節約紙張：Office文檔縮放列印三招

最近，小賈碰到了一個難題，事先編輯好的一張Excel表格，恰好容納在一張B4紙上，現在需要將紙型改為A4，但仍要列印在一張紙上，這可讓小賈犯難了。因為通過縮小字型大小、調整列寬、行距等常規手段將檔案縮小到A4的紙面上，實在有些麻煩。於是，小賈選擇了一個笨辦法，將表格列印到B4紙上，再使用複印機縮小到A4紙上。

其實，當遇到這樣的問題時，大家不必如此興師動眾，因為我們有以下簡單的處理方法。

讓Excel按照紙張的寬度和高度列印

1.啟動Excel，開啟需要的活頁簿檔案，單擊相應的工作表。

2.在“檔案”菜單上，單擊“版面設定”，再單擊“頁面”選項卡。

3.在“紙張大小”框中，將原來的B4設定為A4，然後在“縮放”欄下，選中“調整為”，將“頁寬”和“頁高”兩個輸入框中的數字都設為“1”（圖1）。

圖1

4.單擊“確定”按鈕。現在，再列印這張Excel表格，一張A4紙即可容納下整個表格內容了。實際上，在進行上述設定後，Excel會按照需要縮小列印映像和文本。具體的縮小百分比，可以通過開啟“版面設定”對話方塊，在“頁面”選項卡上的“縮放比例”框中查看。如果檔案中有手動分頁設定，那麼在使用“調整為”選項後，它們將被忽略。

讓Word按紙張大小“縮放”列印

小賈遇到的問題是Excel表格的“縮放”列印，如果你編輯的Word表格遇到了同樣的問題，解決的辦法與Excel有所不同。具體方法如下：

1.啟動Word，開啟需要的文檔。

2.在“檔案”菜單中，單擊“列印”命令。

3.在“縮放”欄的“按紙張大小縮放”框中，選擇“A4”紙型（圖2）。

圖2

4.單擊“確定”按鈕。

當為了列印而“縮放”文檔時，改動只發生在列印時，Word並未更改文檔本身的設定，這一點與Excel不同，因為Excel同時改變了對工作表的設定。對Word而言，上述過程僅調整本次列印的文檔比例。若要以這種方式調整所有列印時段的文檔比例，可在“工具”菜單上單擊“選項”，然後單擊“列印”選項卡，選中“允許重調A4/Letter紙型”項。

讓印表機自動按紙張大小列印

或許，你編輯表格所用的軟體沒有提供“縮放”列印的功能，比如有的財務軟體產生的B4紙型的會計報表怎樣列印到A4紙上呢？此時，我們可以直接求助所用的印表機，將印表機設定為縮小列印。現在，我們以EPSON Stylus Photo 1290印表機（作業系統為Windows XP SP2）為例進行說明。

1.單擊“開始”，選擇“設定”，單擊“印表機和傳真”。

2.按右鍵EPSON Stylus Photo 1290印表機，然後選擇捷徑功能表中的“屬性”。

3.在“常規”選項卡中單擊“列印喜好設定”按鈕。

4.進入“版面”選項卡，勾選“縮放”項，同時選中“充滿”，然後在“輸出紙張尺寸”框中選擇A4紙型。

5.依次單擊“確定”按鈕，關閉各個對話方塊。

經過上述設定之後，當進行列印時，系統將自動對列印的內容進行“縮放”以便將它列印在A4紙上。特別要提醒大家的是，如果以後不需要將列印內容“縮放”到A4紙上，需要按上述操作取消對“縮放”項的選擇，否則印表機將一直進行“縮放”列印。

將文檔進行“縮放”列印既省去了調整的麻煩，又能夠減少紙張的浪費，何樂而不為呢？