用友軟體的組織級專案管理

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用友軟體的組織級專案管理

文：專案管理者聯盟 進階顧問 劉羚

 

用友軟體股份有限公司專案管理辦公室（PMO）總經理張宗兵先生

    用友軟體經過多年的發展建設，隨著業務的不斷調整和發展，逐漸聚焦客戶經營，建立了以項目為基礎單元的組織級專案管理體系以及強大的PMO組織系統

 

專案管理體系的發展演變

 

用友軟體股份有限公司專案管理辦公室（PMO）總經理張宗兵先生介紹，用友的專案管理體系在10多年的建設曆程中，根據業務的不斷調整和發展，其商業模式也在不斷的變化。以前基本是以每個業務板塊或者事業部這個層面來建設體系，是一種職能化的管理員模式。隨著公司日益增長的客戶和項目數量，一種面向客戶面向項目的經營體系建設勢在必行，專案管理體系也需要適應業務戰略性的調整，比如以前的體系更多專註於簡單的進度管理，現在則需要從單個項目轉換到公司層面統一規範的加強。從2000年到現在曆經4個階段，用友的專案管理體系就一直處在這個轉化的過程之中。

 

“聚焦客戶經營，建立以項目為基礎單元的組織級專案管理體系，並推動建立面向項目的全生命週期管理體系、項目矩陣管理及責權利體系、項目概算、預算、結算的成本管控體系、項目績效考核體系等，從而切實提高公司組織級專案管理能力以及業務精細化、專業化管理水平，提高項目盈利能力和效率，這就是目前用友專案管理體系的建設目標”。張總如是說。

 

專案管理體系概述

 

用友的專案管理體系包含六大部分：專案管理辦公室、項目全生命週期管控體系、專案管理方法論與規範、專案經理隊伍建設、專案管理制度建設、組織級專案管理系統建設。用張總的話說，這也是組織級專案管理體系建設的關鍵成功因素。這六大部分相互關聯，相互作用。

 

專案管理辦公室：建立了PMO的三級業務體系，是專案管理體系的組織部

署。

 

項目全生命週期管控體系：以專案經理為主導，整合項目資源，推行項目化

矩陣管理和項目化績效考核，建立一個以流程為驅動的全生命週期的管控過程。這個體系將PMO、專案經理、客戶經理、技術人員、顧問等串連在一起，定義了銷售、交付、營運三大階段的管控點，使專案管理體系徹底融入到用友日常業務的運作中。

 

張總介紹，項目全生命週期管控體系是整個專案管理體系的核心，對於推動職能化管理轉向項目化管理體系至關重要，從組織上、職責上、流程上，運作的機制上，改變了以前傳統的職能化管理員模式，讓基於項目的管理更加柔性。某種意義上，專案管理體系的其他部分，比如專案管理辦公室、方法論、專案經理隊伍建設，都是為了保障項目全生命週期管控體系能夠更好得運行。

 

 

圖1：項目全生命週期管控架構

 

專案管理方法論與規範：是一個關於如何規範、有效開展專案管理工作的體系架構，結合了國際成熟的PMI專案管理體系和用友公司大量的項目最佳實務。由總論、各知識域的理論體系檔案、最佳實務經驗和工具模板共同構成。目的是提高全員的專案管理意識，普及專案管理方法。

 

專案經理隊伍建設：針對全生命週期項目經營、項目交付和項目監督的業務發展需求設定了獨立的專案管理序列，專案經理子序列是其中之一，從初級/中級專案經理到進階專案經理乃至專案管理專家的資質要求、可以勝任的項目標準、工作內容評價等，都有一個評估模型。

 

專案管理制度建設：制度建設是把體系中的各個組成部分都形成相關的制度統一管理，有公司的正式發文，有考核，有跟蹤，流程、措施和方法才能從制度上得到保障，才能執行下去。

 

    組織級專案管理系統建設：打造數字化專案管理平台，在反映項目健康狀態、分析組織的盈利點、評價各機構的專案管理水平等方面發揮了巨大的作用。同時，還能夠為客戶提供企業階層專案管理解決方案服務。

 

 

圖2：組織級專案管理系統

 

強大的三級專案管理辦公室（PMO）

 

圖3：用友的專案管理辦公室（PMO）組織

 

    用友軟體目前有多個事業部群，100多家省區級/地市級機構。在這樣一個上萬人的企業裡，要統一部署專案管理的工作，是相當龐大的系統工程。分層次、多層級的專案管理辦公室（PMO）成為有效專案管理組織圖。

 

    專案管理辦公室（PMO）總經理張宗兵先生強調，用友的專案管理組織是“三層部署，兩級管理”。如所示，頂層是公司級PMO，作為股份公司的專案管理組織來建設，負責制定規章制度，推動組織級體系的建設，並對事業部級PMO和機構級PMO進行業務檢查和輔導，保證體系的運轉。

 

    事業部級PMO屬於支援型PMO，對事業部級的重點項目提供支援和服務。對於具體的支援服務內容，張總舉例說，比如針對製造行業的製造事業部，大項目的方案評審需要很多製造專家，而機構層面上可能沒有部署這麼多專家，就需要事業部PMO來協調製造專家主持網路和現場評審，以保證方案品質。

 

與公司級PMO和事業部級PMO不同，機構級PMO直接面向客戶和項目，參與經營，通過對項目的管理和控制，確保項目達成預期的目標。

 

PMO的價值

 

    PMO的價值如何彰顯？一直是個熱點話題，中國系統與軟體流程改善年會

甚至曾舉行了“PMO-生存還是毀滅?”的辯論大賽，PMO是否有生存危機？PMO是否可以撤銷？對此，張總有自己的觀點，他認為企業如果是因為專案管理做的很到位，已經完全融入到企業經營裡面，形式上可能不再需要PMO的存在，但實際職能還是有的。而用友公司暫時不會走到這個階段，因為不同的部門，不同的組織裡面，面對客戶的時候，目標都是不一樣的，需要有個PMO部門去強化專案管理服務和意識，去推動組織建立項目化的組織級專案管理體系。

 

    用友對於PMO人員要求很高，既要有專案管理經驗，也要瞭解用友的業務。如果是內部選拔，要從專案經理選拔；外部招聘，則必須是有過專案管理工作經驗的人員。因此，用友很多的PMO經理都是專家層級，有的還是事業部總監。其生存價值不言而喻。何況，張總著重談到，用友的PMO還有一個很大的價值，就是給客戶展現專業化的專案管理水平和服務。