專案管理軟體應用淺析)

專案管理是在一定的約束條件下，以高效率地實現項目業主的目標為目的，以專案經理個人負責製為基礎和以項目為獨立實體進行經濟核算，並按照項目內在的邏輯規律進行有效計劃、組織、協調、控制的系統管理活動。專案管理的核心技術是網路計劃技術。 　　網路計劃技術是20世紀50年代中期發展起來的一種科學的計劃管理技術，主要有兩個起源：
　　其一，1956年美國杜邦公司首先在化學工業上使用了CPM(要徑法)進行計劃編排；其二，美國海軍在建立北極星飛彈時，採用了Buzz Allen提出的PERT(計劃評審法)技術。這兩種方法逐漸滲透到許多領域，為越來越多的人所採用，成為網路計劃技術的主流。
　　我國從60年代中期開始，在著名數學家華羅庚教授的倡導和親自指導下，開始在全國各個部門試驗應用網路計劃，並根據"統籌兼顧，全面安排"的指導思想，將這種方法命名為"統籌方法"。網路計劃技術從此在國內生產建設中卓有成效地推廣開來。
一、專案管理軟體的發展與現狀
　　　專案管理技術的發展和電腦技術的發展是密不可分的。專案管理技術出現之時也正是電腦誕生的時候，因此，早期開發的網路計劃軟體都是在大型主機上啟動並執行，主要運用於國防和土木建築工程。這個時期的專案管理軟體的成本也很高，往往一套就要賣到10多萬美元。
　　80年代隨著微電腦的出現和運算速度的迅猛提升，專案管理技術也呈現出繁榮發展的趨勢，湧現出大量的專案管理軟體，軟體的價格也大幅下降。與此同時，國內許多院校和科研單位也開發了很多專案管理軟體。但由於受計劃經濟體制的影響，很多國內軟體作為課題開發，形成成果後沒有商品化，也沒有進行維護升級工作，導致國內專案管理軟體發展十分緩慢。
　　經過近20年的發展，在市場經濟中無法生存的專案管理軟體被市場無情地淘汰了。目前專案管理軟體根據功能和價格水平被分為兩個檔次:一種是高檔專案管理軟體，是供專業專案管理人士使用的軟體，這類軟體功能強大，價格一般在2000美元以上，如Primavera公司的P3、Gores技術公司的 Artemis、ABT公司的WorkBench、Welcom公司的OpenPlan等。
　　另一類是低檔專案管理軟體，應用於一些中小型項目，這類軟體雖功能不是很齊全，但價格較便宜，如 TimeLine公司的TimeLine、Scitor公司的ProjectScheduler、Primavera公司的 SureTrak、 Microsoft公司的Project98等。
1．高檔專案管理軟體
　　在此以國際上專案管理軟體的領頭羊Primavera專案管理系列軟體為例，來介紹當今高檔專案管理軟體的現狀。
　　美國Primavera公司是一家專業從事專案管理軟體開發與服務的公司，成立於1983年。也就是在1983年，該公司推出了日後成為專案管理軟體領頭羊的Primavera Project Planner(簡稱P3)1.0 for DOS。 目前的最新版本為P3 3.0 for Windows。
　　P3首先是基於廣義網路計劃技術的理論編製的專案管理軟體。我們知道傳統的網路計劃技術研究的都是進度方面的問題，所做的分析也主要是工期分析。實際上資源和投資都制約進度，一個合理的工期必須考慮資源和投資的因素。P3處理單個項目的最大工序數達到10萬道，資源數不受限制，每道工序數上可使用的資源數也不受限制。P3還提供資源均衡的功能，可以自動解決資源不足的問題。
　　P3中的節點號可以任意編製。傳統網路技術的節點號只能是數字，而且後面的節點必須大於前面的節點。廣義網路技術則不存在這樣的限 制。在P3中，節點號可以是數字，也可以是字母，後續作業的節點號不一定要比緊前作業的節點號大。此外，P3還能使用日曆來設定不同的節假日和工作時間，使用限制條件來表示項目的特殊要求，比如某項目室外作業要求在冬季到來之前完成，這個要求只需要增加一個完工不晚於立冬的條件即可。
　　P3採用目標管理的模式對項目實施控制。它將最佳化後的計劃作為目標計划進行儲存，隨時可調出來與當前的進度和資源消耗進行比較，可以方便地發現哪些作業超前，哪些作業落後，對整個工期有沒有影響。這樣，對工程的按期完工很有協助。
　　P3能夠根據項目的分工結構圖(WBS)將項目的工作範圍從大到小進行分解，直至可操作的工作單元，也可以將組織機構逐級進行分解(OBS)，形成最基層的組織單元，並將每一工作單元落實到相應的組織單元去完成。然後P3根據不同管理層的要求，在分工結構圖或組織分解結構的任意層次上進行統計和匯總。除此之外，P3還可以根據工程的屬性任意對工作進行篩選、分組、排序、匯總。例如，我們可以將一個項目的作業分成3級網路，並將所有1級網路作業的網路層級設為1。我們需要看1級網路時，只要選擇網路層級等於1的作業即可。這樣可以協助專案經理在最短的時間內調出自己所需要的資料。
　　作為商品化的軟體，P3的資料介面功能齊全。既可以輸出到傳統的dBase資料庫、Lotus檔案和ASCII格式檔案，也可以接收dBase、Lotus格式的資料，還可以通過ODBC與Windows程式進行資料交換。使用P3的批次程式經簡單編程就可以執行P3的大部分功能。此外P3還提供了開發引擎RA，編程人員使用其他編程工具如Visual Basic、Visual C＋＋、PowerBuilder通過RA來讀寫 P3資料。Primavera還提供與Oracle資料庫的雙向介面DataStore。
　　P3還提供Primavera Postoffice郵局軟體，項目施工人員可以使用該郵局軟體開啟總部的工作安排，並將實際進展反饋給總部。Primavera還提供了Webster for Primavera，使用該軟體的各單位和個人可通過瀏覽器來訪問和更新項目資料。
2．低檔專案管理軟體
　　目前市場上有大量的簡單的專案管理軟體，也有許多"公開原始碼"的專案管理軟體。這些軟體一般只完成專案管理某一階段和某一方面如計劃安排、人員管理、風險分析等功能。
　　Project Scheduler 7就是一個廣受歡迎的項目事件安排和管理程式，它提供了風格獨特、省錢的功能，並且方便易用。你可在案頭完成基本的工作，或與SQL資料庫一起處理大的、複雜的程式。它包括嚮導、當日竅門、域級協助等，還具有非常好的靈活性，適合組織、合并及查看項目情況。它還提供一個 HTML網頁出版程式，使你快速、專業地交流項目的進展。
　　Microsoft Project 98是一個便於使用、特性齊全、獲獎的專案管理軟體包。它是一個強有力的計劃、分析和管理工具，能夠讓你建立企業範圍對具體任務要求較高的專案管理解決方案。該程式通過把一個項目分解為易於管理的步驟，能夠對最複雜的計划進行可視化分析，可以讓你看到任務是如何相互聯絡的，這對於你制定全面的計劃非常關鍵。同時可以找到你的瓶頸所在，以及整個項目的未來開銷。你也可以將幾個項目進行合并，以便對共用資源、團隊工作量，以及你正在同時籌劃的多重專案放在一起是否合理進行評估。你甚至可以自動地交流項目的狀態。內建的到MicrosoftExchange的連結可以讓該程式方便地發布一個項目所選定的屬性，並且可以串連到Microsoft Mail、Schedule＋、 Microsoft Back Office(TM)或者數以百計的附加程式。
二、國內的應用狀況
　　專案管理軟體在我國的應用起步較早，80年代初期就有很多單位開始使用。這個階段，國內出現了很多專案管理軟體，每上一個項目，如果該項目有意使用電腦進行專案管理，那麼就會請一班人馬來開發一套專案管理軟體。也有一些項目嘗試引進國外專案管理軟體，我國最早引進P3的項目是山西潞安煤礦。在這些項目中我方專案管理人員基本處於被動使用的狀況，缺乏對國外專案管理的理解，對國外專案管理模式不瞭解。
　　到了90年代，隨著與國際接軌的需要，國內很多單位已接收了國外專案管理的思路，很多單位也引進了國際先進的專案管理軟體，已經積累了部分經驗和資料。目前在國內使用專案管理軟體進行專案管理的項目和企業已有上千家。綜合國內的應用情況，分為以下幾種：
　　(1)運用專案管理軟體編排進度計劃，在項目投標以及工程開工之前均能用這些軟體來編製計劃。部分企業還處於被動使用狀態，因為項目招標書中要求使用專案管理軟體進行專案管理，而被迫使用相應軟體。
　　(2)通過進度和資源結合使用，分析資源的強度和資源的使用安排是否滿足要求。很多企業和項目通過使用專案管理軟體，嘗到了甜頭，希望通過專案管理軟體的資源分析和成本管理的功能，合理配置資源，使得進度計劃更為合理。
　　(3)根據施工組織措施來編製進度和資源計劃，根據計劃來安排生產，通過計劃對進度進行控制。有部分項目的計劃編製十分漂亮，資源配置也很合理，但是現場施工沒有按照計劃來執行。這就要求計劃的編製人員必須按照施工方案來編製計劃，現場施工人員按照計劃安排生產，並及時將實際進程向上反饋，實施動態跟蹤。能做到這一點，已基本體現了專案管理軟體的功能。目前國內已有部分項目正在按照該模式進行動態控制。
　　(4)專案管理的資料與企業管理資訊系統(MIS)整合，通過資料共用，減少重複輸入。通過專案管理軟體的介面功能與企業的管理資訊系統串連，對於企業專案管理系統可進行該部分工作，對於非超長工期型項目而言，不必提出該要求。
　　(5)通過Internet和Intranet對遠程項目進行控 制。分散在全球各地的分公司或項目工地上的工程資料通過 Internet和Intranet傳遞到本部，在總部進行匯總和統一安排，並將指令通過郵件下發給分公司或工地。對於企業和戰線偏長的項目可推廣此應用。
三、前景展望
　　使用專案管理軟體輔助專案管理已經成為專案經理們的共識。如何儘快上手，在項目的有限生命週期內盡其所能地發揮管理的功效？這是擺在每個項目和每個工程公司老總們面前亟待解決的問題。以下分別就項目和企業來探討如何使用專案管理軟體事宜。
1.項目
　　在項目上應用專案管理軟體系統首先要解決兩個問題：其一是自主開發還是引進為主，再做二次開發？其二是專案管理的核心是什嗎？
　　通過長期的實踐，在項目上馬後再找開發人員開發專案管理系統，已經在過去十多年的實踐中證實是行不通的，原因有：開發任何一個軟體系統都需要很長的時間，從需求分析到編程，再到調試、修改、試運行,可能要花掉2年左右的時間，而很多項目的總工期只有3～5年。因此我們提倡在對待專案管理軟體時，對核心軟體還是以引進為主，在此基礎上做少量二次開發工作，以滿足工程的某些特殊需求。
　　對於專案管理的核心問題，有人說是進度管理，有人說是成本管理，也有人說是合約管理，這要根據項目的不同情形而定。確定了核心之後，就應圍繞著核心來構築專案管理系統。先確定核心軟體，然後再著手開發和引進周邊軟體系統。切忌把整個專案管理軟體系統搞得很大、很全，重點不突出，核心資料湮沒在整個項目資訊的汪洋大海中。
　　構築一個工程項目的管理軟體，首先要在招標階段就選定核心軟體，並在標書及今後的合約檔案中規定使用相同的軟體;其次，在項目開工之前，就要組織各方有關人員進行培訓，並進行統一WBS編碼、工作編碼、資源編碼的工作，同時制定專案管理軟體的實施辦法；最後，在工程開工後，定期收集工程的進展情況，通過一定的獎懲措施，促使各單位嚴格按照計劃組織生產，及時準確地反饋資料，確保整個工程處於控制之中。
2.企業
　　作為一個工程公司，使用專案管理軟體進行專案管理可以提高項目的管理水平，增強計劃的可執行性，提高資源的有效配置，加強成本管理，提高企業的競爭能力。企業在設定項目管理軟體時可以考慮在不同的層次選用不同檔次的軟體，但各個層次所使用的軟體產生的資料要能通用。通常總公司一級配置網路版軟體，有助於多人使用和資料共用；分公司或大型項目總承包視情況可配備單機版或網路版高檔專案管理軟體；分包項目或中小型項目可考慮使用單機版高檔專案管理軟體或低檔專案管理軟體；施工隊或作業班組則使用郵局軟體或Webster來訪問或更新項目資料。
　　一個企業在使用專案管理軟體時可以先對企業的曆史資料進行整理，包括標書、合約檔案、項目月報、定額庫等，逐步形成企業統一的編碼庫、價格庫和材料庫，並制訂企業專案電腦管理實施細則。該細則應該包括組織形式、項目有關編碼、標準工作包、各類報表格式、檢測與追蹤辦法等。