例行工作流程化標準化制度化

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例行工作流程化標準化制度化

-------提高組織效率的最佳選擇

張國祥

2014年9月3日

企業提高效率的方法多種多樣，提高技能、提高責任心、學會感恩等等都有助於工作效率的提升，這些的重點都在於提升員工的個人能力或素質。而要提高企業組織的整體效率則在於企業管理體制的轉變，應該從制度上入手、在機制上下功夫。

一、             例行工作流程化

企業的工作80%或者更多都是例行工作，不論是招聘、培訓、生產、採購、物流、倉儲，還是開拓市場、服務客戶；不論是各種例會，還是專題會，不論是老闆主持，還是員工主持，一個企業的性質決定了它的多數工作都是有章可循的。只要花一些時間把自己企業的例行工作流程化，也就是用流程圖表示，讓新人一看就懂、或者一教就會，就可以大大提高新員工培訓的效率。老員工按流程辦事，就可以大大減少扯皮推諉、減少請示報告。協作單位來人也遵循流程交往，就可以大大減少找人、等待或跑腿時間。

企業搞研發、做決策，這些看似複雜的工作也可以流程化。工作關係就是流程關係。企業的所有工作都可以流程化。比如說研發工作，一定是從市場調查收集資訊開始，然後進行創意碰撞，接著立項論證，隨後設計方案，進而方案評審，再進入試製，再進行樣品評審，徵求客戶心聲，再進行產品定型、組織批量生產……企業有哪一樣工作沒有先後和邏輯呢？先理順各個工作的先後順序，再將每個工作對應劃分給最合適的崗位這就是流程管理。任何企業想做都能去做，願意做都能做到。

二、             例行工作標準化

工作流程化並不能完全解決問題，流程圖也是工作標準，但最多是責任銜接標準。企業做每件事還應該有品質和數量標準，這樣才能讓員工有遵循準則和完成工作之後的評價標準。企業標準從大的方面講有技術標準、工藝標準、品質標準、安全標準，還應該有管理標準、工作標準；企業的標準從小的方面講，應該事事有標準、崗崗有標準。只有標準健全才能擺脫對個別能人的依賴，只有讓老闆從到處救火狀態中解脫出來，才能讓普通員工放手工作、大膽工作。

例行工作標準化，一定要因企業而異，因企業不同發展階段而異，沒有放之四海而皆準的標準。企業標準一定要全體員工共同討論、上下認同。寬嚴倒不重要，重要的是上下認同。而且企業的工作標準要以大多數員工能夠做得到為標準。如果多數人再怎麼努力都達不到標準，標準就毫無意義可言。我們僅以招聘一次到崗合格率為例來說明，如果企業在當地條件突出，吸引力大，招聘專員完成的合格率就高，反之則低。總之，訂標準最好讓大多數人跳起來夠得著，同時，跳起來夠得著。夠得著就要給予獎勵。這樣的管理就能在企業產生良性迴圈效應。

三、             例行工作制度化

流程化也好、標準化也罷，都只是對完成任務的要求，如果不能完成任務或者達不到標準如何評定、如何懲處，達到標準如何獎勵是沒有界定的。對達標與否的獎懲就屬於制度範疇。企業的每一項工作必須有人做，而且必須做好，如果不做或者做了達不到標準，對企業就是災難，少數人的不負責任甚至可能導致他人的付出或勞動成果毫無意義、付之東流。所以，將例行工作制度化是企業管理必不可少的內容而且是最重要的內容。

企業的每項工作都以例行事務為主，只有碰到新情況出現新問題才能算作例外。處理新情況解決新問題是各級管理者的天然職責。如果沒有新情況出現新問題產生，不是企業已經走到盡頭，就是管理者毫不負責、對問題熟視無睹。那麼為了廣大員工自主負責，例行工作制度化就可以解救老闆、解脫主管，而且也能解放員工。例行工作制度化可以讓員工有章可循、有據可查、工作效率自然而然就上來了。

不論是制度，還是流程、標準都因企業而異，千萬不可照抄照搬。

四、             企業管理系統化

如果能夠將例行工作流程化標準化制度化，企業的工作效率一定會大大提高。如果再進一步將企業管理的所有工作系統化，就可以說企業已經打造了不依賴個人作用而能運轉自如的管理體系。

將例行工作流程化標準化制度化，將企業所有工作系統化，是提高企業組織整體效率的最佳選擇。這不是我的主觀判斷，而是眾多企業實踐經驗的總結。

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