SAP R/3 財務基本概念及整合性淺釋 —— 主要資料篇

ERP是英文Enterprise resources planning的縮寫，意思為企業資源計劃。在企業中，存在各種各樣的資源，如財務資源、人力資源、資訊資源、供應商資源、客戶資源等等，如何將這些資源進行合理規劃，實現資源的最佳化的配置，從而提高企業整體的經營能力與經營效率是企業管理者孜孜以求的目標。經濟學上有一個著名理論：短邊效應。也就是說，有長短不一的木塊(表示各種各樣的資源)，做成一個木桶，其裝水容量的多寡不是由最長木塊決定的，而是由最短的木塊決定的。過去幾十年來，由於電信技術、電腦技術及應用軟體開發的滯後，大型企業為提高管理效率而進行的各種各樣探索都難以得到最終的實現，其重要原因就在於資訊的不能及時傳遞。人們通常所說的企業內部各個部門都是一個“資訊孤島”，指的就是資訊(包括財務、人力等方面)的不能及時傳遞與處理，由此帶來管理上的效率損失及機會成本的上升。隨著我們國家市場化改革進程的不斷加快及全球經濟的一體化，各個行業內部的競爭加劇是不可避免的一個趨勢，競爭的加劇對企業管理提出了更高的要求，正如莎士比亞所說的，“是生存還是死亡，這真是一個問題”。要提高企業管理水平，首先必須突破資訊傳遞及處理這個“瓶頸”。70年代以來，國外企業為突破這個“瓶頸”，就陸續開始了企業資源計劃的嘗試。至90年代初期，已經獲得很大的成功，這主要應歸功於相關技術，如電信、電腦及應用軟體等得到了空前的發展。實施ERP，至少有三個方面的好處：1．各種資訊能夠得到即時的處理與傳遞。如有非常及時性的財務資料及庫存資料，這對於大型企業是非常必要的。2．可以打破企業管理者的管理邊界，同時不會造成效率上的損失。傳統的分工理論形成的每個管理員的管理邊界，超出此邊界將是不經濟的，但實施ERP，如上問題可以輕鬆得以解決，因為ERP的精髓就是要資訊的及時處理與傳遞。資訊的及時傳遞及處理可以使管理的邊界得以突破。正如和光商務股份有限公司的總經理劉鐵所說：實旌ERP可以將管理的需求“一竿子捅到底”1 3．可以降低企業內部的交易費用，同時也有利於企業組織圖的再造。實施了ERP，各項交易、商務程序都變得透明，資訊也得到了及時的處理與傳遞，帶來的結果是內部交易費用的降低，機構的設定也將變的簡單、高效，原來“金字塔型”的組織圖變成了“扁平型”的組織圖。毫無疑問，如上種種好處，將會使成功實施ERP的企業在激烈的市場競爭中獲得極大的優勢，具體地說，將會使企業降低費用、提高資金的運用效率，提供決策的準確資料、降低機會成本等。支援實施ERP的管理軟體有非常之多，如SAP R／3、Oracle、PeopleSoft等。本文著重介紹SAP R／3軟體就是其中整合性最好、功能最強的管理軟體。為什麼SAPR／3軟體整合性最好並且能夠及時處理並傳遞資訊，主要是有賴於主要資料的有關設定。以下開始本文有關SAPR／3軟體中與財務有關的介紹。主要資料(主記錄)第一次接觸SAP R／3軟體的人，當看到主要資料這樣的字眼時，肯定不知所云。在SAPR／3軟體中，主要資料相當是該軟體的識別及自動後續處理系統。比如人的大腦，當我們見到資產負債表中的有關科目時，如長期投資，我們的大腦馬上就會這樣的反應：它是屬於資產類的科目，期末應將餘額予以結轉；核算時，當其投資對被投資單位有控制、共同控制或重大影響時，應採用權益法進行核算，否則應採用成本法核算等。又如對於銷售收入，我們馬上就知道這是損益類科目，期末應將其結轉至本年利潤，而後轉至未分配利潤等。我們的大腦為什麼有這些知識，就是因為我們經過了長期的財務知識方面的訓練，所以就會有這樣的識別及核算能力。對於軟體系統，它不具有像人類一樣的大腦，所以軟體開發人員就開發了一套適合系統並使其能夠像人腦一樣的識別及處理財務資料。這就是SAPR／3軟體的主要資料。因此，當我們要做各項交易之前，必須到相應的主要資料中去建立它(當然這個建立是按照主要資料中的固有格式進行的)，這樣系統才能認可它、自動處理它。通常我們叫這個過程為“去報個到，取個號”。與財務有關的主要資料包括有總賬主要資料、供應商主要資料、客戶主要資料、商品主要資料、固定資產主要資料、成本及利潤中心主要資料等六大類。下面分別闡述。
(一)總賬主要資料總賬主要資料，它起到統馭整個財務的作用。不同的會計科目在總賬主要資料中建立會應用到不同的“欄位”(英文單詞為field)，通過這些不同“欄位”的組合，就會形成系統能夠識別並能夠為我們現行會計核算所接受的會計科目。如下例舉幾個重要的科目予以說明。號碼 10010101 10030101 10040101公司代碼 KHl0 KHl0 KHlO類別 資產負債表帳目 資產負債表帳目 資產負債表帳目賬戶組 現金／銀行類 其他資產類 其他資產類描述 現金 應收賬款一國內貿易款 庫存商品統馭科目類型 X D X未清專案管理 X X X行項目顯示 √ X X欄位狀態組 G001 G067 G001號碼 10050101 20010101 20020101公司代碼 KHl0 KHl0 KHl0類別 資產負債表帳目 資產負債表帳目 資產負債表帳目賬戶組 固定資產類 負債權益類 負債權益類描述 固定資產一房屋建築物 短期借款 應付賬款一國內貿易款統馭科目類型 A K K未清專案管理 X X X行項目顯示 X X X欄位狀態組 G007 G001 G067號碼 20060101 20070101 20080101公司代碼 KHl0 KHl0 KHl0類別 資產負債表帳目 資產負債表帳目 資產負債表帳目賬戶組 負債權益類 負債權益類 負債權益類描述 購銷GR／IR 代銷GR／IR 實收資本統馭科目類型 X X X未清項目管 √ √ X行項目顯示 √ √ √欄位狀態組 G001 G001 G001號碼 50010101 50020101 50040101公司代碼 KHl0 KHl0 KHl0類別 損益表科目 損益表科目 損益表科目賬戶組 損益類 損益類 損益類描述 銷售收入-購銷 銷售成本一購銷 管理費用一電費統馭科目類型 X X X 未清專案管理 X X X行項目顯示 √ √ √欄位狀態組 G029 G030 G004僅允許自動記賬 √ √ 幾個重要的會計科目，其餘科目即可舉一反三，知其所以然。在所列示的科目中，科目號碼是根據《企業會計制度一會計科目名稱和編號》規定的前四位元加上後四位而成，在建立時須手工填入(即非系統產生)。科目類別僅分成兩類：即為資產負債表帳目或為損益表科目。賬戶組分為六項：現金／銀行類、固定資產類、其他資產類、負債／權益類、損益類、轉移資料類。描述項既可按需建立的科目進行字面的描述，又可分為長文本與短文本描述。統馭科目類型分為三類：供應商類別(K)、客戶類別(D)、固定資產類別(A)，主要是針對應收賬款、應付賬款、固定資產等模組過入的金額，他們的交易是不通過總賬模組進行的，但在各自模組完成的同時，會將相應的金額過入總賬。未清專案管理主要是用於須清賬的科目，如GR／IR，銀行的過渡科目、工資的清算等。啟用了未清專案管理，必須同時啟用行項目顯示的功能，但在總賬主要資料的設定中，應收、應付、固定資產等是不能啟用未清專案管理及行項目顯示功能。行項目顯示即表示，設定此項時，系統會有向下挖掘(Drilldown)的功能，當我們在查看總賬的某個科目時，若對某金額有懷疑，可將滑鼠對準該金額連續點擊兩下，系統可顯示明細賬的金額，再對準明細賬的金額連續點擊兩下，系統會顯示某憑證的金額。欄位狀態組，表示若某個總帳科目選用了不同的欄位狀態組，其將來在憑證輸入時，需要填入不同的欄位，如對於其他業務收入科目，其選用的欄位狀態組為G029，當我們輸入一個分錄借：現金貸：其他業務收入時，系統會要求再輸入一個利潤中心的欄位，否則該張憑證不能夠產生。又如當我們輸入一個分錄借：管理費用一電費貸：現金時，系統會要求我們輸入一個成本中心的欄位。僅允許自動記賬表示，該總賬科目必須由其他模組自動過入，不用手工輸入憑證，如銷售收入一購銷，因為該總賬科目是在銷售及分銷模組完成“出具發票”功能時自動產生的，所以僅允許自動過賬。建立完總賬的主要資料後，手工輸入的總賬科目將得到系統的確認與認可。如傳統的分錄錄入方式為借：現金貸：其他業務收入，在系統中將變成：借：10010101貸：50100101(假設為其他業務收入)。系統在總賬分錄輸入後，將會自動將相關金額過入至總賬及更新會計報表。
(二)供應商主要資料當我們與一個供應商發生交易之前，應當在供應商主要資料內建立該供應商，以使系統能夠識別它並處理它。這仍然是“去報個到，取個號"，但這是到供應商主要資料中去報到並取號。下面將建立供應商的有關過程做一個介紹。 、 。供應商編號：除地點類別是以手工方式輸入號碼外，其餘皆為系統自動產生的號碼。供應商類別：包括有國內貿易供應商、進口貿易供應商、關聯供應商、一次性供應商、無庫存供應審、招商供應商、地點等。在建立供應商時，只須在其中選擇一項即可。描述：與供應商有關的資訊如公司名稱、地址等輸入相應的欄位即可。購貨方號碼：若某一供應商既是供應商又是客戶，須做自動清賬賬務時，應在此處填寫在客戶主要資料中產生的號碼。會計資訊：此處應填的是統馭科目，該統馭科目首先應在總賬主要資料中建立好。檢查雙重發票：此處是指檢查收貨憑證與發票的校正，為必輸的欄位。打勾√即可。付款條件：指的是付款的期限，系統已設定好各種類型的付款期限，選擇即可。選擇好後，該系統會自動計算對該供應商的欠款是否已到期，有利於資金周轉的籌劃。付款條件：如現金、支票、銀行轉賬等。也是在系統內選擇即可。將來做自動付款業務時，系統會根據自動付款條件的參數選擇是否支付該款項。結算客戶：此處是與購貨方號碼相關聯的，欲做自動清賬賬務，必須在此處打勾√。如上主要資料的內容填寫完畢後，系統即會自動產生一個供應商的編號(除地點的類別是手工方式輸入外)，如10100001，該編號代表了與供應商有關的各種資訊及後續處理的功能。並且在分錄的輸入上也與傳統的有所不同了。如傳統的分錄方式為：借：營業費用一電費 貸：應付賬款一XX供應商，但在系統中的分錄錄入方式變為：借：營業費用一電費(這將也有一個總科目號碼)貸：1010000l(與該供應商有關的交易金額將會由系統自動過入至建立該供應商主要資料選定的統馭科目，同時在總賬層次中的該統馭科目也得到了自動的更新)。另外，對於不同類別的供應商，建立完畢後，會產生不同號碼範圍段的編號。如國內供應商的號碼範圍段為101開頭的8位元，國外供應商其號碼範圍段為18開頭的8位元。熟悉後，看著供應商的編碼範圍即可知道，該供應商是屬於何一類型的供應商。
(三)客戶主要資料與供應商主要資料一樣，有新的客戶與我們發生交易時，應當建立客戶主要資料。客戶編碼：除類別為“地點”客戶編碼須手工輸入外，其餘類別的客戶編碼皆由系統自動產生。客戶類別：有國內個人客戶、國內批發客戶、關聯客戶、租賃客戶、地點、其他等六大類。描述：即為對客戶的一般情況進行描述，如公司名稱、地址、郵編、連絡人等。統馭科目：此處輸入在總賬主要資料中已建立好的應收賬款統馭科目，如應收賬款一國內個人客戶
(11310101)，應收賬款一國內批發客戶(11310201)等。零售企業的大部分客戶都是個人客戶，因此只須建立一個一次性的客戶，而後通過修改有關描述性的欄位即可。付款期限：此處是指客戶付款給單位的付款期限，由於主要以零售為主，付款期限定為立即付款，但可針對個別客戶(如在合約中規定的收款期限)另行設定。系統已設定各種的付款期限。通過此處的設定，將來做催款程式時，系統會根據設定的參數自動計算應收賬款的賬齡及列印催款函。付款條件：可以有現金、支票等方式。催款程式：選擇催款程式，可以產生催款函件。與建立供應商主要資料一樣，當建立完畢客戶主要資料時，系統會自動產生一個客戶的編號(如500000001)，該編號代表了該供應商的相關資訊及後續功能。憑證輸入方式上，將與傳統的手工方式有很大的不同。如傳統的憑證為借：應收賬款一XX客戶貸：其他業務收入一租金，在系統中將變為借：500000001貸：其他業務收入一租金(這將也有一個總科目號碼)，交易金額自動會過入統馭科目如11310101的應收賬款一國內個人客戶，同時也即時更新總賬中的統馭科目。同樣，不同類別的客戶，其建立完主要資料後產生的編號是不一樣的，如國內個人客戶，其編號範圍為500000000-599999999，國內批發客戶其編號範圍為3 10000000-3 19999999等。這將便於我們區分不同類別的客戶。
(四)商品主要資料商品資料的內容較為複雜，主要由主要資料組負責建立，對於財務人員需要瞭解的內容主要有以下幾項：描述：即對商品一般性的描述，如品名、類別、供應商等。評估類：主要有兩類3100與3600，其中3100代表該商品為購銷類商品，決定了系統自動產生的GR／IR為購銷類的GR／IR；3600代表該商品為代銷的商品，決定了系統自動產生的GR／IR為代銷類的GR／IR。價格控制類型：SAP中有兩種價格控制類型，一為標準成本法，二為加權移動平均法，該兩種方法用於存貨的發出時結轉銷售成本用。移動平均價：由系統自動計算得出。系統會根據每批次的採購單價及數量對目前的庫存商品發出單價進行移動平均計算出作為結轉銷售成本用的單價。總庫存量：是指目前的庫存總量。銷售價格：由系統根據一定的毛利要求並結合有關細節得出。此銷售單價將成為建立銷售訂單時的單價，若有打折，系統會根據打折比例算出最終銷售價，這也將成為計算銷售收入的單價(系統會自動將加值稅計出後並從收入中剔除)。利潤中心：主要是為建立利潤中心的損益表而用。若該商品維護的層次到某個門店，則將來銷售確立時，收入與成本將為轉入總賬層次與利潤中心層次。商品主要資料建立完畢後，系統會產生一個商品號，該號碼代表了如上有關的資訊及計入某個總賬科目如庫存商品、受託代銷商品的要求。
(五)固定資產主要資料同樣的，當財務上要做一件與固定資產有關的交易，如購置，首先必須在固定資產主要資料中去建立它，然後才能在財務上開始與之相關的業務。如下是建立固定主要資料的一些重要內容。在系統中，對於固定資產的大部分業務是系統自動完成的，所以如下的內容是有必要的。類別：在傳統的會計核算中，通常可以將一個企業的固定資產分為幾大類：房屋建築物、機械裝置、交通工具、辦公裝置、其他等。在系統中，也是遵循這樣一種分類方法，但為了便於系統區分固定資產折舊時所應計入的科目，如管理用的固定資產折舊費用應計入管理費用一折舊科目及營業或生產用固定資產折舊費用應計入營業費用---q~舊或製造費用一折舊，在系統中，將固定資產的分類進一步細分，分成房屋建築物(總部)、房屋建築物(門店)、機械裝置(總部)、機械裝置(門店)、交通工具(總部)、交通工具(門店)、辦公裝置(總部)、辦公裝置(門店)、其他(總部)、其他(門店)等，同時在SAP系統中，在建工程、無形資產(商標、土地使用權、著作權、商譽等)也屬於固定資產模組的核算範疇。因此，當我們欲建立某個固定資產的主要資料時，如總部用的伺服器，就應選擇總部辦公裝置這一類型，隨後系統會自動確定相應的科目定位碼。描述：即對應建立的固定資產進行如名稱類別等描述。 ，科目定位碼：是與系統設定的固定資產類別緊密地聯絡在一起的。該科目定位碼實際上起到了統馭科目的功能。如在本次設定中，總部的房屋建築物的科目定位碼為1010，門店的房屋建築物的科目定位碼為1020，但這兩定位碼同時會與總賬科目固定資產——房屋建築物聯絡起來，如當財務增加一個固定資產時，就會通過科目定位碼使總賬科目固定資產_謗屋建築物金額相應增加。 ．成本中心：這是與控制模組有關的設定。如總部用的伺服器，就應選擇與總部某個部門有關的成本中心。若該伺服器的折舊費用應由不同的成本中心分擔，可以該成本中心為基礎，在控制模組內採用分攤或分配的功能進行劃分。分析用途：分為一次性或分期購入、是否抵押、是否保險四類，這是為區分各個不同固定資產的狀態而設的。如若想瞭解有多少固定資產已經被抵押，則可以在查看報表時，選擇是否抵押的功能，系統就會將所有已抵押的固定資產列示出來。折舊年限：分為賬面折舊與稅務折舊，賬面的折舊年限與折舊率會計入總賬，稅務的折舊年限與折舊率則會作為調整遞延稅金所用。如某固定資產的賬面折舊年限為3年，年折舊額為lO 000元，稅務折舊年限為5年，年折舊額為8 000元，則系統會將10 000元作為總賬的折舊金額並計入相關費用，但系統也會算出稅務的折舊額為8 000元，但這8 000元只是便於我們做遞延稅金的手工調整。建立完某個固定資產的主要資料後，系統會自動產生一個該固定資產的號碼，如11 11 11 11 11，我們在財務輸入分錄時，借：1111111111貸：10010101(現金)，交易金額會自動過入至總賬層次。 在固定資產模組中，折舊是系統自動啟動並執行，不需手工計算。並會過入相應的總賬科目。利潤中心主要資料、成本中心主要資料的內容應屬於控制模組中的主要功能，在建立主要資料方面相對而言較為簡單，關鍵在於企業內部對於利潤中心及成本中心的如何劃分，也就是說對管理深度要求到什麼水平。