節約紙張:Office文檔縮放列印三招

來源:互聯網
上載者:User

最近,小賈碰到了一個難題,事先編輯好的一張Excel表格,恰好容納在一張B4紙上,現在需要將紙型改為A4,但仍要列印在一張紙上,這可讓小賈犯難了。因為通過縮小字型大小、調整列寬、行距等常規手段將檔案縮小到A4的紙面上,實在有些麻煩。於是,小賈選擇了一個笨辦法,將表格列印到B4紙上,再使用複印機縮小到A4紙上。

其實,當遇到這樣的問題時,大家不必如此興師動眾,因為我們有以下簡單的處理方法。

讓Excel按照紙張的寬度和高度列印

1.啟動Excel,開啟需要的活頁簿檔案,單擊相應的工作表。

2.在“檔案”菜單上,單擊“版面設定”,再單擊“頁面”選項卡。

3.在“紙張大小”框中,將原來的B4設定為A4,然後在“縮放”欄下,選中“調整為”,將“頁寬”和“頁高”兩個輸入框中的數字都設為“1”(圖1)。

圖1

4.單擊“確定”按鈕。現在,再列印這張Excel表格,一張A4紙即可容納下整個表格內容了。實際上,在進行上述設定後,Excel會按照需要縮小列印映像和文本。具體的縮小百分比,可以通過開啟“版面設定”對話方塊,在“頁面”選項卡上的“縮放比例”框中查看。如果檔案中有手動分頁設定,那麼在使用“調整為”選項後,它們將被忽略。

讓Word按紙張大小“縮放”列印

小賈遇到的問題是Excel表格的“縮放”列印,如果你編輯的Word表格遇到了同樣的問題,解決的辦法與Excel有所不同。具體方法如下:

1.啟動Word,開啟需要的文檔。

2.在“檔案”菜單中,單擊“列印”命令。

3.在“縮放”欄的“按紙張大小縮放”框中,選擇“A4”紙型(圖2)。

圖2

4.單擊“確定”按鈕。

當為了列印而“縮放”文檔時,改動只發生在列印時,Word並未更改文檔本身的設定,這一點與Excel不同,因為Excel同時改變了對工作表的設定。對Word而言,上述過程僅調整本次列印的文檔比例。若要以這種方式調整所有列印時段的文檔比例,可在“工具”菜單上單擊“選項”,然後單擊“列印”選項卡,選中“允許重調A4/Letter紙型”項。

讓印表機自動按紙張大小列印

或許,你編輯表格所用的軟體沒有提供“縮放”列印的功能,比如有的財務軟體產生的B4紙型的會計報表怎樣列印到A4紙上呢?此時,我們可以直接求助所用的印表機,將印表機設定為縮小列印。現在,我們以EPSON Stylus Photo 1290印表機(作業系統為Windows XP SP2)為例進行說明。

1.單擊“開始”,選擇“設定”,單擊“印表機和傳真”。

2.按右鍵EPSON Stylus Photo 1290印表機,然後選擇捷徑功能表中的“屬性”。

3.在“常規”選項卡中單擊“列印喜好設定”按鈕。

4.進入“版面”選項卡,勾選“縮放”項,同時選中“充滿”,然後在“輸出紙張尺寸”框中選擇A4紙型。

5.依次單擊“確定”按鈕,關閉各個對話方塊。

經過上述設定之後,當進行列印時,系統將自動對列印的內容進行“縮放”以便將它列印在A4紙上。特別要提醒大家的是,如果以後不需要將列印內容“縮放”到A4紙上,需要按上述操作取消對“縮放”項的選擇,否則印表機將一直進行“縮放”列印。

將文檔進行“縮放”列印既省去了調整的麻煩,又能夠減少紙張的浪費,何樂而不為呢?

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