關於鋼材流通行業資訊化的建議

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從事鋼鐵行業的資訊化已有不少時間，接觸了各種各樣的客戶，也接觸了各種各樣的軟體。覺得有很多共性的東西可以總結出來，避免後來者犯同樣的錯誤。

資訊化的階段

我想首先鋼材流通行業資訊化需求的幾個階段。公司資訊化和其它事物一樣，都是按一定過程，逐步演化，逐步提高的。我大概將鋼材流通行業的資訊化過程分為這麼幾個階段：

一、 電腦列印提貨單。這是最初級的階段，對資訊化的認識還停留在最基本的認識上，因為覺得電腦打出提單比較現代，有助於提升公司形象，於是也想摩登一把，買軟體，上系統。

二、 進銷存階段。這個階段往往是因為物資庫存實物帳不能及時反映（如A業務員開了，B業務員不知道，造成開空單等）。另外手工操作時日常統計工作量太大，效率太低。想利用軟體管管進銷存，提升工作效率。

三、 管資金帳。此時庫存准了，但資金帳仍然不準。業務財務銜接不上。這時就想物流和資金流同步，業務和財務同步管理，也就是財務業務一體化。

四、 利用電腦貫徹管理制度。通過前3階段，庫存准了，帳也准了，但仍然僅僅是事後的一個管理，事後的一個資料統計，不能實現事中管理。於是不可避免的需要利用軟體貫徹管理制度，從制度上就能防範各種風險，使整個業務環節按照一定流程有序高效地進行。

五、 綜合性的管理。此時公司已經對利用軟體管理已經有了經驗，而且圍繞軟體也制定了一系列新的工作流程和制度。但仍然有一些環節游離於軟體之外。此時就需要將所有這些環節統統納入軟體系統，創造一個整個公司整合的軟體系統，如人力資源的管理，客戶關係的深入管理，業務財務一體化，公文審批等。

六、 決策支援。此時系統中往往已經有了半年以上的資料，都是準確可信的。雖然已經有了不少報表，但卻不能使這些資料產生影響，產生決策。此時公司會希望成立專門的資訊部門對各種資訊進行歸納總結，提煉出有用的資料，來指導自己的決策過程，讓資料說話，以資料為基礎進行各種決策分析。變“拍腦門”決策為基於事實與數位理性決策。

七、 數字神經系統。這是最高境界了，數字化已經融入公司的每一根神經，公司就是一個基於數位神經系統。反應靈敏，決策正確，利用資訊化技術不斷改善自己的各種流程，創造各種業務機會，資訊化不僅體現在內部流程上，更體現在整個產銷鏈上，將客戶與供應商也整合在一個統一的資訊平台上。相對其它公司有不可比擬的競爭優勢。和其它公司競爭就好像獵豹與烏龜賽跑一樣輕鬆自如。

各個階段之間並不能嚴格區分，因為這是一個連續的過程，第五階段和第六階段就可能同時進行。而且往往有很多客戶由於選了很好的夥伴，一開始就有一個高的起點。但我想在這裡強調的是，雖然軟體可以一步到位，但員工的思想和企業的流程卻不能一蹴而就，這往往是一個長期的過程，需要努力才能使軟體真正發揮作用。甚至開始時還會覺得這裡那裡不舒服。就象一個長期不鍛煉的人，剛開始鍛煉時總會腰酸腿酸一樣。但只要有決心，在一個好的夥伴的帶領下也能很快達到一個比較高的階段。

選用軟體的誤區

前面談了流通公司資訊化的七個階段。此時也許您已經打定主意，下定決心要上軟體系統了。那怎麼選軟體呢？什麼樣的軟體才是最適合我的？基本上各家有各家的方法，有以業務為主的，有以財務為主的，有以老總為主的。有招標的，也有聽朋友介紹的。我覺得要解決這個問題首先需要考慮為什麼需要軟體？為什麼需要資訊化管理？（關於這一點，我想沒必要在這裡再重複了）我們希望資訊化管理最佳化公司的管理流程、提高公司的工作效率、降低企業的經營風險、建立公司同客戶的橋樑、最終實現成倍提升企業效益。基於此，我們應該意識到好的、符合行業需要的優秀軟體加上成功的實施可以實現這些目標，而低成本的、粗糙的、不成熟的軟體不光不能實現這些目標，反而弱化公司管理、降低工作效率、增加經營風險、會給企業造成各種損失，因此類原因而失敗的例子數不勝數。這裡我列舉一些選用軟體過程中的常見誤區。

1. 這個軟體便宜，功能看看好像也都能實現，就買它了。

有不少使用者在選軟體時，往往抱著先買便宜的，不行到時再換的態度。這麼算好像是挺精明。但仔細算一筆帳，那可是很不划算。買軟體不象買手機，更換的成本不外乎再買一部手機的錢，說不定老的手機還能折舊賣掉。而軟體要更換的話，算算員工培訓的時間，系統初始化的時間，系統試用的時間。而且系統試用時往往都是電腦賬和手工帳並行1-2個月，平白增加員工一倍工作量。如果最後系統上線後，還覺得的就象穿了一雙不合腳的鞋一樣不順，此時對員工造成的心理壓力和挫折感。這個成本可不得了，比軟體可貴多了。

所以說選擇軟體需要謹慎從事，一分價錢一份貨，就算外表看起來差不多的軟體，好的軟體穩定性比差的也要好很多。系統穩定不是市場人員口頭講講就能穩定的，需要軟體人員和測試人員花費大量時間和精力才能使其穩定的。有些軟體雖然談談挺便宜，但軟體可不比其它，實施和服務才是大頭，軟體廠商有可能軟體是降價了，但服務也同樣掉價了，這你可得不償失了。

2. 讓財務人員或綜合人員來決定買什麼軟體。

這方面不少使用者也有教訓。因為財務的資訊化往往比較早，比如說較早用了一些財務軟體，在公司中大家往往也覺得財務懂軟體，所以也有使用者直接讓財務來定買什麼軟體。

我在這裡並不說財務不能參與這個選型的過程，而是希望大家明白兩點：1、公司賺的錢最終是業務產生的，如果不能協助公司賺錢，買的軟體再漂亮，也是擺設，而對業務過程最熟悉的肯定是做過業務的。2、每個人的看法都會帶有利己主義傾向，可想而知，財務選軟體時當然首先側重能不能滿足我財務的需求。而且做財務和綜合的很少有對業務很熟的。而業務環節多種多樣，業務軟體也需要處理多種多樣的情況，而不是像財務軟體那樣標準和有規範，而一旦買的軟體不能處理某種業務情況，就嗚呼了。買的軟體是不是順手，當然只有實際在每天的日常工作中用的人才最有發言權。而且財務是在業務後面的，如果業務的資料都不能進系統，財務的資料也是空中樓閣。具體可參考我上面資訊化階段的說明。

所以說買軟體一定要以業務為主，或者說業務為先。同時企業老總最好要最後把關。因為老總才能對整個企業的全貌有最全面的瞭解，企業到底怎麼搞，到底怎麼管，老總心裡也最有數。而管理軟體顧名思義，如果不能協助企業進行管理，還能叫管理軟體嗎？

至於擔心自己對軟體不懂所以不想參加的思想，則完全可以拋棄。你只要根據你的各種業務情況，看軟體能否很順暢的處理，能否實現你的管理思想就可以了，又不是讓你自己親自上去操作。不要被軟體廠商的各種概念給迷惑住，而是實實在在地操作操作，這就叫做是騾子是馬，拉出來遛遛。

3. 買通用軟體

也有些企業會選擇買用友，金蝶等通用軟體。覺得一是名氣大，二是功能也都有，某些通用功能還做得比較強。這一點，其實只要真正按我第二點來操作了，基本上也就不存在了。因為通用軟體不適用嘛。不過在這篇文章裡我還是覺得有必要將一些問題闡述清楚為什麼這些通用軟體不適用於鋼材流通企業。

這有兩方面原因：一方面這些通用軟體往往都是從財務軟體發展起來的，所以整體思想就是以財務為架構。你會讓一個幹財務的去領導業務工作嗎？業務要靈活，財務要嚴格。這本身就是衝突的。二是因為鋼鐵流通企業的個性太強，沒法用通用的軟體的，就算勉強用了，最後往往也都幫財務省工作量了。我隨便舉幾個地方：

◆ 鋼材貨物的性質格外多，如品名、規格、材質、顏色、產地。而且往往要按厚度查詢歸類。通用軟體往往只有名稱、規格型號。

◆ 鋼材作為大宗物資，其實際實發量與訂貨量往往有差異，需二次結算。

◆ 而鋼廠訂貨的各種政策和其它類型的生產廠家也大多不一樣。

◆ 各種銷售模式並存如直銷，期貨，搬磚頭，代銷。

◆ 價格波動快。而且有時甚至會針對具體貨物定價。

◆ 重量的理算，多種計量方式（重量和件數）

◆ 存在對捆包的管理，捆包的拆包。

◆ 一般沒有自己的倉庫。

◆ 存在各種加工的管理和換算。

◆ 往往有很多市場點和分公司，對遠端管理，集團化管理要求高。集團化管理員模式多樣。

◆ 各個品種的管理員模式也都不一樣，型材、板材、管材、線材的操作都有差異。

等等這些，其實只要通用軟體與專業軟體兩邊都看過，基本也就清楚了。而通用軟體通用的部分是解決了，但卻沒解決專用部分，看看好像不錯，真正用了，就會苦不堪言。

4. 我們企業有些需要定製的功能，你們先實現了我們再買

這種使用者往往是還沒有搞清楚自己的關鍵需求。沒有軟體是十全十美的，對於專業性軟體來說，你的關鍵需求肯定已經滿足了，否則也不會在這麼多家類似公司專屬應用程式成功了。同時在一個成熟的專業軟體中，本來就已經整合了很多優秀流通企業的最佳管理實踐，在其中結合了所有大家最好的管理思想，而且軟體業本身就是國際接軌最緊的行業，這其中還融合了國外各種先進管理軟體的管理思想。這時不是軟體再來適應你落後的管理方式，相反，應該是你適應並學習軟體中優秀的管理思想了。

但還有沒有沒滿足的特殊性呢？有可能存在。但這些已經不影響大局了。此時你一拖，就拖去了耐心，拖去了決心。而且根據我的經驗，有很多需求，在實際使用時都會發生變化，因為你提需求時，對軟體本身還不瞭解，也不太可能和軟體廠商的具體開發人員進行深入交流，所以提的需求往往是片面的。而且經過軟體廠商市場人員這麼一轉，可能就變味了，結果做出來的往往會和你實際想的不一樣。甚至還發生過不少次這種情況，實施前覺得是問題的，實施後已經不是問題了，因為用軟體來管理與用手工來管理流程本來就不一樣。

所以筆者建議要善於抓住主要矛盾，對於不影響大局的一些需求，應該在實際實施的時候再深入交流，那時更切合你的實際需要。而對於真正的專業廠商，真正想在這個行業中打出天地來的廠商，是不可能漠視一些合理建議的。

5. 我們要一步到位

就象我在前面指出的，雖然軟體可以一步到位，但員工的思想和企業的流程卻不能一蹴而就，這往往是一個長期的過程，需要努力才能使軟體真正發揮作用。而也有使用者喜歡一步到位，不上則已，一上驚人。員工以前甚至都沒接觸過電腦，此時卻想一下子吃成個胖子。這往往是欲速則不達。曠日持久，大家都沒信心了，結果往往一些基本的功能沒上好，就草草收場。

所以建議資訊化時要根據自己的情況，首先選擇適合自己的一些模組先行用起來，按階段按步驟地上，使軟體真正發揮作用。

如果不適合用，一塊錢買的也是廢品，只要能幫您幾千上萬也是值的的。

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