房地產業務學習（03）-會議管理及IT實現

作者：AMT 諮詢

在AMT 諮詢過往的項目經驗中我們發現，企業高層大約有80%的時間都在開會。然而，高層的時間是寶貴的資源，自己的行程安排經常被一些臨時性的會議打亂。每天陷在無盡的會議中，脫不開身不說，而且留給自己單獨思考的時間也少之又少，真是非常痛苦。
為了一個月度總經理的辦公會，會議召集人提前十多天就開始準備。確定會議議題，同與會者確認需要提交的資料，然後不停地打電話和每個與會者進行溝通，確認會議時間。忙活了一個上午，好不容易定下來的會議時間，下午，某個老總的秘書卻打來電話，說老總有事無法在參加，能否提前或延遲會議時間。無奈，會議召集人又要接著忙開了，重新打電話，逐一溝通，更改會議時間……很難想象，一次這樣的會議組織，協調與會者的時間就如此麻煩。可這會議時間一改再改，會議召集人豈不是苦不堪言？
會議結束了，眾人離席，一次苦心經營的會議終告段落。可花費了這樣多心血的會議，誰來監督決議是否執行了呢？往往是前一次會議遇到的問題，到了下次開會時還是懸而未決，因為會議的決議根本就沒有人跟蹤落實。
會議召集人辛苦，可誰又知道老總們的辛苦呢？這邊的會議剛結束，那邊，沒過一會，老總就接到秘書打過來的電話，說是某某部門召開會議，需要老總參與會議決策。在企業中，職務越高的人，往往開會時間佔總工作時間的比例就越大，因為許多重要決策都需要高層參加。
當然，對於業務部門來說，當他們遇到了棘手的緊急問題需要老總們拍板決定時，就需要打電話給老總的秘書，約定會議時間。如果老總時間已經排滿，那就只能另行安排時間。一次次的電話預約，卻苦於總是約不到老總。這樣的問題一而再，再而三的出現，讓業務部門員工也是苦惱不已。
也許你會對這些身邊經常出現的情景習以為常，其實，這些問題的發生並不是不可避免的。問題的矛盾和癥結都很明了。問題的產生原因都是因為無序的會議管理的結果。能夠提高會議的計劃性和透明性，讓會議從無序變得有序，進而改善會議的決策效率是會議管理的主要目標。
矛盾和癥結看似明了，可真正地解決起來，卻不能夠僅依靠個人層面的溝通技巧，而是應該將會議安排與管理流程、戰略決策、業務決策結合起來，形成企業有規律的決策節拍。
一個企業會議管理的水平，從某種程度上可以反映出該企業的經營管理水平。如果想以最快的速度瞭解一個公司，那就請參加公司會議吧！因為，在召開會議的方式和水平中，融入了該公司的一切。會議的高效，往往意味著企業高層個人的高效，同時也意味著企業的高效。這對於經曆快速擴張，亟需整合內部管理的很多房地產企業也不例外。

會議管理是房地產企業精細化管理的需求
在日益激烈的市場競爭中，曆經了快速擴張的房地產企業，當內部管理逐步由以往的粗放格局向精細化管理員模式邁進，藉以提升自身管理水平和運營效率之時，該如何以會議管理的視角作為切入點，深入挖掘企業內部有待提高的管理問題，協助企業提升效率呢？
站在企業全域的高度，我們應該思考：管理者應當開哪些會？管理者在重要決策事項上如何協同工作？每一類會議的定位、類型、主要議題、參與者如何界定？對於業務運作中的重大議題，管理者在時間上的協同和工作計劃同步，可以提高企業的整體決策效率。
企業的會議管理組件含兩個個層次的內容：一是企業會議體系的梳理，二是單個會議效率的提升。會議體系的梳理需要明確所有經理層以上人員參加的會議，這些會議之間的邏輯關係，以及每個會議的定位、主要參與人、召開時間、主要議題和上會需要準備的資料等。單個會議效率的提升需要每個與會者共同的努力，企業要營造一種高效的會議文化，並通過確定會議規則來約束個人行為。

房地產行業的會議金字塔
從會議產生的動因來看：決策規律的不同，引發不同的管理會議類型。會議是企業決策的一種方式，決策的類型決定了會議的類型。決策有三種觸發方式：時間觸發、流程觸發和事件觸發，分別對應三種會議類型：時間觸發的會議、流程觸發的會議和事件觸發的會議。１所示：

圖１按決策分類的會議類型

   流程觸發的房地產行業的會議分為戰略會議、經營管理會議和項目運營會議。其中戰略會議數量少，但對公司的價值大，決定了公司整體發展的方向。經營管理會議按周期性展開，處理公司日常運營，解決公司重大問題。項目運營會議數量最多，是項目開發流程觸發的一系列項目運營會議，是把控項目開發節奏、提升專案管理效率和決策效率的有利工具。三類會議形成了金字塔結構，2所示：

 

會議管理的IT實現
企業可以通過資訊技術建立會議管理系統提高會議管理的計劃性和透明性，從而提高會議管理效率。
    *  會議管理系統實現的關鍵點
    * 會議體系和流程的梳理：在企業建設會議管理系統之前，要全面梳理企業的會議體系，為系統上線準備足夠的初始資料。
    *  系統需求分析：要切合企業實際情況，通過企業內部的訪談調研，明確會議管理系統的需求，做詳細的系統需求分析報告。
    *  和企業其他系統的整合：會議管理系統肯定不能是孤立的系統，必須充分考慮和企業其他資訊系統的整合，利用已有資源。例如和企業門戶系統、OUTLOOK、MSN、文件管理系統的整合等。
    *  會議管理系統的核心功能
會議管理系統的核心功能包括基礎資料維護功能和會議管理功能。
基礎資料維護主要包括：會議類型維護、會議角色維護、會議安全層級維護、會議模板維護、會議室維護、會議計劃維護和會議歸屬維護等。
會議管理功能主要包括會議發起功能、會議查詢功能、會議資料提交功能、任務單管理功能、會議決議跟蹤功能、關閉會議功能和會議統計功能等。3所示：

 

 

通過IT手段可以將會議管理的思想固化在流程裡，從而提高會議管理的效率。

會議管理系統的價值

通過IT手段可以將會議管理的思想固化在流程裡，從而提高會議管理的效率。會議管理系統以會議進行的流程和員工個人排程為核心，建設覆蓋整個會議始終的資訊管理系統，以滿足總辦對會議管理的要求，為提高整個公司會議管理效率提供專業工具和手段。
    * 高效發起會議
利用會議管理系統可以實現會議發起的高效，對會議的召集人而言，極其便利，主要體現在以下幾個方面：
    * 會議室閑忙資訊透明：在會議系統中發起會議的流程中，在選擇會議室時，可以預覽會議室預定資訊，快速方便的預定空閑會議室。會議室忙閑資訊透明，減少了會議召集人發起會議時，手工查詢會議室狀態的時間，節約時間，提高發起效率。
    * 關鍵參與人佔用時間檢查：會議管理系統和OUTLOOK整合，在發起會議時，可以自動檢測關鍵參與人在新發起會議的會議時間內是否空閑。如果關鍵參與人時間空閑，則可以發起會議，反之，系統提示有時間衝突的關鍵參與人。
傳統的會議發起流程，要求會議召集人反覆通過電話、郵件或面談方式，逐一的和與會人員確認會議時間。關鍵參與人佔用時間檢查，極大地減少了會議召集人和與會人員在確定會議時間上的溝通成本，極大地提高了發起會議的效率。為了最大效用的利用關鍵參與人佔用時間檢查功能，要求每一個與會者都開放自己的OUTLOOK排程，並把自己已經確定的排程及時地錄入OUTLOOK。
    * 自動發送郵件通知與會人員參會資訊：在成功的發起會議後，會議管理系統自動向所有與會人員發送郵件通知參會資訊。參會資訊包括會議的時間、地點、會議名稱、會議主題、會議議題、參與人、彙報人、參與人需要準備的上會資料、何時提交上會資料等資訊，免去了手工發送會議通知的繁瑣。
    * 事先預置會議模板：在會議管理系統中，可以事先預置會議模板。在發起會議時，只要選中相應的會議模板，系統自動產生諸如會議名稱、會議主題、會議議題、參與人、彙報人、上會資料等會議資訊，召集人能夠快速發起會議。
    * 有效跟蹤會議決議
在會議結束後，會議召集人立即整理會議決議，對會議決議編號，並由專人錄入到會議管理系統。會議決議的跟蹤者把會議決議以任務單的形式，在會議管理系統中下派任務單，任務單中包含任務單責任人、需要完成的任務、最後完成時間等資訊。
任務單責任人完成任務後，在會議管理系統中，填寫任務完成情況資訊，關閉任務單。會議決議的跟蹤者能夠查詢任務單的狀態，有效跟蹤會議決議的完成情況。
    * 充分共用會議資訊
在會議管理系統發起會議後，召開會議的當天，電子顯示板公布開放性會議的召開資訊。對那些想列席參加會議橫向學習的人，也可以通過會議管理系統查詢到所有開放性會議的召開資訊。
與會者會前通過會議管理系統，上傳上會資料，讓其他與會者在會前就能夠事前閱讀思考，極大的提高會議的決策效率。
會議決議的責任人，會後通過會議管理系統，上傳會議執行情況資料，充分實現資訊共用。
    * 詳細提供會議統計報表
會議管理系統還可以為企業管理層提供各種會議統計報表，例如：統計每個項目16級會議召開情況，瞭解項目進程；統計個人蔘與會議時間，參加各類會議時間的統計，合理安排個人會議時間；統計責任人任務單完成情況，有效地跟蹤會議決議執行情況。這些統計報表反映的資料，為管理者提供了一個很好的決策依據。
一個運作良好的企業會議管理系統的應用，有利於提高會議的透明性、計劃性，協助房地產企業調整、跟蹤會議，支撐房地產企業在規模不斷擴大條件下的穩定運營。限於篇幅有限，會議管理系統的其他功能和價值不再贅述。