WPS文字中表格轉換工具技巧二則

在WPS文字的新版本中為使用者提供了“表格轉換工具”，允許使用者在表格與文本之間進行相互轉換，本文將對常用的轉換技巧進行簡單介紹：

1、網頁資料的儲存；　2、使用者資料的補充或追加。

網頁資料儲存

很多時候，使用者希望儲存互連網上的資料，以便於日後查閱。但由於網頁通常按架構結構進行設計或排版，導致拷貝粘貼的內容經常包含許多嵌套的表格，如從網頁上拷貝內容到WPS文字的結果如圖 1所示：

圖1 WPS文字中拷貝網頁內容

此時，使用者可以利用“表格轉換文本”工具對其進行轉換。

具體操作步驟如下：

步驟1　按下按鍵組合全選文檔；

步驟2　選擇“表格｜轉換｜表格轉換成文本”功能表項目，在彈出的對話方塊中設定分隔字元為“段落標記”，勾選“轉換巢狀表格格”複選框，如圖 2所示。

注意：勾選“轉換巢狀表格格”複選框，該選項非常關鍵，它表明系統將表格內的所有巢狀表格格全部進行轉換。

圖2 表格轉換文本對話方塊

步驟3　點擊“確定”按鈕進行轉換。由於轉換過程中只會清除表格，而不會對資料格式進行處理，因此在圖 1中有很多空行或段首空格，使用者利用WPS的“文字工具”進行後續處理後，結果如圖 3所示。

圖3 表格轉換後經“智能格式整理”的結果

資料補充或追加

在有些特殊情況下，使用者需要對WPS文字中的表格式資料再補充或追加一些資訊，在之前的版本中，即使使用者使用WPS表格添加後再複製到WPS文字中，操作也比較麻煩。

但在新版本中，使用者使用WPS文字中“文本轉換表格”工具就可以比較輕鬆地實現。如使用者希望在圖 4中追加兩名員工資訊。

圖4 員工通訊錄

由於目前的WPS文字轉換工具允許使用者使用任意（包括全形或半形）字元對資料進行分隔，當使用者進行具體設定以後，即可實現資料轉換。具體操作步驟如下：

步驟1　準備補錄的資料，WPS文字對資料格式要求並不高，只要是固定分隔字元間隔即可，資料如圖 5所示：

圖5 使用文字文件提供資料來源

注意：由於序號使用自動編號，因此在匯入資料時，行首使用“逗號”進行佔位。

步驟2　使用WPS文字開啟“通訊錄”文檔，將上圖中的兩行資料粘貼到表格下一行。

步驟3　選定兩行文字後，選擇“表格｜轉換｜文本轉換成表格”功能表項目，在彈出的對話方塊中設定分隔字元 “其他字元(O)”為“全形逗號”（，），系統會自動識別並　　指定轉換列數5列，由於新增資料需要與原表匹配，因此使用者需要調整列數為：6列，調整結果如圖 6所示。

圖6 “文字轉換表格”對話方塊設定

步驟4　點擊“確定”按鈕進行資料轉換，最後將格式稍加調整後，結果如圖 7所示。

圖7 員工通訊錄補充資料結果

小結

1、使用者可以使用“表格轉換工具”進行表格和文本的相互轉換。

2、在使用“表格轉換”工具時，使用者可以自訂單個分隔字元（包括半形或全形字元）。

3、當使用者使用“表格轉換成文本”工具時，勾選“轉換巢狀表格格”複選框，可以允許使用者將表格內巢狀表格格一次性轉換為文本。

適用範圍:

適用於WPS Office 2005（751）以上版本。

（WPS官網著作權，如需轉載，請註明出處）