PowerPoint的一些麻煩

如果你在過去25年內在一個西方世界的辦公室裡工作過，你可能就坐在一個PowerPoint的幻燈示範面前。但是這裡就有一個問題。用投影片磚家(- -|||)Max Atkinson的話來說就是那些投影片都巨無聊。

在過去25年裡，我問過數百人，他們看過多少真正有鼓舞性而又熱情的投影片示範。絕大多數人很艱難地想起一個例子，我聽過的最樂觀的回答是“兩個”。

所以最主要的問題是什麼呢？

螢幕吸引著所有人的眼球

請留意任何一個說他“僅僅想要和一些幻燈頁說話”的人——因為那很準確就是他將要做的事——絕不會意識到他們花了大多數時間來用他的背對著觀眾。

然而眼神交流仍然是抓住觀眾注意力的基礎，即使是像Barack Obama這樣有才氣的演講者也需要一個自動提示機來類比這種交流。

某些場合即使是奧巴馬也需要一個自動提示機

所以記住你有越多的幻燈頁、每一頁上東西越多，那觀眾就分神越多——但是更少、更簡單的幻燈頁卻能很容易讓觀眾一直聽你說話。

讀聽並行容易讓觀眾分心

如果螢幕上除了字以外就沒東西了，人們將會試圖在同一時間去閱讀文字、聽演講者解說——往往這麼做只會導致兩件事都做不好。

如果字型小得沒法閱讀，他們就會因為被你期望做不可能的事而惱火。並且演講者說“就像你們看到的”，或者同等討厭的“你們可能看不清這個”，也是毫無用處。

幻燈頁不能僅僅是筆記

剛開始很少有演講者願意張開他們的嘴說點什麼，除非他們看見了他們的第一頁投影片已經成功打到了螢幕上。但是幻燈往往總是演講者的口頭拐杖，而不是觀眾的可視化協助。

一些投影片沒能引起注意

一個接一個幻燈頁的投影看起來好像是你為了這示範做過了準備。但是如果你並沒有準確地計划出你將要說什麼，你將開始隨便說話，並且，如果你說的雜亂無章，觀眾將會只想著關掉這個喇叭。

為了避免這樣的事情的發生你需要認真仔細地準備。在想各個幻燈頁之前做這件事，並且你將不會需要那麼多幻燈——那些你確實決定想要使用的幻燈頁就更可能協助你為觀眾闡明中心，而不是僅僅提醒你自己下面將要說什麼。

資訊超載

你認為羅列要點能讓資訊更容易消化嗎？再考慮考慮。有12張幻燈頁，每張上有5個要點，那就假設了人們思維上能夠接受一個60個要點的列表。如果這是一個30分鐘的示範，那就是每分鐘2個要點的速率。

這個看起來是一個相當有趣的視覺提示

 

這標明了基於幻燈頁的示範有一個最大的問題：演講者錯誤地認為人們可以得到比實際上可能幻燈示範更多的資訊。這個問題的核心就是人們錯誤地想把說和聽、跟讀與寫區分開來。實際上，可以證明寫的發明是IT曆史上的最重要的路標。在寫之前，能被傳遞給他人的資訊量被只能純用口頭形式交流的東西所限制。但是寫的能力意味著大量的知識可以以從前所不能想象的程度細緻地交流。問題是PowerPoint讓人們如此容易地在幻燈頁上放上細緻書寫的或者數位資訊，這就使得展示者錯誤地認為所有的細節都能順利地通過空氣傳入觀眾的腦子裡。

羅列要點的困惑

Microsoft一個執行官最近說道，他看過的最好的PowerPoint示範裡沒有任何一頁羅列出很多要點。這沒有讓我吃驚，因為我們這麼多年已經知道觀眾不喜歡很多文字的頁面，並且也不把這些頁面當作是圖形化的協助。讓我感到吃驚的是依然有那麼多的標準模板邀請使用者來羅列出要點，雖然程式的主要好處是在映像的建立上。如果更多的示範者使用了這種程式的好處，那麼令人激動的PowerPoint示範可能就會成為規範，而不僅僅是幾個例外。