同，即使是同一銀行的不同付款單據，編號也可能相同。銀行收款單據常常沒有編號。

。
付款條件
u        東莞??和河源??對於不同的供應商有不同的付款條件，目前對大部分採取月結的方式，即每月匯總供應商的送貨單，通知供應商開來發票後會計部門根據發票金額付款。由於實際上一般是收到客戶發票就付款，並在總帳中進行帳務處理，所以在財務上無法體現按月進行發票付款的特點，而是立即付款的居多。

u        目前東莞??和河源??的付款管理中實際不區分付款的優先順序，發票一般按照交到財務部門的先後順序進行付款管理。

u        目前國內??的付款中供應商一般沒有給予提前付款的折扣。

 
付款方法
u      目前東莞??付款方法包括現金，支票和電匯三種主要的方法。

u      出納負責現金的管理並開支票和電匯憑證。

u      支票和電匯憑證需經董事簽字才可以用於對外付款。
應付報表和查詢
目前因為東莞??和河源??所有的日常應付業務都在總帳中進行核算和管理，所以沒有單獨的應付子模組，無法完成獨立的應付報表的編製產生工作，財務能夠提供的報表功能較少。

目前東莞??沒有形成完整的明確的應付報表需求。

沒有進行發票帳齡分析，也沒有明確的發票帳齡分期。

目前查詢應付未付某供應商的餘額，由於在發票提交財務部門前，財務部門無法進行統計，在發票提交財務部門後，一般財務部門已經對其進行付款，所以財務部門無法提供準確的供應商餘額資訊。供應商帳務的核對由採購部門負責，採購部門依據的是供應商交來的發票或者還沒有交來發票的送貨單/入庫單。

????和??鋼材使用MRP系統管理應付業務，可以產生按需要使用的報表，報表經常要在EXCELL上進行加工。
現行商務程序分析
現行商務程序分析是在業務調研的基礎上，瞭解客戶需求，規範商務程序，對業務現狀進行簡明的分析，可以作為ERP系統實施的參考。

 
關鍵需求
u       建立一套適合??商務程序現狀和未來業務發展需要的應付款子帳系統，將大量的應付款資訊從總帳中解放出來，同時與總帳系統保持高度的整合。

u       實現對供應商發票和其他有關付款單據的有效管理，對供應商餘額和其他財務資訊進行有效跟蹤，並據此完成有關的資金安排。

u       實現對銀行存款和現金的有效管理，保證資金啟動並執行安全性，流動性和收益性。
 
 

 
關鍵流程改進分析
u        目前商務程序中最大的問題是法人實體混淆的問題，必須確保在未來的流程中業務實體的一致性，確保財務資訊和實物資訊的一致性。

u       目前會計核算業務中大量存在著現金收付制的影子，必須改進財務核算的流程，嚴格按照累算方法的原則準確及時的進行會計核算。

u       對大量的日常應付款核算業務做出明晰的書面的流程規範，制定發票付款，費用報銷，預付款和其他相關的業務操作規定，明確各方的業務職責和審批許可權。

u       目前會計部門是在發票等原始憑證經總經理審批後才對其進行審核，建議財務對金額較大實際業務憑證進行審核的時間放在總經理審批發票時間之前。
 



實施痛點
u        財務部門和實物管理部門的協調一致是ERP系統實施成功的一個重要因素。

u        商務程序規範的進度嚴重的影響著ERP系統實施計劃的實現，特別是法人實體不進行明確的區分將導致系統資訊的混亂。