PowerPoint2007讓商務程序圖更具動感

SmartArt是PowerPoint2007新增的功能組件，它是一種精美的圖形設計工具。市油脂公司的張潔利用SmartArt，非常輕鬆地在新員工培訓投影片中插入了組織圖、商務程序等圖示，而且利用PowerPoint2007增強動畫設計工具，讓死板的培訓課程變得活潑起來！下面就以張潔在投影片文稿中插入一張公司銷售商務程序圖為例，介紹具體的實現過程。

PowerPoint2003：只能夠插入簡單的組織圖等圖形，圖形樣式單一；僅僅能夠為單一對象或者組合後的多個對象添加簡單的動畫效果，不能夠即時預覽。

PowerPoint2007：新增的SmartArt圖形工具具有80餘套圖形模板，利用這些圖形模板可以設計出各式各樣的專業圖形來；能夠快速為投影片的特定對象或者所有對象設定多種動畫效果，而且能夠即時預覽。

妙用SmartArt設計流程圖

張潔啟動PowerPoint2007，建立一個“2006年10月份新員工培訓”的簡報，然後單擊“插入”菜單，在彈出的工具面板中，單擊“添加投影片”按鈕，建立一個投影片，用來存放公司商務程序圖，並在其中輸入投影片標題：公司銷售商務程序圖。

由於這次張潔需要在投影片中編輯一張關於公司銷售商務程序的圖示，因此單擊“插入”工具面板中的“SmartArt”按鈕，在彈出的SmartArt圖形列表框中，選擇“流程”類別中的“水平流程 4”圖形，然後單擊“確定”按鈕（圖1）。

圖1

這樣就在投影片中插入一個商務程序圖模板，同時在流程圖的右側會顯示一個名為“在此處鍵入文字”的文本窗格，在其中可以輸入資料流程圖中各個環節形狀的標題以及相關解說文字。當然也可以直接在環節形狀中直接輸入相應的文字，而且也能夠顯示在這個文本窗格中。

小提示：在編輯流程圖過程中，如果覺得文本窗格影響操作，可以單擊其右上方的關閉按鈕，從而取消這個窗格的顯示。需要顯示這個窗格時，右擊流程圖，在彈出的捷徑功能表中選擇“顯示文本窗格”命令即可，而且在播放投影片時，這個文本窗格不會顯示。

在預設的情況下，商務程序圖中只存在3個環節形狀，而張潔所在公司的商務程序包括6個環節形狀，即：業務洽談→簽訂合約→客戶付款→發貨→客戶收貨→資訊反饋，因此還需要添加3個環節。添加新形狀時，單擊“設計”工具面板中的“添加形狀”按鈕，選擇“在後面添加形狀”命令，即可在現有商務程序圖的後面新增一個形狀，重複此操作，添加其餘的形狀，然後在流程圖中的各個環節形狀或者文本窗格中輸入商務程序的各個環節名稱。

雖然張潔在每個環節形狀中輸入了標題，但是這樣介紹公司的銷售商務程序圖，有點太簡單了，這時候張潔就必須對每個業務環節作進一步的說明，比如對於“業務洽談”環節需要添加“需作詳細的文字記錄、部門經理需同意”等解說文字，可以在流程圖中文本窗格中“業務洽談”環節下面的次級文字框輸入上述文字（圖2）。

圖2

小提示：通常每個流程圖的環節形狀都附帶一個說明形狀框，並可以在其中輸入文字，但是新增的形狀，並不能夠在說明形狀框中輸入文字，這時候可以在右側的文本編輯框單擊需要添加解說文字的環節，比如：客戶收貨，然後單擊工具列上的“添加形狀”按鈕，選擇“在下方添加形狀”命令即可（圖3）。

圖3

銷售商務程序圖製作基本完成後，張潔還準備修飾一下，單擊“SmartArt工具”菜單下面的“設計”子功能表，在彈出的工具面板中，單擊“更改顏色”按鈕，從彈出的顏色列表框中，為流程圖選擇一種顏色方案，如：強調文字顏色6－3，然後從“快速樣式”列表框中選擇一種樣式，如：簡單樣式4。

為了進一步修飾商務程序圖，還可以添加一種主題方案，單擊“設計”菜單，在彈出的工具面板中，從“主題”列表框中選擇一種投影片主題方案，如：solstice，這樣就會發現所作的銷售商務程序圖立刻亮麗起來了（圖4）。

圖4

需要注意的是，在投影片中選定某個SmartArt圖示後，會在在功能表列中顯示一個“SmartArt工具”菜單，在其下面具有“設計”、“格式”兩個子功能表，但是這個“設計”菜單與功能表列中的“設計”菜單功能是有區別的。

讓流程圖動起來

作為一套專業的培訓投影片，僅僅能夠以靜態方式來表達培訓內容是遠遠不夠的，當然需要通過PowerPoint2007強大的動畫功能，讓培訓投影片給新員工耳目一新的感覺，從而使培訓課程達到事半功倍的效果。

當需要給銷售流程圖添加動畫效果時，選定插入的流程圖，單擊“動畫”菜單，在彈出的控制台中，單擊“動畫”效果列表框，即可彈出一系列動畫內建效果，更為重要的是，在每類動畫效果的下面，PowerPoint2007還針對投影片中每個對象的顯示方式，分為“作為一個對象”、“整批發送”、“逐個”、“一次按層級”、“逐個按層級”5種方式，以便於更加方便地設定個性動畫效果（圖5）。

圖5

張潔從其中選擇一種比較不錯的動畫配置，如 “飛入”類別下面的“逐個”動畫配置，這樣在播放時，此投影片中的每個對象都會逐一飛入，而且可以立刻看到預覽效果。

在預覽過程中，張潔發現投影片中的對象飛入的速度太快，不利於新員工掌握，這時候張潔可以調整一下投影片中的每個對象的飛入速度，比如將“業務洽談”圖示的速度由“非常快”調整為“中速”。調整時，單擊“自訂動畫效果”按鈕，在右側彈出的“自訂動畫”工作窗格的列表框中，單擊“1 圖示3 業務諮詢”選項，然後從上面的“速度”選項列表框中選擇“中速”選項即可。

小提示：PowerPoint2007不僅僅提供了多樣的動畫效果，還內建了大量的投影片轉場效果方案，為投影片設定轉場效果時，只須單擊“動畫”工具面板中的“轉場效果”列表框中的某一方案即可。